Правила заполнения трудовой книжки: оформление титульного листа, исчисление пенсии и стажа, проверка на подлинность, образцы документов

16 Ноября, 2018
Законодательство
Анастасия Клименкова

Трудовая книжка — это документ, который позволяет всем заинтересованным лицам получить информацию о сферах деятельности человека и местах его трудоустройства. Поэтому очень важно при заполнении трудовой книжки по образцу (титульный лист и другие страницы) соблюдать установленные законодательными нормами правила.

Правовые нормы

Элементы инструкции по заполнению трудовых книжек содержатся в разных нормативных правовых актах.

Трудовой российский кодекс: статья 66 – понятие книжки и содержания документа; статья 83 – расторжение трудовых договоров по обстоятельствам, не зависящим от воли субъектов; статьи 193 и 192 – применение взысканий дисциплинарного характера с занесением сведений в книжку.
Постановление № 225, изданное российским правительством, регулирующее вопросы ведения и хранения документов, касающихся рабочей деятельности (иначе — Правила).
Письмо Роструда № 656-6-0, которое раскрывает ответственность сотрудников организации за несоответствующее хранение книжек.
Постановление № 69, изданное российским трудовым Министерством, определяющее требования к внесению данных в различные документы.
Кодекс об административных правонарушениях (статья 5.27, регулирующая ответственность за нарушение трудовых законодательных норм). Здесь же зафиксированы виды наказаний за нарушение правил заполнения документов.

В каждом из указанных актов в разной степени отражаются правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу и в процессе трудовой деятельности.

Основные требования к ведению документов, касающихся работы сотрудников

Образец заполнения трудовой книжки (титульный лист и другие страницы) имеется в любой организации. Также существует ряд требований к ведению и хранению указанных документов.

Любые данные, касающиеся работника, вносятся в трудовую книжку на основе подтверждающих документов. Например, приказа руководителя, диплома об образовании, свидетельства о браке (об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества) и т. д.
Все данные, которые фиксируются в книжке, должны быть перенесены в документ в точном соответствии с текстом подтверждающей этот факт бумаги. Например, если речь идет о внесении записи в трудовую книжку о смене фамилии, старая и новая фамилии должны быть указаны без ошибок, как и реквизиты документа, на основании которого происходит внесение изменений в данные о работнике.
Даты в книжке о трудовой деятельности указываются в виде арабских цифр (двузначными числами обозначают число и месяц, а четырехзначными — год).
Записывать какие-то данные в сокращенном виде в книжке запрещено. Обратите внимание, что в образце заполнения первой страницы трудовой книжки указано не «образование высшее проф.», а «образование высшее профессиональное». Это крайне важно.
Любые сведения фиксируются в книжке о трудовой деятельности на государственном официальном языке – русском. Если человек трудоустраивается в какой-либо иностранной организации, которая ведет деятельность на территории РФ, можно заполнять на языке данной страны и дополнительно на русском. В связи с тем, что образцов заполнения титульных листов трудовых книжек на иностранном языке нет, к таким документам применяются те же правила внесения данных, что и на русском языке.
С каждой записью в документе необходимо ознакомить сотрудника под подпись.

Если в книжке о трудовой деятельности были допущены ошибки или опечатки, исправления должны вноситься в соответствии с установленными законом правилами заполнения трудовой книжки (образец титульного листа ниже).

Перечень данных, которые вносятся в книжку

Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек данные вносятся следующим образом:

в третьей графе указывается полное наименование организации и его сокращенный вариант (как в уставе);
в первой фиксируется номер вносимой записи (порядковый);
во второй графе записывается дата внесения сведений (ЧЧ.ММ.ГГГГ);
в третьей указывается содержание записи;
в четвертой графе фиксируются реквизиты документа, который является основанием для внесения данных.

Если сотрудник трудоустраивается впервые, то обязанность по обеспечению трудовой книжкой лежит на работодателе.

На титульный лист переносят сведения из документов сотрудника в строгом соответствии и без сокращений. Личные данные из паспорта, сведения об образовании из диплома (аттестата и т. д.). В графе о профессии указывается та, на которую сотрудник принят. Титульный лист заверяют подписью сотрудника, заполнившего книжку, печатью предприятия, ставят дату заполнения.

Порядок внесения сведений, заносимых в книжку о трудовой деятельности

Особенности того, как заполнять в трудовой книжке первую страницу и остальные, заключаются в правильной фиксации необходимых данных в соответствующих графах. Согласно установленным законом правилам данные в документ вносятся следующим образом:

В третью графу вписывают сведения о названии и форме предприятия организационно-правового характера. Сокращенное название (при наличии) указывается в скобках. У некоторых крупных компаний имеется штамп с указанием полного и сокращенного названия организации, поэтому в данном случае сведения вручную не вносятся, достаточно поставить штамп.
В первую графу записывает номер записи напротив незаполненных клеток строго под названием.
Во вторую графу вносится число, месяц, год в отдельные подграфы.
В третью графу записывается содержание приказа. Там же в соответствии с правилами заполнения трудовой книжки указывается тип трудовой деятельности (основная или по совместительству).
В четвертую графу вносятся реквизиты документа-основания.

Особенностью заполнения трудовой книжки (как новой, так и старой) является то, что профессии и должности фиксируются в документе в соответствии с данными из штатного расписания.

Различия в значениях понятий «должность» и «профессия»

Зачастую ошибки в документах допускаются сотрудниками отдела кадров при изменении фамилии в трудовой книжке после замужества или по иным причинам. При этом также нередки случаи, когда неверное заполнение документа связано с неквалифицированностью кадровых работников (особенно при разграничении понятий «должность» и «профессия»).

Незнание различий этих понятий может привести к дальнейшим трудностям в расчетах стажа и надбавок. Для правильной фиксации данных необходимо знать, что является профессией, а что – должностью.

Для этого необходимо ознакомиться с содержанием Единого тарифно-квалификационного справочника о профессиях и работах, утвержденного постановлением совместно Секретариата ВЦСПС и Госкомтруда 31 января 1985 года, а также Квалификационного справочника должностей, утвержденного Министерством труда в 1998 году.

Изучение данных актов нормативного характера позволит в дальнейшем избежать трудностей при фиксации данных в трудовой книжке, издании руководящих актов и заключении договоров с работниками.

Различия в значения понятий «назначен» и «принят»

При заполнении трудовой книжки и вкладыша в нее часто возникают проблемы с разграничением понятий «принят» и «назначен». Суть разграничения в том, что назначение на какую-то определенную должность имеет место в случаях необходимости или прямого указания правовых нормативных актов или локальных документов организации (положения или устава).

К примеру, назначают руководителя представительства или филиала какого-либо предприятия. В других случаях применение назначения на должность неправомерно.

Также часто кадровые работники допускают ошибки, не изменяя рассматриваемые слова в отношении сотрудников-женщин, хотя это необходимо («принята», «назначена»).

Несмотря на наличие точных указаний в инструкции, которая определяет содержание данных при внесении сведений в книжку о трудовой деятельности, многие работники отдела кадров допускают недочеты и ошибки.

Работа с документами о трудовой деятельности старого типа

У работодателей в отношении трудовых книжек чаще всего возникает два вопроса: кто заполняет первую страницу трудовой книжки у новых сотрудников и что делать, если работник трудоустраивается с книжкой старого образца.

Если на первый вопрос ответ должен быть очевиден, так как заполнением книжки о трудовой деятельности занимаются сотрудники отдела кадров, то во втором случае необходимо знать нормы законодательства.

Согласно Постановлению № 225, изданному Правительством 16 апреля 2003 года, трудовые книжки старого типа не заменяются. Если у работника кончились страницы в документе, ему оформляют вкладыш уже по новому образцу.

Перечень данных, которые вносятся в книжку при перемещении работника

Если сотрудник в пределах одной организации перемещается работодателем, эти передвижения также фиксируются в трудовой книжке. Перемещение может быть следующих типов:

присвоение более высокого класса, категории, разряда (или его понижение);
перевод работника на другую должность у того же работодателя;
изменение названия предприятия;
изменение названия должности, профессии, структурного подразделения;
период военной службы;
время повышения квалификации или переобучения.

Особенности внесения данных, которые фиксируются в книжке при перемещении работника

С того момента как сотрудника приняли на работу, производится внесение в трудовую книжку персональных данных работника и других сведений о нем и его перемещениях в рамках одной компании.

В кадровый документ вносятся следующие виды записей:

Присвоение более высокого класса, категории, разряда (или его понижение). В этом случае работодатель издает приказ либо распоряжение, на основании которого происходит внесение соответствующей записи согласно Инструкции (пункт 3.1). К примеру, Петров П. П. работает в компании ООО «Успех» юрисконсультом второй категории. Приказом от 01.08.2018 года № 344-ок ему присвоили первую категорию. Соответствующая запись вносится в книжку о трудовой деятельности Петрова П. П. Тем же способом вносятся записи о получении сотрудником второй специальности, профессии, прохождении курсов повышения квалификации. Примером может служить следующая запись: «Юрисконсультом первой категории Петровым П. П., работающим в ООО «Успех», получена дополнительная профессия – делопроизводитель с присвоением третьей категории».
Перевод работника на другую должность у того же работодателя. Если по правилам статьи 72.1 (часть первая) ТК РФ происходит какое-либо перемещение в рамках одной организации (меняется трудовая функция, структурный отдел или и то, и другое одновременно), в книжке делается соответствующая пометка. В области изменения трудовой функции перемещение также может иметь место при повышении работника в должности (к примеру, на освободившееся место руководителя юридического отдела). Или перевод осуществляется между отделами, но с теми же полномочиями и обязанностями. Например, юрисконсульта по договорной работе Петрова П. П. перевели в отдел по работе с недвижимостью на ту же должность. Если какое-то перемещение производится временно, записи в трудовую книжку не вносятся. Также документ не заполняется, если события не касаются изменения трудовой функции и не считаются переводом.
Изменение названия предприятия. Такие преобразования в организации требуют обязательной фиксации в трудовых книжках. В противном случае могут возникнуть проблемы при подсчете стажа, если в документе будет указан прием на работу в одну организацию, а увольнение будет из другой. Если соответствующая запись о переименовании компании не вносилась, необходимо будет искать документы, подтверждающие, что обе фирмы являются одной и той же организацией. Подтверждающими документами могут быть справки с места работы, бумаги из государственного архива, приказы о переименовании. Например, может иметь место следующая запись: ООО «Успех» с 01.08.2018 года переименовано в ООО «Гарант успеха». Запись с таким содержанием может быть внесена вручную или при помощи штампа с нужными данными. В последнюю графу вносятся реквизиты документа, который является основанием для переименования, а также его название. Главным правилом внесения данных является то, что запись, если она фиксируется с помощью штампа, должна полностью помещаться в пределах графы три. Если она будет выходить, хотя бы частично затрагивать графу четыре, такую запись могут признать некорректно внесенной. Если изменяется только название компании без изменения формы организационно-правового типа, в трудовую книжку необходимо записать только факт переименования. Если меняется форма, согласно требованиям законодательства необходимо расторгать договоры с сотрудниками и заключать новые. Поэтому в книжке также должно быть зафиксировано увольнение и прием на работу. Все записи в книжку о трудовой деятельности вносятся кадровыми работниками самостоятельно, без подачи соответствующего заявления. Если же работник обнаружил какую-то ошибку, он может написать бумагу с просьбой о внесении корректировок (либо попросить об этом устно, если компания небольшая).
Изменение названия должности, профессии, структурного подразделения или отдела. В данной ситуации записи будут вноситься аналогичным способом, как и примеры выше. Основанием будет являться приказ или распоряжение руководителя и другие правовые документы.
Период военной службы. В федеральном законе № 53, изданном в 1998 году, отражаются особенности, связанные с прохождением воинской службы и ее отражением в трудовых документах сотрудника. В эту же группу включаются сведения о службе в органах внутренних дел, Министерстве чрезвычайных ситуаций, учреждениях по контролю за исполнением уголовных наказаний, полиции, таможне, отделе по борьбе с наркотиками и прочее.
Время повышения квалификации или переобучения, курсы. Примером фиксации такой записи может служить следующая: юрисконсульт ООО «Гарант успеха» Петров П. П. был направлен руководителем юридического отдела на курсы повышения квалификации в Академию правосудия, осуществляющую подготовку специалистов правовой сферы и повышение их квалификационного уровня по программе «Защита интересов организации в суде». После прохождения обучения слушателю выдали Свидетельство о повышении уровня квалификации № 211 от 31.08.2018 года.

В некоторых ситуациях в книжку о трудовой деятельности могут вноситься и другие записи, если необходимость в этом зафиксирована в нормативных правовых актах.

К примеру, если работник был трудоустроен в компанию для выполнения обязательных или исправительных работ, не связанных с ограничением свободы, такая запись должна быть внесена в книжку, но с пометкой о том, что этот период не включается в стаж. Это зафиксировано в пунктах 22 и 33 Инструкции.

Внесение соответствующих записей в связи с реорганизацией

Если предприятие реорганизуется путем выделения, преобразования, присоединения, разделения, слияния, либо если в организации меняется собственник (к примеру, предприятие переводится из государственного в муниципальное ведение), или если изменяется подведомственность (подчиненность), в трудовые книжки также необходимо вносить соответствующую информацию.

В первой части статьи 75 ТК РФ указано, что если в организации сменяется собственник имущества предприятия, в трехмесячный срок необходимо расторгнуть трудовые договора с некоторыми сотрудниками.

В эту группу входит руководитель организации, его заместитель и главный бухгалтер. С остальными работниками новый собственник не вправе расторгать трудовой контракт, если сотрудник не изъявил желание уволиться по этой причине.

Если работник отказался трудиться у нового владельца, с ним можно расторгнуть договор по шестому пункту первой части статьи 75 ТК РФ, в связи со сменой собственника (как при переименовании компании). Запись о смене собственника вносится в трудовую книжку наравне с остальными, поэтому при ее пропуске необходимо будет вносить дополнительные данные в документ.

Заполнение книжки о трудовой деятельности соблюдением всех правил и требований – гарант того, что в процессе дальнейшего расчета стажа (непрерывного, общего и страхового) у специалистов организации и Пенсионного фонда не возникнет никаких проблем.

Трудовая книжка: образец заполнения 2020 года | Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка – официальный документ гражданина, подтверждающий факт трудоустройства в конкретный момент времени, отмечающий промежуток времени, проведенный в той или иной организации.

Документ требуется при трудоустройстве для заключения договора между физическим лицом и организацией о приеме на работу. Также при выходе на пенсию, актуальная информация потребуется для расчета стажа, количества отработанных лет.

Для сохранения юридической силы, должно быть проведено правильное заполнение трудовой книжки с учетом действующих норм.

Требования к заполнению документа регламентированы законодательство РФ и независимо от того, в какой компании работает гражданин, заполнение должно проходить в едином формате. Рассмотрим подробней особенностей записей вносимых в этот бланк при устройстве на работу и при уходе с должности, а также, какие изменения могут появиться в 2020 году.

Образец заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка гражданина является стандартизированным документом, бланки страниц которого имеют единый формат. Поэтому можно рассматривать один образец, как единое правило для всех прочих документов.

В первую очередь, рассмотрим, как происходит заполнение титульного листа трудовой книжки. Титульный лист является первым, содержит данные о гражданине. В частности, нужно указать следующую информацию:

Фамилия, имя, отчество получателя;
Дата рождения;
Образование (высшее, среднее, средне-специально);
Наименование профессии в соответствии с дипломом;
Дата выдачи;
Кем оформлена – бухгалтер отдела кадров на месте где официально устроен гражданин;
Подпись лица ответственного за выдачу, печать отдела кадров.

Таким образом, вноситься стандартный набор данных, как и при регистрации любого другого документа. Ответственность за выдачу и заполнение берет на себя отдел кадров компании или организации являющейся первым официальным местом работы гражданина. Приобретение бланка должно проводиться за счет организации, равно как и прочие работы по открытию документа.

Обратите внимание, книжка открывается на первом официальном месте работы и далее храниться в отделе кадров. Однако если гражданин уволен или сокращен, формуляр выдается ему на руки, для занесения дальнейших пометок при трудоустройстве в другой организации.

Пример заполнения трудовой книжки и ее титульного листа можно найти на нашем сайте.

Все данные записываются от руки, ручкой с голубыми чернилами. Необходимо использовать прописной шрифт, однако допускается написание ФИО гражданина печатными буквами, но также от руки.

Помимо вносимых от руки данных, на титульной и других страницах, имеется серийный номер необходимый для идентификации. Этот номер заноситься в реестр, в дальнейшем может быть использован для быстрого поиска данных в пенсионном и иных фондах.

Внутренние страницы

Внутренние страницы также имеют стандартное оформление и разделены на тематические графы, в которые и вписываются соответствующие данные. Всего, предусмотрено 4 информационных графы, разделяющих страницу по вертикали на отдельные столбцы разной ширины. Каждая графа имеет следующее наименование, назначение:

Указывается порядковый номер вносимой записи;
Проставляется дата зачисления сотрудника в штат организации;
Полное наименование фирмы, куда устроился гражданин, а также сокращенная аббревиатура, если она есть, указание занимаемой должности, квалификационного уровня;
Указывается номер приказа, о зачислении новой штатной единицы, а также дата его подписания.

Ведение трудовых книжек производиться сотрудником отдела кадров, имеющим полномочии для этого. Каждая запись заверяется подписью начальника отдела кадров, а также печатью фирмы.

Какие данные обязательны для занесения

Для внесения и последующего изменения обязательны следующие данные:

О зачислении в штат, открытии договора;
Об увольнении, выводе из штата, аннулировании договора;
О переводе на новое место в фирме, в связи с повышением квалификации, необходимостью замещения сотрудника и т.д.;
О выведении из штата в связи со смертью.

Обратите внимание, при переводе сотрудника, обязательно чтобы соответствующая запись сопровождалась подписью самого сотрудника, подтверждающей его согласие с данной манипуляцией.

При увольнении работника, соответствующая пометка добавляется в обязательном порядка. Каждая пометка идет отдельной записью, имеющей свой порядковый номер, подтверждается соответствующим указом руководства и заверяется печатью. При отсутствии данных в какой-либо из граф, запись может быть признана недействительной.

Восстановление на должности

Нередким случаем, является восстановление гражданина на должности. Как правило оно происходит в судебном порядке, если увольнение было принято неправомерным.

Или же увольнение было использовано в качестве штрафной санкции, но при должном разбирательстве, сотрудник оказался невиноват в инкриминируемом нарушении.

В такой ситуации, добавляется пометка о восстановлении в должности с указанием обстоятельство, из-за которых принято такое решение и также заверяется печатью и подписями сторон.

Действия при смене фамилии

Инструкция по внесению изменений, говорит о том, что при смене имени или фамилии владельца, данная информация должна быть зафиксирована.

Делается это очень просто, старая фамилия на титульном листе перечеркивается одной чертой, рядом указывается новая. На листе обложки указывается причина проведенной манипуляции. Если фамилия изменена в связи с замужеством, то указывается номер акта регистрации брака.

Порядок заполнения требует заверить данную запись печатью отдела кадров. Открытие нового документа при смене личных данных не требуется.

Если бланк восстанавливается после повреждения, то в ней также указываются старые и новые личные данные, так как указы о приеме на работу и увольнении на предыдущих местах работы, будут выписаны на старую фамилию.

Что еще может быть добавлено

В качестве необязательной, но допустимой к внесению информации, можно упомянуть данные о наградах и поощрениях сотрудника. В частности, могут быть добавлены следующие сведения:

Получение звания заслуженного работника;
Присуждение государственных наград за трудовые заслуги;
Вручение почетных грамот и прочих наград от имени компании за ответственный труд.

Данная информация, будет полезна в случае последующего трудоустройства и скажется положительным образом на репутации работника. Кроме того, некоторые награды и степени влияют на коэффициент при расчете пенсии по выслуге лет, и от них напрямую может зависеть благосостояние гражданина.

В ряде случаев, информация о подобных поощрениях может быть добавлена самим сотрудниками, если на то было отдано распоряжение руководства. Запись обязательно сопровождается порядковым номером приказа, распоряжения или другого подтверждающего документа.

Заполнение трудовых книжек в 2019 году

Правила заполнения трудовой книжки в 2019 году сохраняются прежними, несмотря на пакет изменений по ведению документации в связи с пенсионной реформой и рядом других преобразований. Единственным изменением, становится возможность заверения записей, только подписями ответственных лиц без печати организации. При этом, законность и достоверность данных не будет приниматься по сомнение.

Ответственность за ведение также ложиться на сотрудников и руководителя отделом кадров предприятия. Исключением могут стать те случаи, когда компания не имеет отдела кадров, в этом случае данные добавляет бухгалтер организации за подписью руководителя.

Обратите внимание, правильное заполнение документа, является важнейшим фактором при работе с кадрами.

В первую очередь, наличие ошибок или отсутствия соответствующих пометок при проверке со стороны регулирующих органов, может стать причиной введения ряда ограничений для деятельности компании.

Кроме того ошибки или отсутствие информации могут стать помехой для сотрудника при правильном расчете пенсий и в этом случае, придется обращаться с организацию, поднимать архивные акты о приеме и увольнении с места работы.

Таким образом руководителями и сотрудникам отделов кадров рекомендуется ознакомиться с образцами ведения документации и в дальнейшем придерживаться их, отслеживая актуальные изменения.

Калькулятор стажа

Онлайн сервис, робота которого была разработана в соответствии с требованиями законодательных нормативов Российской Федерации.

Работник готовится выйти на пенсию: проверяем записи в трудовой книжк

Работник выходит на пенсию, поэтому заблаговременно обратился с документами в Пенсионный фонд России (далее — ПФР). Однако специалист ПФР указала на ошибки в трудовой книжке, из-за которых могут отказать в назначении пенсионных выплат. Какие ошибки в трудовой книжке считаются критическими и могут повлиять на размер будущей пенсии? Кто и как может их исправить?

Кто исправляет ошибки в трудовой книжке?

Трудовая книжка — основной документ, который подтверждает стаж работника, необходимый для назначения страховой пенсии.

Действительно, перед назначением выплат специалисты Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР) сверяют данные о периодах работы с трудовой книжкой работника, несмотря на то, что ПФР с 2001 года ведет на каждого гражданина индивидуальные пенсионные счета.

В ходе таких проверок специалисты могут обнаружить существенные ошибки в трудовой книжке (вкладыше в нее), которые не должны негативно повлиять на назначение пенсии, поскольку первичными являются данные персонифицированного учета, тем не менее, на практике подобное происходит.

Такие конфликты успешно решаются в суде в пользу граждан, однако желательно, чтобы нашим работникам не приходилось обращаться в суд, чтобы получить заслуженную пенсию.

При внесении и проверке записей в трудовых книжках следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек .

Это правило распространяется и на работодателя, являющегося индивидуальным предпринимателем. В случае реорганизации прежнего работодателя исправление в трудовую книжку вносит его правопреемник, а при ликвидации — работодатель по новому месту работы (п. 28 Правил).

Ошибки при заполнении титульного листа трудовой книжки и вкладыша в нее

Перечислим ошибки, которые могут повлиять на назначение пенсии:

имеются ошибки или отсутствуют сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения;
отсутствует подпись лица, ответственного за ведение трудовой книжки;
отсутствует печать организации, которая оформила работнику трудовую книжку впервые.

Если ошибка сделана и выявлена непосредственно при оформлении новой трудовой книжки, то такой бланк трудовой книжки считается испорченным и его необходимо уничтожить (п. 42 Правил), а работнику завести новую трудовую книжку.

В случае если ошибка на титульном листе трудовой книжки допущена в фамилии, имени или отчестве работника, то необходимо зачеркнуть неправильную запись одной линией так, чтобы ее можно было прочесть, а на внутренней стороне обложки сделать соответствующую пометку об исправлении и заверить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, а также печатью организации (при ее наличии) (п. 2.3 Инструкции).

Роструд в письме от 28.08.2008 № 0807-1 определяет порядок действий при отсутствии на титульном листе трудовой книжки печати организации.

Заполнение трудовой книжки: правила и рекомендации

Трудовая книжка – наверное, самый важный документ после паспорта, содержащий сведения о трудовой деятельности человека. Она всегда оказывается в «центре внимания» при трудоустройстве или начислении пенсии. Эта статья о том, как производить заполнение трудовой книжки без ошибок.

Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:

Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.

Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».

Возможные варианты наказания:

кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.

От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.

Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:

лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.

Правила заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки в 2020 году осуществляется на работника, отработавшего на основном месте работы не менее пяти рабочих дней. К их числу причислены внештатные, временные, сезонные сотрудники, подлежащие обязательному социальному страхованию. Трудовая книжка совместителей находится на основной работе, в случаях ее утраты (по вине работодателя) выдается дубликат.

Заполнение трудовой книжки неполными или сокращенными сведениями не допускается. Каждой записи «присваивается» определенный порядковый номер в разделе. Заполнение даты производится только арабскими цифрами, при этом число и месяц пишутся двумя цифрами (например, 01, 05, 12 и т. д.), а год вписывается четырьмя цифрами (например, 2020).

При трудоустройстве трудовая книжка соискателя проверяется на подлинность и совпадение данных, указанных на первой странице с паспортными данными. Сведения на титульном листе непременно должны быть заверены гербовой печатью организации, с которой человек начал свой трудовой путь – без нее документ признается недействительным.

При выявлении нарушений или отсутствии ТК работодатель оформляет новую. Если нет записи об уходе, заполнение записи о приеме делать недопустимо, так как юридически факт увольнения не подтвержден и работник «числится» на предыдущем месте работы.

Данные о наложенных взысканиях в трудовой книжке не отражаются (исключение – увольнение по инициативе работодателя). Заполнение записи об установлении срока непрерывного трудового стажа и не входящих в него периодов работы строго обязательно.

Трудовая книжка содержит три раздела:

данные о работнике;
сведения о работе;
информация о вознаграждениях.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (то есть первого раздела) включает в себя заполнение информации о работнике (Ф. И. О., дата рождения, полученное образование и специальность). Все записи делаются без сокращений, на основании паспорта и диплома об образовании.

Работник проверяет правильность данных и расписывается. Свою подпись ставит и специалист-кадровик, ответственный за заполнение трудовой книжки. Заполнение титульного листа в обязательном порядке заверяется оттиском гербовой печати организации.

Во втором разделе производят заполнение данных о работе, с указанием организации, должности и даты приема, перевода или увольнения.

Заполнение каждой записи обязательно подтверждается приказом-распоряжением и заверяется печатью. Трудовая книжка в третьем разделе включает вознаграждения и поощрения с датами получения и реквизитами документов-оснований. Если какой-то из разделов закончился, кадровики осуществляют заполнение специального вкладыша.

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Теперь можно ознакомиться с правилами оформления и поэтапной инструкцией, регулирующей заполнение трудовой книжки, в том числе и директора.

Титульный лист.

Титульный лист заполняется сведениями о работнике. Данные вписываются на основании паспорта, диплома о полученном образовании и документов, подтверждающих изменение личных данных (например, свидетельство о браке, «повлекшее за собой» смену фамилии).

Полный «реестр» сведений, расположенных на самой первой странице:

Ф. И. О. (полностью);
дата рождения;
полученное образование (среднее, высшее и т. д.);
специальность (по диплому), например, товаровед, бухгалтер, портной и т. д.
дата заполнения трудовой книжки;
подпись работника;
подпись специалиста отдела кадров, оформившего книжку;
оттиск гербовой печати.

Записи о работе.

Заполнение трудовой книжки в разделе сведений о работе начинается с указания полного и сокращенного юридического названия организации, пишется от руки или ставится штамп.

После этого делается запись о трудоустройстве, соответствующая трудовому договору и оформленная не позднее пятого рабочего дня. Заполнение трудовой книжки при приеме на работу производится следующим образом:

1 графа – порядковый номер записи, в новенькой трудовой книжке начинается с первого номера, следующий работодатель продолжит нумерацию;
2 графа – дата приема на работу, число, месяц и год вписываются строго в отведенные для них места;
3 графа содержит «саму суть» записи о приеме на работу с указанием подразделения и должности;
4 графа – реквизиты документа-основания. Сначала пишется название (например, приказ), потом дата и номер.

Перевод работника на другую должность (отдел) оформляется аналогичным образом.

Если работник уходит с предприятия, производится заполнение трудовой книжки при увольнении. Обязательно пишутся причина и ссылка на статью ТК РФ (например, по собственному желанию). Специалист отдела кадров расписывается с указанием своей должности и расшифровкой подписи и заверяет сделанную запись гербовой печатью организации.

Раздел с поощрениями

Заполнение раздела производится данными о «заработанных» поощрениях (почетные звания, грамоты, дипломы и т. д). Трудовая книжка не содержит информацию об устных благодарностях руководства и денежных премиях, может быть, именно по этой причине большинство трудовых книжек с «чистым» разделом поощрений.

Заполнение трудовой книжки:

порядковый номер записи;
дата получения награды;
наименование поощрения (например, почетное звание, грамота, благодарность), за какие заслуги и кем выдано;
документ, подтверждающий получение награды (например, постановление, приказ).

Иногда работодатели выдают своим работникам грамоты, дипломы и благодарности, не «подкрепляя» их соответствующими приказами. Заполнение трудовой книжки подобными поощрениями не производится, и они превращаются в простые «бумажки».

Работники заинтересованы в официальной фиксации своих наград, поэтому вправе контролировать заполнение сведений о полученных вознаграждениях. Проблема решается оформлением необходимого распоряжения.

Дополнительные сведения

Заполнение трудовой книжки данными о совместительстве совсем не обязательно, но по просьбе работника могут быть внесены. Для этого представляется документ, подтверждающий совмещение работы в другой организации, и делается запись.

Заполнение трудовой книжки осуществляется по месту основной работы. Совместителю трудовая книжка никогда не выдается. Заполнение записи о совместительстве: порядковый номер, название организации, реквизиты документа о приеме на работу, подразделение, занимаемая должность. Аналогично производится заполнение данных об увольнении работника со «второй» работы.

Определенные сведения (например, о повышении квалификации и т. д.) относятся к дополнительным и записываются по общему порядку в раздел о работе.

При реорганизации предприятия работник увольняется с одновременным приемом на работу во вновь созданное предприятие. Переименование организации фиксируется в трудовой книжке новым названием предприятия со ссылкой на документ-основание. Благодаря этим записям становится понятной причина несовпадения печатей, проставленных в момент трудоустройства и при увольнении.

Так же оформляют изменения штатного расписания, связанные не с переводом на другую должность, а с переименованием должностей.

Заполнение вкладыша трудовой книжки

Если трудовая книжка заполнена «до отказа», в нее вшивается специальный вкладыш. В инструкции не указано конкретное место подшивки, но чаще всего он пришивается после последней страницы.

На титульном листе (или обложке) основной книжки в штампе «Вкладыш выдан» регистрируется его номер и серия. Зарегистрированный вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки. Нумерация записей продолжается, заполнение вкладыша, начиная с титульного листа, ведется аналогично основной книжке.

Если заполнение бланка (трудовой книжки или вкладыша) не «увенчалось успехом» и он неисправимо испорчен, то его ликвидируют по всем правилам утилизации бланков строгой отчетности (специально созданной комиссией составляется акт). Устаревшие формы бланков уничтожаются аналогичным способом.

Типичные ошибки заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки должно быть корректным, ошибки абсолютно недопустимы. Однако трудовая книжка заполняется людьми, а человеку «свойственно ошибаться». Поэтому кадровикам следует знать «наизусть» свои действия при допущенной «опечатке».

Ни в коем случае не перечеркивать неверные записи. Ошибки в разделах о работе и поощрениях исправляются путем признания всей записи недействительной. Делается это следующим образом:

графа № 1 – порядковый номер записи;
графа № 2 – дата исправления;
графа № 3 – пишется: «запись за номером (таким-то) считать недействительной», и указывается верный вариант;
графа № 4 – данные документа, подтверждающего правильность записи.

Если ошибка допущена кадровиками с предыдущего места работы, ими же и должна быть устранена. В тех случаях, когда этого сделать невозможно, «теперешний» работодатель исправляет ошибку, ссылаясь на документ, имеющийся у работника (например, приказ-основание, справка и т. д.)

Часто возникает необходимость изменить данные о работнике, вписанные на титульном листе (например, изменение девичьей фамилии при замужестве). Заполнение трудовой книжки ведется по предоставленным документам.

Перечеркивается одной сплошной чертой «бывшая» фамилия.
Над зачеркнутой старой вписывается новая.
На обложке (слева от титульного листа) указываются реквизиты документа, подтверждающего перемену фамилии.
Сделанная запись заверяется подписью работника и печатью организации.
Существует целый перечень типичных ошибок, допускаемых специалистами отдела кадров, ведущих заполнение трудовых книжек:

сокращения в записях;
орфографические ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника;
неверный формат дат (например, месяц написан прописью);
заполнение данных на титульном листе неполное или с пропущенными обязательными полями (например, не внесены сведения об образовании);
не указана дата выдачи трудовой книжки;
отсутствие подписей работника или сотрудника, оформлявшего книжку;
заполнение данных титульного листа не заверено печатью организации;
сведения о работе ошибочно занесены в раздел поощрений (или наоборот);
запись об увольнении работника заверена печатью отдела кадров, а не гербовой, как того требует инструкция, регулирующая заполнение трудовых книжек;
нарушен порядок написания реквизитов приказов.

Чтобы избежать неприятных недоразумений и серьезных неприятностей, заполнение трудовой книжки необходимо производить четко и своевременно; сделанные записи дублировать в личной карточке работника. Приведенные в этой статье фотообразцы и инструкция, регулирующая заполнение трудовой книжки, обязательно помогут вам оформлять этот документ без «досадных» ошибок.