Выписка из табеля учета рабочего времени — образец и нюансы оформления

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости.

Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы Т-13 .xlsСкачать образец заполнения формы Т-13 .xlsСкачать пустой бланк по форме Т-12 .docСкачать образец заполнения формы Т-12 .doc

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком.

На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов.

И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

2000 — обычный рабочий день,
2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

Я — рабочий день,
Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку.

Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу.

В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени.

Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок).

В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой.

Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Табель учёта рабочего времени, скачать бланки Т-12 и Т-13 в excel и образцы заполнения

Для правильного расчёта заработной платы необходимо учитывать фактически отработанные сотрудниками часы. Для этого работодатель должен вести табель учёта рабочего времени. Он представляет собой список членов коллектива с пометками о явках и неявках каждого из них, количестве отработанных часов, а также с итоговыми данными за 2 недели и месяц.

Предлагаем разобраться, в соответствии с какими правилами и в какой форме следует вести этот документ. В конце статьи для ознакомления можно скачать заполненный табель учёта рабочего времени 2022 года.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера.

Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2.

Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Кто заполняет табель учёта рабочего времени

Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.

Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.

Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.

Образец приказа о назначении ответственного

Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.

В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.

Унифицированные формы табеля

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.

Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты.

В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко.

Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.

Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.

В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.

Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.

Кроме того, следует выбрать способ отражения информации в табеле. Есть два варианта:

Сплошная регистрация. В процессе заполнения табеля ежедневно вносится код и количество часов, то есть заполняется каждая его клетка.
Регистрация отклонений. Работодатель устанавливает нормальное значение рабочего времени – обычно это явка с продолжительностью 8 часов. Такое значение будет соответствовать пустой клетке. В табеле же будет фиксироваться только отличие от этого значения. Если клетка пустая, значит, сотрудник отработал в этот день свои стандартные 8 часов. Если в клетке стоит, например, код «Б» – в этот день он был на больничном.

Документ можно заполнять на бумаге или на компьютере (в excel, word или бухгалтерских программах). Если записи о времени работы вносятся в табель вручную, то удобнее применять метод регистрации отклонений – он менее трудоёмкий.

Электронный формат предполагает распечатку. Но документ можно и не распечатывать, если все подписанты применяют квалифицированную электронную подпись. Если после подписания необходимо корректировать данные о времени работы, составляется корректирующий документ.

А теперь о том, как заполнять табель на практике.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления.

В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.

09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Если документ заполняется по подразделению с небольшим числом сотрудников, весьма вероятно, что код вида оплаты и счёт могут быть для всех одинаковыми. В таком случае их можно указать один раз – для этого оставлены строки в шапке таблицы, над графами 7-9.

В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.

На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.

Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.

Форма Т-12: отличие и правила заполнения

Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.

Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.

В графах 8-13 отражаются данные за месяц:

8 – количество отработанных дней;
9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).

В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.

Срок хранения табеля учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени хранится в бухгалтерии в течение 5 лет (Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236). При особых условиях труда (тяжёлых, вредных, опасных) хранить табель следует:

50 лет за периоды до 2003 года;
75 лет – за более поздние периоды.

Скачать образец и бланк формы Т-12, Т-13

Скачать бесплатно чистый бланк и заполненную форму рассмотренных в этой статье документов, можно по ссылкам ниже:

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Табель учета рабочего времени — форма Т-13 (бланк)

Форма Т-13 — табель учета рабочего времени — документ кадрового учета, незаменимый для любого российского предприятия. В чем специфика заполнения бланка и где можно его скачать – узнаете из нашей статьи.

Форма Т-13, введенная в деловой оборот постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, необходима кадровой службе организации для составления табеля, который используется:

для учета времени, отработанного (или же, наоборот, неотработанного) наемным сотрудником;
в целях контроля соблюдения наемными работниками утвержденного графика явки на работу;
для получения сведений об отработанном времени сотрудников, что необходимо для расчета зарплаты или, например, формирования статистических сводов.

Табель является оправдательным бухгалтерским документом — он подтверждает правомерность начисления работнику тех или иных сумм компенсаций (подобные расчеты являются разновидностью хозяйственных операций) в соответствии с условиями трудового контракта.

Кроме того, копию табеля, составленного по форме Т-13, вправе затребовать у бухгалтерии или кадрового отдела увольняемый сотрудник. Дело в том, что она будет соответствовать определению связанных с работой документов, которые должны отдаваться увольняемому сотруднику вместе с трудовой книжкой (ст. 84.1 НК РФ).

Отметим, что при желании фирма может задействовать любую альтернативную форму мониторинга времени нахождения сотрудников на работе, поскольку с 01.01.

2013 частным компаниям, если иное прямо не предписано законом, необязательно задействовать формы бланков от Госкомстата.

Но на практике необходимость использования иных бланков редко возникает — настолько удобен соответствующий форме Т-13 табель учета рабочего времени.

Какова специфика заполнения документа?

Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» подлежит заполнению в автоматическом режиме с помощью компьютерных программ, входящих в инфраструктуру систем контроля доступа сотрудников на предприятие. В свою очередь, вручную (с помощью Word или иной аналогичной программы на ПК либо шариковой ручкой) табель заполняется при задействовании другой утвержденной законодательно формы — Т-12.

Отметим, что одним из принципиальных отличий документов Т-13 и Т-12 является то, что в первом не фиксируются цифры, отражающие расчеты по оплате труда — только рабочее время. Подсчет зарплаты ведется посредством иных инструментов, но на основании статистики явок работников по графику, которая собирается, в свою очередь, автоматической системой и отражается в рассматриваемом документе.

Форма Т-13 должна заверяться руководителем HR-службы (или иного компетентного подразделения фирмы), после чего передаваться в бухгалтерию.

Сведения о рабочем времени наемных работников могут фиксироваться в табеле 2 способами:

посредством идущих подряд записей о посещениях (или неявках);
посредством регистрации событий вне типичного графика (например, неявок, прогулов, опозданий, переработок сверхурочно).

Сведения о причинах тех или иных неявок, о переработках или, наоборот, неполных отработках смены, могут также быть вписаны в форму Т-13 на основании сторонних источников, составленных в надлежащем порядке. Это могут быть больничный лист, письменное согласие на переработку, справка о необходимости выполнения тех или иных общественных работ и т. д.

Правильно заполнить табель вам поможет материал «Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения».

Где бланк табеля учета рабочего времени Т-13 доступен для скачивания?

Эксперты нашего портала предлагают вам скачать соответствующий форме Т-13 бланк табеля учета рабочего времени.
Скачать форму Т-13

Итоги

В соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ, каждая компания-работодатель должна осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников. Кроме того, выписку из базы данных, в которой содержатся сведения о явках на работу, вправе затребовать сотрудник при увольнении.

Несмотря на то, что закон разрешает задействовать произвольный бланк соответствующего табеля, форма Т-13 для решения указанных задач — один из оптимальных инструментов. Разумеется, при условии инсталляции в производственной инфраструктуре систем контроля доступа работников на территорию фирмы. Если таковой системы нет, то можно задействовать другую форму Госкомстата — Т-12.

Ознакомиться с иными полезными фактами о форме Т-13, а также аналогичной по назначению форме Т-12 вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Выписка из табеля учета рабочего времени: образец заполнения

В любой организации должен вестись строгий учет часов и дней, фактически отработанных сотрудниками, поскольку эта информация является первичной для расчета заработной платы, премий, стимулирующих выплат, распределения нагрузки между подчиненными и подсчетом страхового стажа.

Для учета рабочего времени ведется специальной документ – табель по форме Т-12, из которого при необходимости можно делать разнообразные выписки и ссылки. Заниматься этими процедурами обязаны специалисты отдела кадров.

Для чего нужна выписка из табеля учета рабочего времени?

Трудовой кодекс РФ регламентирует ряд случаев, когда получение выписки из табеля необходимо. Она является официальным документом, поэтому может предоставляться в любые организации.

Наиболее часто встречающиеся на практике случаи, когда предъявление частичной информации из табеля учета рабочего времени необходимо:

Для подтверждения места трудоустройства – может потребоваться для банков или иных кредитных организаций, когда при гибком или вахтовом графике работника трудовой договор не является гарантом стабильных денежных начислений.
Для сбора пакета документов для налоговых служб, прокуратуру, ФНС и иные государственные организации.
При получении ряда социальных выплат, например, при выходе в декрет.
При смете работодателя может служить доказательством, что у работника есть необходимый опыт для выполнения должностных обязанностей на новом месте работы.
В исключительных случаях может предоставляться как «алиби».

Копию выписки из табеля могут потребовать любые организации, поскольку такая информация не относится к категории ограниченного доступа и предоставляется по желанию работника после согласования с работодателем.

Как оформляется?

Сделать выписку для работника может только организация-работодатель, потому что оформления документации подтверждается печатью и другими атрибутами компании.

Для получения справки сотрудник должен направиться в отдел кадров или в бухгалтерию. В идеале лучше это делать после согласования с непосредственным начальником (например, руководителем подразделения).

Форма обращения в отдел кадров быть устной или письменной. Специфику нужно учитывать после анализа особенностей каждой организации.

Устное обращение носит полуформальный характер, поэтому не всегда подходит даже для небольших компаний, когда работнику выписка нужна срочно и/или к определенной дате.

Для четкого определения периода получения выписки лучше использовать письменное обращение – в нем можно четко сформулировать цель и потребовать оформление документа за определенный срок.

Заявление на получение выписки об учете рабочего времени рекомендуется подавать через непосредственного руководителя или лично, но предварительно заверив у секретаря. В этом случае повышается вероятность, что заявление будет рассмотрено в кратчайшие сроки.

Оформление выписок входит в обязанности опытных сотрудников отдела кадров, потому что сведения должны быть переданы максимально полно.

Форма соответствует структуре табеля, однако каждой отметке нужно уделять особое внимание. Любые ошибки недопустимы – их нельзя даже исправлять по правилам ГОСТ, придется переделывать заново.

Изготовлять выписку необходимо по такому плану:

В верхней части указывается наименование организации, ее юридический статус, подразделение, где трудоустроен работник, иногда требуется и адреса организации (юридический и фактический, если они не совпадают).
После идет порядковый номер. Чуть ниже выставляется дата оформления и период действия самого табеля рабочего времени формы № Т-12 или Т-13.
Ниже приводятся ФИО, должность работника, его табельный номер.
Затем следует основная часть – таблица (как в табеле), по которой указываются все часы, отработанные в норме или сверхурочно, а также пропущенные по различным причинам, в том числе опоздания. Таблица должна быть оформлена с использованием всех сокращений и условных обозначений, которые используются для составления табеля, утвержденных Поставлением Госкомстата №1 или его видоизменениями в локальных актах организации.
После производится суммарный подсчет времени, отработанного сотрудником за отчетный период (неделю, месяц, квартал).

Заверить выписку должен руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если ее использование закреплено в уставе организации.

Работник тоже должен поставить подпись, что он ознакомлен с документом и подтверждает всю информацию, в нем указанную. Только после этого выписка считается действительной.

Скачать образец

Скачать образец выписки из табеля учета рабочего времени.

Выводы

Выписки из табеля об отработанном времени могут потребоваться для различных организаций и изготавливаются по волеизъявлению работника (устному или письменному).
Бланк имеет структуру, подобную самому табелю, изготавливаемому по типовой форме № Т-12 или Т-13.
Работники отдела кадров (очень редко – бухгалтерии) подготавливают документ и передают руководителю предприятия, чтобы он поставил подпись и печать.
Работнику выдают выписку под роспись, после чего она может быть использована для различных целей.

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч.

Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля.

Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Заполнить форму П-4 по новым правилам и сдать в Росстат через интернет

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н.

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Рассчитывать «сложную» зарплату при разных системах оплаты труда

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13.

Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.).

Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени.

При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре.

Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе.

В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы.

Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Работать с электронными больничными по новым правилам

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2021 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда.

Указанные документы нужно хранить 75 лет, если они закончены делопроизводством (то есть исполнены и сняты с контроля) до 2003 года. Если это произошло в 2003 году и позднее, хранить нужно 50 лет. Такие правила установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.

19 № 236 (п. 402 перечня).

Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2021 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря).

В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов.

Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Подготовить кадровую отчетность для военкомата и других контролирующих органов Попробовать бесплатно

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Титульная страница

Данные о работе

Выписка из табеля учета рабочего времени: образец

Как известно, каждая сторона трудовых отношений преследует свои цели в рабочих отношениях. Работодатель должен знать, сколько отработал наемный сотрудник, чтобы выплатить ему справедливый заработок. А работник заинтересован в том, чтобы управленец щепетильно фиксировал его рабочие часы. Материал данной статьи расскажет о том, что собой представляет выписка из табеля учета рабочего времени, для чего она нужна администрации и члену коллектива, а также как и где её получить.

Что такое учёт рабочего времени на предприятии

Прежде чем рассматривать вопрос с выпиской из табеля учета рабочего времени, следует разобраться, что этот самый учет собой представляет и какие нормативные документы регулируют этот процесс.

Учёт рабочего времени – это организованная предприятием процедура непрерывного отслеживания часов, проведённых сотрудниками на работе. Отработанное время определяет размер выплачиваемой зарплаты и отмечается в специальном табеле.

В этом документе проставляются выходы и невыходы на работу, прогулы, дни отпуска, больничные, командировки и так далее.

Внутри предприятия учёт может происходить по-разному, что во многом зависит от специфики его функционирования. Однако, это не влияет на основную цель документа – максимально точно отразить количество отработанных часов в конкретный день или другой период времени.

Всего существует две формы ведения учёта рабочего времени – ручная и автоматизированная. Последняя применяется в случае, если вход предприятия оборудован турникетом со специальным считывателем электронного пропуска. Посещая работу, сотрудник прикладывает пропуск к считывателю, и данные о посещении работы автоматически вносятся в компьютер учётчика.

Ручной механизм учёта отработанных часов состоит из нескольких этапов:

Первичная фиксация. На каждом предприятии должен быть назначен табельщик, чьи функциональные обязанности подразумевают ведение учёта рабочего времени сотрудников отдельного подразделения. Именно он фиксирует в табеле реальную информацию о выходе на смену, отпусках, больничных и т.д. Он несёт персональную ответственность за корректность указанных сведений и передачу их учётчику рабочего времени по предприятию.
Обработка данных. Собранная информация за отчётный период передаётся в бухгалтерию, где формируется официальный табель, подписываемый руководителем предприятия. На основе этого документа, в дальнейшем, будет производиться оплата труда.

Наиболее остро вопрос о предоставлении выписки из табеля учёта рабочего времени стоит в тех компаниях, сотрудники которых работают посменно, выполняя свои функции в строго отведённое время. Типичным примером может выступать охранное предприятие, завод или фабрика.

Согласно ст. 84.1 НК РФ, выписка из табеля учёта рабочего времени относится к документам, обязательно выдаваемым увольняемому работнику по его просьбе.

Задача корректно начислить зарплату является одной из приоритетных для работодателя. Не менее важным является соответствие отработанного времени выплаченной заработной плате.

К примеру, если охраннику не заплатят деньги за отработанную смену, он имеет полное право обратиться в правозащитные инстанции.

Если по итогам проверки будет доказана вина администрации, то предприятие ожидают штрафные санкции.

Как получить выписку из табеля учёта рабочего времени

Разумеется, ответственное лицо не может выдать заявителю документ, содержащий сведения обо всех членах коллектива. Это противоречит положению о конфиденциальной информации. Персонализировать передаваемые данные помогает специальная выписка.

Не допускается предоставление информации о времени работы третьего лица. Каждый работник может узнать данные, касающиеся только себя. Такое право закреплено в ст. 62 ТК РФ.

Исключение может составить начальник структурного подразделения, поскольку в его обязанности вменен контроль учета рабочего времени своих подчинённых. В связи с этим он может запросить соответствующие данные.

Чтобы получить документ, свидетельствующий об отработанном времени, достаточно обратиться к компетентному лицу своего предприятия. Если речь идёт о крупной организации, то обычно это работник бухгалтерии, в чьи обязанности включен учёт рабочего времени сотрудников предприятия. Если же предприятие небольшое, то этим вопросом занимается, как правило, сам директор.

Согласно требованиям закона, обратиться можно как в устной, так и в письменной форме, подав заявление соответствующего содержания. Во всех случаях работодатель должен поделиться информацией о том, сколько часов отработал сотрудник. Выписку необходимо предоставить в течение трёх рабочих дней.

Письменное заявление регистрируется у секретаря или делопроизводителя, чего нельзя сказать об устном обращении. В связи с этим все же рекомендуется отражать запрос письменно.

Сотрудник предприятия, изъявивший интерес к подобной информации, вправе не аргументировать своё требование. На практике, выписка из табеля может ему понадобиться в самых разнообразных случаях, например для фонда социального страхования, правоохранительных органов и так далее.

При этом, наниматель предоставляет выписку еще действующему сотруднику. Закон не предусматривает возможность предоставления информации в отношении бывших работников.

Образец выписки из табеля учета рабочего времени

Табель учёта рабочего времени заполняется по форме Т-12 или Т-13. Однако выписка из него может быть написана в свободной форме. Каких-либо ограничений на этот счёт законодатель не устанавливает.

Важными элементами выписки являются:

Полное название организации и структурного подразделения работника.
Ф.И.О. штатной единицы, его табельный номер.
Регистрационный номер и дата выписки.
Количество отработанного времени в днях или часах за конкретный период.
Должность, подпись, фамилия и инициалы лица, которым был составлен документ.

Обычно она формируется в виде таблицы. В ней могут отражаться не только дни выхода, но и прогулы, дни отпуска, больничного и командировок.

В конкретный день учётчик проставляет литеру «Я», что будет означать явку на работу или «В» – в качестве обозначения выходного дня и так далее.

Если имеется конкретная продолжительность смены работника, то нужно указывать количество отработанных часов в конкретный день.

Формат исчисления дней может быть числовым или буквенным.
На практике примерный образец выписки из табеля учета рабочего времени будет выглядеть следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Сияние»

ВЫПИСКА №14 от 20.03.2013 г.

из табеля учёта рабочего времени