Электронные трудовые книжки
Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.
Процесс регулируют сразу несколько законов:
Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.
Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.
Цифровой формат снимает с кадровика часть работы. Без помарок писать от руки и нести ответственность за хранение больше не понадобится.Электронная версия трудовой позволит принимать на работу дистанционно, без проволочек с бумажными документами. С облегчением вздохнут те, у кого в штате есть удаленные сотрудники.
Оформлять трудовые книжки сможет даже тот, кто не умеет этого делать. Специфический процесс ведения бумажных трудовых заменяется отправкой стандартной электронной отчетности.Электронная трудовая позволяет владельцу видеть, кто и что туда записывает. Она не спрятана в сейфе отдела кадров.
Для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках не нужно оформлять заверенные копии трудовой. Выписку можно скачать самостоятельно в любой момент.Электронную трудовую невозможно потерять. А вот потеря бумажной трудовой обрекает человека на скитания по адресам бывших работодателей, сбор справок и сидение в архивах.Увеличивается сохранность данных.
Страницы не истреплются, чернила не выцветут.Манипуляции со стажем исключены. ЭТК нельзя подделать: удалить пункт трудовой биографии, накинуть себе пару рабочих лет, допустить неточность, которая повлияет на размер пенсии.Процесс формирования пенсий становится прозрачным. С помощью электронных трудовых сбор сведений о стаже легко контролировать.
С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде.
Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.
С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.
О переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном видеНачальник отдела организации перс. учета ОПФР по Калининградской областиЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела перс. учета и взаимодействия со страхователямиЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела ОПУ и ХД ОПФР по Кемеровской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. руководителя отдела перс. учета ОПФР по Республике БурятияВнедрение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТДЗам. начальника отдела организации персонифицированного учета и хранения документовЭлектронные трудовые книжкиЗам. управляющего ОПФР по Смоленской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. управляющего ОПФР по Удмуртской республикеЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела перс. учета УПФР в г. ЯрославлеЭлектронная трудовая книжка. Код «село»Зам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краюВедение электронных трудовых книжек. Сдача новой формы отчетности СЗВ-ТДГлавный специалист-эксперт по ООПУ ВСЭлектронные трудовые книжкиЗам. начальника отдела обработки документов перс. учетаЭлектронные трудовые книжкиНачальник отдела организации перс. учетаЭлектронные трудовые книжки. Формирование и представление в ПФР сведений о трудовой деятельностиНачальник ОПФР по Нижегородской областиЭлектронные трудовые книжкиЗам. начальника ОПФР по Псковской областиЭлектронная трудовая книжка, предоставление в органы ПФР отчетности в 2020 годуЗам. управляющего ОПФР по Ставропольскому краю
Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.
Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку
Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет.
Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек.
Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.
- Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП.
- Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО.
- Выбор способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде.
- Отчетный период.
- Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.
Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:
- 1 — прием,
- 2 — перевод,
- 3 — переименование,
- 4 — установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности, квалификации,
- 5 — увольнение,
- 6 — запрет занимать должность (вид деятельности).
Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.
Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания.
Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.
Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.
Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:
О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.
СБИС напомнит о необходимости сдать отчет до определенной даты.
В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.
В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать.
Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки.
В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.
СБИС формирует выписки автоматически, как только вы заполнили данные по сотруднику в отчете СЗВ-ТД.
Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.
Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку
Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
- самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР,
- в любой клиентской службе Пенсионного фонда,
- в МФЦ «Мои документы»,
- у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.
Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.
До 17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.
До 31 октября 2020 года обязательно расскажите сотрудникам об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.
До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно будет отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи — 15 февраля 2021 года.
Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки. Всем, кто выбрал бумажный вариант или промолчал, сохраните книжку, но не забывайте, что для таких сотрудников обе версии трудовой существуют параллельно.
Записи об этих людях придется вносить и в бумажную версию, и включать в отчеты СЗВ-ТД.
Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.
- Отправлять ли отчет СЗВ-ТД, если кадровых изменений не было?Если за отчетный период вы никого не приняли на работу, не перевели, не уволили и не получили ни одного заявления о выборе формата трудовой от сотрудников, отчитываться по форме СЗВ-ТД не нужно. Отчитаетесь, только если произойдет какое-то из этих событий.
- Как гарантируется безопасность данных?Пенсионный фонд гарантирует, что его информационные системы надежно защищены. Информация хранится в распределенных системах, которые не обрушатся от вирусной атаки, хакерского взлома или банального сбоя.
- Кто будет иметь доступ к сведениям о трудовой деятельности работников?Помимо ПФР и работника доступ к информации из электронной трудовой получат государственные органы и суды.
- Правда ли, что введение электронных трудовых касается только крупных компаний?Нет, на электронные трудовые книжки переходят абсолютно все работодатели. Даже те, у которых собственник является единственным сотрудником. Для организаций, у которых в штате работает меньше 25 человек, действует лишь право выбора формата отчетности. Они могут сдать в госорган бумажную форму СЗВ-ТД.
- Что будет со стажем, который фиксировался до перехода на ЭТК?В ПФР уже имеется вся информация о трудовой деятельности граждан. Она была переведена в электронный вид еще до принятия закона. Электронная трудовая нужна скорее для автоматизации сбора новых сведений.
- Как на основе электронных трудовых рассчитывать больничные?При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, ту самую выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.
- Будут ли вноситься в электронные трудовые книжки сведения о награждениях?Нет, внесение информации о поощрениях и взысканиях не предусмотрено.
- Включать ли в отчет СЗВ-ТД совместителей?Да, отчет на совместителей заполняют так же, как и на обычных сотрудников.
- Как быть с сотрудниками, которые не подадут заявление о выборе формата трудовой?Если заявления нет, вы отражаете сведения о человеке в обеих книжках: и в отчете, и на бумаге. Предполагается, что работодатель все же соберет со всех сотрудников заявления до конца 2020 года. Писать заявления можно будет и после этой даты, но только если в 2020-м году сделать выбор не получилось по объективной причине. Человек находился в декрете, на длительном больничном или не исполнял трудовые обязанности.
- Предусмотрены ли штрафы за несданную вовремя форму СЗВ-ТД?В 2020 года ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности, предоставление неполных или недостоверных данных не установлена. С 2021 года нарушителям будут выписывать предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей.
- Что делать кадровикам в связи с переходом на ЭТК?Новая схема работы потребует времени на изучение. Но не стоит верить сплетням о том, что нагрузка станет неподъемной. Если без эмоций вникнуть в ситуацию, процесс становится не столь сложным. СБИС в любом случае поможет справиться с новыми задачами и не проворонить сроки.
Электронная отчетность
Подключить
Последние новости
Последние новостиКак сдать СЗВ-ТД в июле
Во всех версиях СБИС отчет в актуальном формате — спокойно создавайте и отправляйте. Если загружаете из своей программы, СБИС сам разберется с форматом.
Отчет сдали с первого раза, спасибо. Техподдержка отвечает всегда, проблем нет.Спасибо за онлайн-вебинар по трудовым книжкам, самый понятный из всех, что предлагалось. Информационная поддержка просто на уровне космической оперативности.Спасибо техподдержке за то, что помогли оперативно через удаленный доступ. ПФР г. Москвы быстро зарегистрировали Заявление на УПД электронно прямо в день подачи. А ПФР г. Курска через день. Отчет по трудовой книге сдали сразу (был прием на работу). Спасибо!
Что делать работодателю в связи с переходом на электронные трудовые
Чтобы у Пенсионного фонда появились данные о гражданине как о работнике, работодатели с этого года сдают специальный отчет СЗВ-ТД. По окончании каждого календарного месяца нужно отчитаться о прошедших кадровых мероприятиях:
- приеме на работу;
- переводе;
- увольнении;
- подаче заявлений о переходе на электронные трудовые книжки.
Помимо этого, СЗВ-ТД также подают, если компанию переименовали, работнику присвоили разряд по профессии, а также в случае получения работником судебного запрета занимать определенную должность.
Если ничего из перечисленного в этом месяце не случилось, отчет отправлять не надо. Но когда в течение 2020 года у какого-то из ваших работников что-то из перечисленного произойдет впервые, вам нужно будет будет подать об этом сотруднике отчет и заодно отразить в нем последнее кадровое событие, которое у него состоялось на 1 января 2020 года.
Пример:Компания приняла Андрея Иванова на должность системного администратора в феврале 2018 года. В марте 2020 года его перевели на должность начальника отдела. В отчете СЗВ-ТД за март 2020 года нужно отразить двумя строками два этих события: прием в 2018 году и перевод на другую работу в марте 2020-го.
И по всем последующим кадровым мероприятиям в течение 2020 года в отношении сотрудников, на которых вы еще не подавали сведения в ПФР, нужно поступить так же.
Пример:Инну Петрову приняли на должность бухгалтера в апреле 2017 года. В феврале 2018-го она перешла на должность главного бухгалтера. В марте 2020 года ее назначили финансовым директором. В СЗВ-ТД за февраль вместе с переводом на эту должность нужно отразить последнее кадровое событие на 1 января 2020 года: назначение на позицию главного бухгалтера.
Отчет СЗВ-ТД сдают до 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошли кадровые мероприятия. Если вы по какой-то причине не сдали отчет за предыдущие месяцы 2020 года, в которых произошли прием, переводы или увольнения, отправьте эти сведения в Пенсионный фонд с опозданием. Пока никаких штрафов за несвоевременную сдачу отчетов нет.
Внимание: в связи с тем, что из-за эпидемии коронавируса службе занятости пришлось перейти на онлайн-регистрацию граждан в качестве безработных, для этого понадобилось быстрое поступление в Пенсионный фонд сведений о приеме на работу и увольнениях.
Пункт 6 Временных правил регистрации граждан в качестве безработных, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.04.
2020 № 460, теперь требует подавать такие сведения не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (увольнения), а также издания иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. Подавать сведения нужно по форме, утвержденной Пенсионным фондом.
Уведомление работникам составляют в произвольном виде, обязательной формы нет. Но важно указать работнику на то, что до 31 декабря 2020 года нужно решить судьбу своей бумажной трудовой книжки:
- отказаться от ее ведения и перейти на электронную трудовую книжку;
- сохранить бумажный вариант.
Решение сотрудника оформляется письменным заявлением, которое он подает работодателю до конца года.
Уведомить всех работником нужно до 30 июня 2020 года. Роструд обещал выборочно проверить, как работодатели выполняют требование.
Если работники в длительных отпусках, на больничном или в командировках, то правило о крайнем сроке не применяется. Таких сотрудников нужно уведомить в день выхода на работу. Точно так же — с теми, кто устроится на работу во втором полугодии 2020 года.
В локальных актах компании, где упоминается трудовая книжка, нужно также указать новый документ — сведения о трудовой деятельности работника.
Это точно требуется в Правилах внутреннего трудового распорядка в разделах о приеме на работу и увольнении.
В других документах компании трудовая книжка тоже может упоминаться, обычно это связано с предоставлением каких-то компенсаций, которые зависят от стажа работы сотрудника.
Поднимите все кадровые документы и проверьте, что в них сказано насчет трудовой книжки. Упоминание о ней не вычищайте — бумажные трудовые также придется продолжать вести по желанию работников.
Просто после упоминания в локальных документах трудовой книжки добавьте, что работник предоставляет вместо нее сведения о трудовой деятельности, а работодатель выдает эти сведения при увольнении в случаях, когда это требуется по закону (про эти случаи говорится в ст. 66.1 и 84.1 Трудового кодекса).
Если у вас микропредприятие (до 15 сотрудников и годовой доход не более 120 миллионов рублей, вы внесены в специальный реестр), то вас этот пункт, скорее всего, не касается. Микропредприятия могут не утверждать у себя локальные нормативные акты.
Нужно установить порядок, в котором сотрудники смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Дело в том, что они могут делать такие запросы не только в бумажном виде, но и по электронной почте на электронный адрес работодателя. Отреагировать на это письмо и предоставить сведения необходимо за три рабочих дня.
Поэтому в интересах работодателя организовать всё так, чтобы подобные обращения не терялись. Лучше установить конкретный адрес электронной почты и назначить ответственного за регулярный мониторинг этого почтового ящика. Также можно установить требования к заявлению сотрудника по выдаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если у компании есть корпоративная CRM-система, с помощью которой сотрудники запрашивают справки и иные кадровые документы, это также надо описать в порядке предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Такой порядок можно расписать в Правилах внутреннего трудового распорядка или любом другом локальном документе на выбор работодателя.
Например, если у вас микропредприятие и нет локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, можно просто издать приказ, утверждающий такой порядок.
В любом случае с этим документом работников нужно ознакомить в письменном виде до конца 2020 года.
Работники, которых вы уведомили о переходе на электронные трудовые книжки, должны решить, сохранять бумажный документ или нет. Срок — до 31.12.2020 включительно.
Автоматически перевести всех на «электронку» нельзя. Работники думают до конца года, и подгонять их тоже нельзя. Те, кто проигнорирует уведомление работодателя и не подаст никакого заявления, по умолчанию будут считаться решившими сохранить бумажную книжку.
Эти «молчуны», а также те, кто подаст заявление о продолжении вести бумажную книжку, смогут в дальнейшем передумать и перейти на «электронку». Это можно будет сделать как в течение 2020 года, так и в любом следующем году. А вот те, кто сразу решится на «электронку», поменять потом свое решение не смогут.
Обратно вернуться к бумажной трудовой книжке нельзя.
Подача работником работодателю того или иного заявления (о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной трудовой книжки) считается кадровым мероприятием для отчета СЗВ-ТД.
Отражайте его, когда будете отчитываться за тот месяц, когда работник сообщил вам о своем выборе.
Если в этом месяце, помимо подачи заявления, у сотрудника был перевод на другую должность или другое событие, отражайте всё в одном отчете в разных строках.
В 2021 году сроки по сдаче отчета в Пенсионный фонд изменятся. О приеме или увольнении сотрудника придется отчитываться сразу после трудоустройства или расторжения договора. Крайняя дата — следующий рабочий день. А вот о переводах и иных кадровых мероприятиях сведения надо будет подавать по-старому — до 15-го числа следующего месяца.
В 2021 году выдайте трудовые книжки тем работникам, которые написали заявления об отказе от них. Сделайте в трудовых книжках последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Только объясните сотрудникам, что отказ от ведения бумажной трудовой книжки не значит, что ее теперь можно выкинуть. В электронной трудовой будут сведения о работе только начиная с 2020 года.
Поэтому при трудоустройстве к новому работодателю работник предоставит и электронные сведения, и бумажную трудовую. Однако теперь работодатель просто ознакомится с ее содержанием, возможно, снимет копию, а затем отдаст назад работнику.
Никаких записей при трудоустройстве вносить в трудовую книжку, от дальнейшего ведения которой сотрудник отказался, не нужно.
Для тех, кто решил оставить бумажную трудовую, ничего не изменится —работодатель продолжит вести бумажную трудовую книжку по старым правилам, но так же, как и на остальных работников, будет заполнять отчет СЗВ-ТД.
При увольнении работников, которые отказались от бумажной трудовой, работодатель должен выдать вместо нее сведения о трудовой деятельности. Это специальная форма СТД-Р. По желанию работника ее можно предоставлять в электронном виде, например отправить файл на электронную почту, а можно в виде подписанной бумажной распечатки с печатью.
Работник имеет право запросить сведения из электронной трудовой также в период работы в компании. По аналогии с другими рабочими документами работодатель обязан их предоставить в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. Их также можно получить как в бумажном виде с подписью и печатью, так и в электронном виде.
Есть важный момент: тем сотрудникам, которые сохранили бумажную трудовую, работодатель не должен предоставлять сведения из электронной трудовой. Они будут их получать самостоятельно в МФЦ, отделении Пенсионного фонда или на сайте госуслуг.
Новые сотрудники должны будут предъявлять новому работодателю как бумажную трудовую книжку (если она у них была заведена), так и сведения о трудовой деятельности, полученные либо у прежнего работодателя (форма СТД-Р), либо самостоятельно.
Если в трудовой книжке будет запись о том, что она выдана на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, а в сведениях о трудовой деятельности сказано, что этот человек отказался от бумажной трудовой, значит, делать в книжке запись о приеме на работу не нужно.
Вы подадите только отчет в Пенсионный фонд (СЗВ-ТД).
Если же в трудовой книжке записи о ее выдаче на руки в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ нет, а есть обычная запись об увольнении с прежнего места, и в сведениях о трудовой деятельности не сказано, что сотрудник отказался от бумажной трудовой, значит, нужно, как раньше, сделать в его трудовой книжке запись о приеме на работу, оставить книжку у себя. Но еще и подать отчет СЗВ-ТД.
А вот обязанности заводить бумажные трудовые книжки тем новым сотрудникам, у которых их никогда не было, у работодателей больше не будет. Новички рынка труда автоматически будут «получать» только электронные трудовые.
Если бумажная трудовая книжка у нового сотрудника до 2021 года была, но он ее потерял или она испорчена, он, как и сейчас, сможет потребовать, чтобы работодатель завел ему новую трудовую.
Переход на электронные трудовые книжки: на что обратить внимание работодателям и работникам в 2021 году — Право на vc.ru
В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.
{«id»:250411}
Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п.
Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока.
Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.
Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.
То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.
Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.
С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.
Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.
Форма СЗВ-ТД
- сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
- персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
- информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.
Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.
Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:
- когда принимаете сотрудника на работу;
- когда увольняете сотрудника.
Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:
- когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
- когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
- когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).
Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.
Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.
За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.
Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.
- при увольнении — в день увольнения;
- по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.
Форма СТД-Р
Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.
СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.
Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.
Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году
Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.19 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ).
Сразу оговоримся, что термин «электронная трудовая книжка» в этом законе не используется — речь идет лишь о возможности отказаться от ведения бумажной трудовой книжки, так как все сведения о работе теперь будут дублироваться в электронной форме и храниться на серверах Пенсионного фонда.
В связи с этим законодатель разрешил использовать эти сведения вместо бумажной трудовой книжки как при трудоустройстве, так и при обращении за пенсией. Именно эти сведения мы будем называть в дальнейшем «электронная трудовая книжка» или сокращенно «ЭТК».
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Согласно нормам Закона № 439-ФЗ, процесс отказа от ведения бумажных трудовых книжек займет как минимум год. И хотя законодатели привели достаточно подробный алгоритм, которого должны придерживаться работодатели и работники, неясности все равно остаются. Мы подготовили шпаргалку, в которой рассказали, что, как и когда нужно сделать для перехода на ЭТК.
Подготовительные мероприятия
Прежде всего, необходимо проанализировать локальные нормативные акты организации (положения, правила и проч.), а также должностные инструкции работников кадровой службы и бухгалтерии. Если в этих документах упоминаются такие обязанности сотрудников, как ведение, оформление и выдача трудовых книжек, то необходимо внести поправки, вызванные появлением электронных трудовых книжек.
Кроме того, потребуется прописать, как будет организована процедура перехода на ЭТК.
Это значит, что в соответствующих локальных актах и (или) должностных инструкциях нужно закрепить следующие обязанности должностных лиц: подготовка и раздача (рассылка) работникам уведомлений, сбор заявлений о выборе формы трудовой книжки, выдача трудовых книжек «на бумаге» тем, кто решил перейти на электронный вариант.
На осуществление мероприятий по изменению внутренних документов работодателям отводится весь 2020 год (п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Однако нужно помнить следующее.
Без внесения соответствующих корректив в локальные акты и должностные инструкции, будет сложно (особенно в крупных компаниях) приступить к выполнению остальных этапов перехода на ЭТК, для которых законодатель установил более сжатые сроки.
Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки
Параллельно с работой по изменению локальных актов и должностных инструкций, нужно провести еще одно подготовительное мероприятие.
А именно — разработать и утвердить формы документов, необходимых для выполнения процедуры перехода на электронные трудовые книжки.
Речь идет о форме уведомления работников и о форме заявления, которое должны подать работники. За основу можно взять образцы, приведенные в конце этой статьи.
После того, как подготовительные мероприятия завершены, и нормативная база работодателя приведена в соответствие с новыми положениями трудового законодательства, можно переходить к выполнению основных действий, связанных с введением ЭТК.
Извещаем работников
Этот процесс начинается с направления или вручения каждому работнику письменного уведомления. В него нужно включить две части. Первая — краткое изложение сути изменений в трудовом законодательстве, связанных с появлением электронных трудовых книжек. Вторая — разъяснение работнику его права подать заявление о выборе порядка ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Кого следует уведомить
В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить всех работников, без каких-либо исключений. А значит, направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком.
Адресатами уведомления будут также надомники, сезонные, временные сотрудники и т.п. Известить нужно работников всех подразделений, представительств и филиалов. Наконец, не забывайте, что руководитель организации в большинстве случаев также является ее работником.
То есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК.
Внешние совместители и дистанционные работники
Отдельно рассмотрим вопрос об уведомлении внешних совместителей. С одной стороны, Закон № 439-ФЗ не делает исключений для этой категории работников.
Но, с другой стороны, в уведомлении нужно указать на возможность выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или представлением сведений о трудовой деятельности в соответствии с новой статьей 66.1 ТК РФ. А по правилам статьи 66 ТК РФ оформлять трудовые книжки могут только работодатели по основному месту работы.
Получается, что работодатель «по совместительству» не вправе уведомить сотрудника о выборе между бумажной книжкой и ее электронным вариантом. При этом Закон № 439-ФЗ не обязывает направлять уведомления без данной информации.
Поэтому мы считаем, что извещать внешних совместителей не нужно. Этот вывод можно подтвердить и тем фактом, что представление работником заявления о переходе на ЭТК (в случае, если работодатель все-таки направит уведомление) не повлечет никаких юридических последствий.
Ведь работодатель «по совместительству» не сможет выдать такому работнику бумажную трудовую книжку, как того требует Закон № 439-ФЗ. Ничего не произойдет и в том случае, если работодатель «по совместительству» передаст информацию о выборе работника его «основному» работодателю.
Получение сведений от другой организации не названо в Законе № 439-ФЗ в качестве основания для выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки и переводу его на ЭТК.
Если же совместитель, получивший уведомление, не подаст заявление, то на основании пункта 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ следует продолжить вести его бумажную трудовую книжку.
Но, очевидно, что работодатель «по совместительству» не сможет это сделать.
Таким образом, уведомление внешних совместителей о выборе порядка ведения трудовой книжки не влечет никаких юридических последствий ни для работника, ни для работодателя, а, следовательно, не имеет смысла.
Аналогичная ситуация складывается и с дистанционными работниками, по которым работодатель не ведет трудовые книжки. Напомним, что статья 312.
2 ТК РФ разрешает при заключении трудового договора о дистанционной работе прописать, что сведения о ней в трудовую книжку не вносятся (а если человек устраивается на работу впервые, установить, что трудовая книжка не оформляется).
А значит, если достигнута такая договоренность, работодатель не сможет ни выдать работнику трудовую книжку с записью о переходе на ЭТК, ни продолжить вести трудовую книжку по прежним правилам. Поэтому полагаем, что включать в список для рассылки уведомлений надо только тех дистанционных сотрудников, по которым работодатель заполняет трудовые книжки.
Составить и распечатать трудовой договор
Тем не менее, поскольку напрямую в Законе № 439-ФЗ не сказано, что указанные категории работников являются исключением, мы все же рекомендуем подготовить по ним уведомления. Это может пригодиться, если практика будет складываться по противоположному сценарию.
Как и в какой срок направить уведомления
Разослать (раздать) уведомления нужно не позднее 30 июня 2020 года (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Порядок направления уведомлений не установлен. Однако очевидно, что работодателю нужно иметь доказательство получения работником этого документа.
Поэтому если уведомление вручается человеку лично, то он должен поставить свою подпись на каком-то документе, который останется у работодателя. Это может быть, например, лист или журнал учета вручения уведомлений, второй экземпляр уведомления, расписка в получении. Также можно направить предусмотренное Законом № 439-ФЗ уведомление по почте с описью вложения.
Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию, где обозначены ФИО работника, адрес, дата. Также желательно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.
Отметим, что уведомления нужно направить всем сотрудникам, которые поступят на работу до 30 июня 2020 года включительно. Это касается и тех работников, которые ранее уже получили такое уведомление, и даже сделали свой выбор, подав заявление по прежнему месту работы.
Должен ли новый работодатель учитывать этот выбор? Все зависит от того, какой способ ведения трудовой книжки предпочел работник. Если он решил перейти на ЭТК, то новый работодатель не должен вести «классическую» трудовую книжку. Направление такому работнику нового уведомления носит чисто технический характер.
Закон № 439-ФЗ никаких исключений на этот случай не сделал, но реальных последствий ни для работника, ни для работодателя это уведомление иметь не будет. Если же человек ранее написал заявление о сохранении бумажного варианта трудовой книжки, и после этого в срок до 30 июня 2020 года сменил место работы, то у него сохраняется возможность изменить свой выбор.
Поэтому новый работодатель тоже должен направить ему уведомление.
Штрафы за неуведомление работников
Невыполнение обязанности по уведомлению сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, обернется для работодателя штрафом по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Напомним, что на основании этой нормы размер санкции составляет для ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организации — от 30 000 до 50 000 руб.
При этом нужно учитывать, что штраф за подобное нарушение может налагаться только один раз, вне зависимости от количества работников, которые не получили уведомления (постановление Верховного суда РФ от 09.08.16 № 29-АД16-9).
Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе
Получаем заявления от работников
Каждый работник, получивший уведомление, должен до конца 2020 года принять решение о том, хочет ли он перейти на электронную трудовую книжку, или намерен сохранить бумажную версию документа (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
В первом случае сотруднику придется направить в адрес работодателя соответствующее заявление в срок не позднее 31 декабря 2020 года (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Во втором случае заявление можно не подавать — работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку, если работник прямо укажет на такой вариант в заявлении, либо если он никак не выразит свое волеизъявления (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Но при этом такой «молчун» в дальнейшем уже не сможет перейти на электронную трудовую книжку (возможности подать заявление после 31 декабря 2020 года у него не будет).
Если же работник осознанно отказался от ЭТК и изъявил желание сохранить бумажную версию трудовой книжки, то он сможет в любой момент передумать, и подать заявление о переходе на электронный вариант. В том числе, это можно будет сделать и после 31 декабря (п.
5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Советуем обратить внимание сотрудников на это положение закона.
Кроме тех, кто выбрал бумажный вариант трудовой книжки, а потом передумал, подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2020 года могут следующие категории сотрудников (если, конечно, они не подали его до этой даты):
- те, кто по состоянию на 31 декабря находился в отпуске, болел, был отстранен от работы или по каким-то другим причинам не выполнял свои трудовые обязанности при сохранении за ними рабочего места;
- те, кто по состоянию на 31 декабря вообще не состояли в трудовых отношениях;
- те, кто по каким-то иным причинам не имели реальной возможности подать заявление в установленный срок.
Во всех этих случаях заявление можно направить только работодателю по основному месту работы.
Об этом прямо сказано в пункте 6 статьи 2 Закона № 439-ФЗ (заметим, что это положение дополнительно подтверждает правильность сделанного выше вывода об отсутствии необходимости рассылать уведомления внешним совместителям).
Если работодатель «по совместительству» получит подобное заявление после 31 декабря 2020 года, он должен вернуть его сотруднику, указав, что оно может быть представлено только по основному месту работы.
Сведения о выборе формы трудовой книжки нужно будет указывать в ежемесячном отчете СЗВ-ТД (о том, кто и когда должен сдавать этот отчет, см.: «СЗВ-ТД: введен новый отчет, который страхователи будут сдавать в ПФР с 2020 года» и «Утверждена форма СЗВ-ТД»).
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Выдача бумажных трудовых книжек тем, кто выбрал ЭТК
Рассмотрим порядок взаимодействия с работниками, которые указали в заявлении, что хотят перейти на электронную трудовую книжку.
Пункт 3 статьи 2 Закона № 439-ФЗ предписывает в этом случае выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку, в которой имеется запись о выборе ЭТК.
При этом правила внесения такой записи и порядок выдачи трудовой книжки тем, кто отказался от бумажного варианта документа, в настоящее время не установлены. Попробуем разобраться в ситуации, и дать свои рекомендации.
В Законе № 439-ФЗ не определен срок, в течение которого нужно отдать трудовую книжку сотруднику, изъявившему желание перейти на ЭТК, но указано, что после передачи этой книжки работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. А значит, в интересах работодателя как можно скорее выдать этот документ.
Сделать это надо до наступления любого из событий, сведения о которых положено вносить в трудовую книжку — перевода, увольнения, поощрения и т.п.
Иначе работодатель окажется перед неразрешимой дилеммой: с одной стороны, он должен вписать эти сведения в бумажную трудовую книжку, так как еще не освобожден от ответственности за ее ведение.
А с другой стороны, — работник уже подал заявление о переходе на электронный вариант трудовой книжки и, значит, в бумажном варианте не должно появляться новых сведений. Поэтому нужно успеть отдать трудовую книжку до того дня, когда в нее придется вносить какую-либо запись.
Таким образом, наш совет: выдать трудовую книжку сотруднику, подавшему заявление о переходе на ЭТК, в максимально короткие сроки. В идеале — непосредственно в день получения такого заявления.
Если заявление поступило от работника, который находится в отпуске или на бюллетене, работает на дому или по другой причине отсутствует в офисе, то решение о порядке выдачи трудовой книжки нужно принимать с учетом конкретных обстоятельств. Но при этом, на наш взгляд, недопустимо пересылать трудовую книжку по почте.
Напомним, что этот способ можно применять при выдаче документов уволенному сотруднику, если имеется его письменное согласие (ст. 84.1 ТК РФ). Однако Закон № 439-ФЗ четко говорит, что трудовую книжку нужно выдать на руки, не предусматривая иных вариантов.
Поэтому, если точно известно, что сотрудник, изъявивший желание перейти на ЭТК, не приступит к работе в ближайшее время, советуем направить ему письменное уведомление о необходимости получить на руки трудовую книжку. Также можно организовать доставку трудовой книжки курьером с передачей документа лично в руки сотрудника.
При этом он должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил этот документ.
Перед выдачей бумажной трудовой книжки, в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Конкретный вид такой записи не утвержден. Поэтому рекомендуем использовать формулировки, предусмотренные в Законе № 439-ФЗ. Соответственно, в трудовую книжку можно внести следующую запись:
«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Поскольку законодательно не установлено иное, данная запись, на наш взгляд, должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на строчку, следующую за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления тоже вписывать не надо.
В Законе № 439-ФЗ ничего не сказано о необходимости заверять данную запись подписью работодателя и самого работника. В то же время, на наш взгляд, подобное заверение (в т.ч. с проставлением печати работодателя, при ее наличии) не будет нарушением. После этого в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается заверенная подписью работника отметка о выдаче трудовой книжки.
Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»
Образец уведомления сотрудника
Общество с ограниченной ответственностью «Лабиринт-2019»
(ООО «Лабиринт-2019»)
Менеджеру отдела продаж Илларионову В.П.
24.02.2020 № 12-ЭТК
УВЕДОМЛЕНИЕ