Какой бы интересной и любимой ни была работа, каждый сотрудник мечтает о времени, когда сможет отправиться в путешествие или заняться неотложными делами, которые скопились за год. Поэтому бывает очень обидно, если начальство наконец-то разрешает отдохнуть, но вопреки всем планам, спустя несколько дней, просит вернуться в компанию. К сожалению, ситуация, требующая присутствия подчиненного на производстве в силу определенных обстоятельств, возникает слишком часто. Чтобы не идти на поводу у руководства, работнику будет полезно знать, как оформить отзыв из отпуска, распорядиться неотгулянными днями, и нужно ли пересчитывать отпускные.
Основные понятия
Право на ежегодный отдых имеет каждый официально трудоустроенный человек, независимо от того, работает он в госучреждении или частной компании. Для этого ему дается оплачиваемый отпуск, стандартный период которого составляет 28 дней.
Нередко при ведении хозяйственной деятельности возникает критическая необходимость присутствия на предприятии ушедшего на отдых специалиста. Законодательством предусмотрен отзыв сотрудника из отпуска, и в реальной жизни это случается довольно часто. Действующие нормативы позволяют привлечь его к трудовой деятельности раньше срока.
Внимание! Недопустимым нарушением считается принудительное требование начальства прекратить отдых и вернуться в компанию, не принимая возражения от сотрудника. Подобные действия, а также назначение дисциплинарных взысканий, может стать поводом обращения в суд, и повлечь серьезные последствия для директора.
Отзыв из отпуска
Итак, Законодательство РФ предусматривает отзыв работника из отпуска.
Чтобы подобное действие было правомерным, руководителю потребуется правильно оформить данную процедуру, пересчитать выплаченные перед уходом на отдых средства, вернуть переплаченную часть денег, и скорректировать страховые и налоговые взносы. Сотрудник со своей стороны волен дать согласие и возвратиться на службу либо отказаться. В этом случае отзыв невозможен.
Основания
ТК РФ подробно разъясняет, как отозвать из отпуска работника, но не содержит конкретный перечень причин приостановки его отдыха. Однако подразумевается, что они должны быть весомыми и иметь серьезное обоснование.
Поэтому составляя распорядительную документацию, нужно указать, на каком основании совершается данное действие, ведь практически всегда указывается «производственная необходимость».
Это не совсем правильно, ведь при проверке у представителей контролирующей структуры могут возникнуть сомнения относительно целесообразности и законности подобных действий.
В действительности же существует целый перечень причин, требующих, чтобы сотрудник в срочном порядке появился на предприятии, даже если он находится на отдыхе.
Внеочередная проверка, которая ранее не была запланирована.- Аварии или иные чрезвычайные ситуации, повлекшие поломку оборудования либо простои производства.
- Катастрофы – пожары, наводнения, ураганы, землетрясение.
- Необходимость срочно заменить работника, у которого возникли форс-мажорные обстоятельства.
- Восстановительные работы, связанные с ремонтом либо заменой старого оборудования.
Внеочередная проверка, которая ранее не была запланирована.Некоторые руководители же чаще для собственной выгоды, нежели в зависимости от ситуации, прикрываются общепринятым термином. Но и они должны понимать, что такую формулировку можно использовать лишь в случае крайней необходимости.
Кого нельзя отзывать
Несмотря на то, что Закон позволяет руководителю вызывать сотрудника для продолжения трудовой деятельности, на использование этого права накладываются строгие ограничения. Так, в части 3 той же статьи сказано о недопустимости требований по поводу досрочного возвращения к своим обязанностям к следующим лицам:
- сотрудницам, находящимся в положении;
- подчиненным, младше восемнадцати лет;
- лицам, работающим во вредной и опасной для здоровья обстановке.
Подчиненным, которые совмещают трудовую деятельность с получением образования, также запрещается сокращать дополнительный учебный отпускной период.
Согласно разъяснениям Министерства труда и соцзащиты, отзыв работника из отпуска по причине производственной необходимости можно произвести в том случае, если отгуляно было не меньше двух недель, поскольку именно такие требования предъявляет действующее Законодательство.
Порядок оформления отзыва
Вызов подчиненного из отпуска рекомендуется оформлять документально, следуя установленному порядку. Все действия руководство должно фиксировать письменно, чтобы впоследствии оградить себя от претензий.
Готовить бумаги начинают обычно в тот день, когда он появляется на работе, в крайнем случае, в ближайшее время. На практике это происходит редко, и если только на предприятии возникла чрезвычайная ситуация.
Уведомление и согласие сотрудника
Процедура начинается с того, что начальник отдела, где работает специалист, готовит докладную записку на имя директора. В ней он описывает возникшую ситуацию, мотивируя тем самым необходимость возвращения подчиненного и его присутствие в компании. Документ составляется в произвольной форме, но в нем следует четко указать основание для такого действия.
Важно знать! Соглашаясь с начальником, руководитель визирует документ. Если же острая необходимость в пребывании специалиста в компании отсутствует, он просто пишет «Отказать».
В соответствии с положениями ТК РФ руководитель вправе прервать отдых своего подчиненного в связи с возникшими обстоятельствами.
Но на деле же целесообразно предварительно заручиться его согласием, поскольку существует вероятность получения отказа с его стороны. Поэтому сотруднику вначале сообщают о возникших трудностях и предлагают прервать отдых и приступить к своим обязанностям.
Если возражения отсутствуют, составляется письменное уведомление, на котором тот ставит свою подпись, либо пишет заявление-согласие.
Приказ
После того, как сотрудник согласился прервать отдых и вернуться в компанию, и письменно это подтвердил, директор поручает подготовить и издать соответствующий приказ. Его форма также может быть произвольной, однако должна содержать информацию о причинах такого решения, и дате, когда отпускник планирует вновь приступить к своим обязанностям.
С выбором варианта компенсации нереализованного периода отдыха целесообразно определиться в момент, когда сотрудник соглашается на прерывание отпуска. Эту информацию также необходимо прописать в распорядительном документе.
Оформление в табеле, изменение других кадровых документов
С момента приобретения распоряжением юридической силы, бухгалтер или сотрудник кадрового подразделения обязан внести коррективы в график отпусков.
- В столбце «Примечание» фиксируется, что оставшиеся дни будут использованы в другой период.
- В графу «Основания» вписать номер приказа и день его выхода.
- Если отпускник определился с выбором другого времени для отдыха, это нужно зафиксировать в разделе «Дата предполагаемого отпуска».
В столбце «Примечание» фиксируется, что оставшиеся дни будут использованы в другой период.Также вносятся изменения и в табель учета рабочего времени. Дни труда с момента выхода на работу помечаются кодом «01» или «Я». Период, когда сотрудник находился в отпуске, маркируется кодировкой «09» или «ОТ».
Важно знать! Коррекции подлежит информация и в личной карточке работника. О факте преждевременного вызова на работу можно узнать из 4 графы VIII раздела бланка, в котором фиксируется количество использованных отпускных дней, а также из гр. 7 «Основания», содержащей реквизиты приказа.
Перерасчет отпускных
Все выплаты, начиная с заработка, облагаются налогом. Помимо этого определенный процент отчисляется в различные структуры и фонды. Согласно ст.
136 ТК РФ, сотрудник обязан получить денежные средства не позднее, чем за 3 дня до начала отпускного периода, и в полном объеме.
При его досрочном выходе на предприятие очевидным становится тот факт, что он должен будет отдать средства за нереализованные дни. Следовательно, бухгалтеру нужно произвести перерасчет и вернуть избыток в бюджет компании.
При этом следует понимать, что средства можно вычитать не целиком, а равными частями и только из заработной платы, которая будет начислена за последующие периоды работы. Закон запрещает:
- требовать от подчиненного возврата денежных средств иным способом;
- удерживать задолженность в полном объеме из заработка за один месяц.
Не рекомендуется игнорировать процедуру перерасчета, а излишек средств сохранять у сотрудника в счет дней, которые ему все равно придется догуливать. Это запрещено, поскольку не определен период использования нереализованной части отпуска. Кроме того, в связи с каждым последующим решением отгулять оставшиеся дни издается новый приказ и начисляются денежные выплаты.
Может ли сотрудник отказаться выйти из отпуска
Несмотря на то, что работодатель вправе отозвать подчиненного из отпуска, в жизни возникают обстоятельства, когда тот не соглашается возвращаться в компанию раньше положенного срока. Многие интересуются, насколько правомерны его действия? Для наглядности стоит рассмотреть такой пример.
Внимание! Работник вышел в отпуск в соответствии с утвержденным графиком, и успел получить денежные выплаты. Спустя некоторое время в компании возникли форс-мажорные обстоятельства, требующие его присутствия. Руководитель издает приказ о досрочном отзыве и отправляет уведомление на имя подчиненного. Тот проигнорировал требование и появился на работе в положенный после отдыха день.
Согласно ТК РФ, его действия считаются правомерными, поскольку закон не обязывает его прерывать запланированный отпуск, и даже предоставляет право использовать его по частям.
В связи с этим такое решение не квалифицируется как прогул и, следовательно, его нельзя наказать за это. Напротив, штрафные санкции и дисциплинарные взыскания будут расцениваться как нарушение. При попытке увольнения, подчиненный вправе обратиться в трудовую инспекцию.
А поскольку закон примет его сторону, он сможет получить и компенсацию за причиненный моральный ущерб.
Основные ошибки работодателя при отзыве из отпуска
В случае возникновения форс-мажорных обстоятельств каждый руководитель думает лишь о том, чтобы вызвать подчиненного досрочно на работу, поэтому часто совершает ошибки. Наиболее серьезные промахи приводят к плачевным последствиям.
Ошибки в процедуре оформления отзыва из отпуска или ее отсутствие. Это происходит, если стороны договариваются устно, что работник выйдет на работу досрочно в такую-то дату. Компания ждет его в указанный день, но он не является, несмотря на свои заверения.
В результате страдает производство, а работодатель способен понести еще и убытки. При обращении в суд он не сможет доказать факт договоренности, поскольку подтверждающая документация отсутствует. Поэтому желание обеих сторон должно быть подкреплено письменно.
Вызов сотрудника на работу без его согласия. Зачастую руководитель уверен, что подчиненный обязан прервать свой отпуск по его распоряжению, а когда тот отказывается, наказывает его.
Если человек отказался выйти на работу раньше срока, применять к нему меры дисциплинарного воздействия нельзя. Такие действия будут считаться незаконными, поскольку отсутствует сам факт нарушения.
Любой суд признает решение сотрудника правомерным.
Важно знать! Отзыв сотрудников, относящихся к определенным категориям. Как отмечалось выше, требовать досрочного выхода в компанию запрещено от несовершеннолетних работников, а также лиц, связанных с вредными и опасными условиями труда.
Недопустимо, чтобы декретный отпуск прерывала и беременная женщина. Распространенной ошибкой руководства считается привлечение к работе подчиненных, совмещающих трудовую деятельность и получение образования, особенно в период сдачи экзаменов.
Нарушения в перерасчете отпускных, налоговых и страховых взносов. При досрочном выполнении трудовых обязанностей работнику начисляется зарплата за все рабочие дни.
А поскольку за неиспользованный период он уже получил денежные средства, налицо факт переплаты компанией не только подчиненному, но также в налоговую службу и ФСС. Сотрудник может согласиться вернуть излишек или отказаться от их выплаты.
Но в любом случае выходом из положения становится отзыв из отпуска без перерасчета отпускных или обращение к судебной практике: сумма долга будет частями удерживаться из заработной платы за последующие периоды.
Работодатель правомочен произвести отзыв сотрудника из отпуска, но сделать он это обязан в соответствии с установленным порядком, то есть уведомить работника, получить его согласие в письменном виде, издать приказ и выполнить перерасчет отпускных выплат.
Устные договоренности сторон часто приводят к непредсказуемым последствиям. Руководитель надеется, что сотрудник выйдет на работу в назначенный день, а тот своих обещаний может не сдержать.
Закон будет на его стороне, поскольку приказ и иная документация о досрочном прекращении отдыха отсутствует.
Отзыв работника из трудового отпуска в связи с производственной необходимостью: основания
На практике зачастую возникают ситуации, когда нанимателю необходимо присутствие на работе сотрудника, находящегося в трудовом отпуске. Например, пришла проверка из налоговой, а главного бухгалтера нет.
Законодательство позволяет отозвать работника из отпуска в связи с производственной необходимостью, прервав его.
Рассмотрим, какие условия трудового кодекса (ТК) должны быть при этом соблюдены, как оформляется отзыв работника из отпуска и какая ответственность может наступить за нарушение порядка отзыва из отпуска.
- Условия отзыва из отпуска
- Отзыв работника из отпуска возможен при наличии одновременно двух условий :
- — предложения нанимателя;
- — согласия работника.
Обратите внимание!
Если работник не согласился прервать трудовой отпуск, привлечь к дисциплинарной ответственности его нельзя, поскольку дисциплинарным проступком это не будет. В свою очередь, невыход на работу в такой ситуации не является прогулом.
- Отзыв из отпуска некоторых категорий работников запрещен. Даже если они согласны прервать свой отпуск, не допускается отзыв работников :
- — моложе 18 лет;
- — имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.
Отметим, что перечень случаев, при наступлении которых наниматель может отозвать работника из отпуска, законодательством не закреплен.
Конкретные обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, может содержать коллективный договор .
Вместе с тем это не значит, что работник не может быть отозван из отпуска с его согласия, если коллективный договор в организации не заключен либо такие обстоятельства в нем не прописаны.
Зачастую у нанимателей возникает вопрос, после использования какого количества дней отпуска работник может быть отозван из отпуска. Полагаем, отзыв работника из отпуска следует производить с учетом использования в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней в натуре.
Это связано с тем, что в случае переноса части отпуска на следующий рабочий год (в исключительных случаях) использованная в текущем рабочем году часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .
Более того, денежная компенсация в случае отзыва из отпуска может быть выплачена только при условии использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней .
Компенсация
Неиспользованная часть отпуска компенсируется одним из следующих способов :
— предоставляется в течение текущего рабочего года (по договоренности между работником и нанимателем). Время использования части отпуска определяется по соглашению сторон и может быть отражено, например, в распорядительном документе (далее — приказ) об отзыве из отпуска.
Обратите внимание!
Отзыв из отпуска не является разделением его на части ;- присоединяется к отпуску за следующий год (по желанию работника). В этом случае неиспользованная часть отпуска будет предоставляться вместе с отпуском в следующем рабочем году;
— компенсируется в денежной форме (по желанию работника). При этом денежная компенсация за не использованную в связи с отзывом часть отпуска допускается при условии использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска. Порядок замены части отпуска денежной компенсацией в данном случае не применяется.
Вопрос о том, как будет компенсирована неиспользованная часть отпуска, целесообразно решить при получении ответа работника на предложение нанимателя об отзыве из отпуска. Способ компенсации можно зафиксировать в приказе об отзыве из отпуска.
Документальное оформление
Отзыв из отпуска, как правило, оформляется в день отзыва работника из отпуска. Возможно оформление и в ближайшее время после отзыва, в частности на следующий день. На практике это происходит в случаях, когда отзыв из отпуска связан, например, с чрезвычайными обстоятельствами.
- Оформить отзыв работника из отпуска можно следующим образом:
- 1) подготовить докладную записку.
- Как правило, ее готовит непосредственный руководитель работника. В докладной записке целесообразно указать:
- — обстоятельства, требующие присутствия работника на работе и, соответственно, прерывания его отпуска;
- — необходимую дату выхода работника на работу.
- Пример формулировки докладной записки:
Работника вызывают из отпуска: порядок действий
Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.
В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.
Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.
Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год
Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.
Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Какие документы необходимо оформить
Отзывая своего сотрудника из отпуска, нужно оформить следующие документы:
— служебную записку от руководителя подразделения, где числится сотрудник; — согласие сотрудника на прерывание отпуска;
— приказ о прерывании отпуска, если сотрудник выразил добровольное согласие.
Кроме оформления указанных документов, потребуется внесение изменений в некоторые кадровые документы.
Служебная записка для обоснования вызова из отпуска
В служебной записке, которая обычно пишется на имя руководителя организации, предлагается отозвать сотрудника из отпуска и указывается причина. Причина отзыва из отпуска должна быть достаточно веской. Обстоятельства, при которых требуется прервать отпуск работника
Форма служебной записки составляется в произвольной форме. Руководитель организации на документе ставит свою резолюцию (согласен или возражает), ставит дату и подпись.
Получаем согласие сотрудника
После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сообщить работнику можно следующими способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте, а согласие лучше зафиксировать документально.
ст. 125 ТК РФ не содержит разъяснений в каком виде должно быть дано согласие на отзыв из отпуска. Как это сделать, организация должна решает самостоятельно.
Например, организация может письменно уведомить работника о своем решении отозвать его из отпуска.
Сотрудник, ознакомившись с таким уведомлением, либо отказывается от прерывания отпуска, либо соглашается, указывая при этом, как он намерен распорядиться оставшейся его частью.
Возможен и такой вариант. Организация в письменном виде к работнику не обращается, соответствующее уведомление не оформляется. Вызвать сотрудника на работу можно по телефону, телеграммой, электронным письмом, другим способом.
В таком случае свое согласие на досрочное прекращение отпуска работник выражает в собственноручном заявлении.
В нем же он указывает, как намерен догуливать дни, оставшиеся от отпуска, а также порядок расчетов с работодателем по излишне полученным выплатам.
Как быть с отпускными. Возможны два варианта: добровольное внесение в кассу организации излишне выплаченных сумм или их зачет в счет предстоящей заработной платы. Все это сотрудник может отразить либо непосредственно в уведомлении работодателя, либо в собственноручно написанном заявлении. Все зависит от того, как в организации принято документально оформлять отзывы из отпусков.
Оформляем приказ об отзыве сотрудника из отпуска
После получения письменного согласия сотрудника, нужно оформить приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.
Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку
После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков.
Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание».
В ней следует указать, что работник отозван из отпуска с его согласия, проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, причину отзыва.
Далее в графе 8 «Основание (документ)» необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска. В графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда в графике указывать ничего не нужно.
Информацию об отзыве из отпуска также необходимо внести в личную карточку работника — форму № Т-2 в раздел «Отпуск».
В графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию, а в графе 7 указать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника следует отразить количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.
Отметки в табеле учета рабочего времени
Дни пребывания работника в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени кодом «ОТ» или цифровым кодом 09.
Дни, в которые работник работал после отзыва из отпуска, отмечаем кодами «Я» или 01. Во второй строке проставляем количество отработанных часов.
Если работник поехал в командировку, используем коды «К» или 06 (служебная командировка).
Количество отработанных часов в период командировки не проставляется.
Пересчет отпускных
В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные за весь период отпуска выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска. При этом в случае отзыва сотрудника из отпуска сотруднику начисляется заработная плата в общем порядке.
Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял. В такой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных.
Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты, так как такого основания в статье 137 ТК РФ не предусмотрено.
- Организация может поступить следующим образом:
- — договориться с сотрудником, чтобы он вернул деньги в кассу;
- — оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.
- В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).
На практике существуют разные точки зрения на позицию необходимости перерасчета отпускных при отзыве сотрудника из отпуска. Но приоритетней позиция, в соответствии с которой отпускные должны быть перерасчитаны или удержаны с согласия сотрудника.
Это позволить избежать задвонеия выплат за один период (выплата заработной платы за рабочие дни и отпускных за дни отпуска).
В случае отзыва из отпуска и переноса его неиспользованной части на другое время отпускные должны быть пересчитаны. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время.
Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода. А за неиспользованные дни прерванного отпуска сотруднику будет начислена зарплата.
Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И, в током случае может быть два варианта действий:
1. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;
2. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.
Отзыв работника из отпуска по производственной необходимости — Компания «АПИ»
Работника можете отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска, если есть его согласие на это и он не относится к тем, кого нельзя отзывать из отпуска (например, запрет есть в отношении беременной, работников с вредными условиями труда). При этом конкретные причины, по которым возникла производственная необходимость отозвать работника из ежегодного отпуска, не важны (ч. 2, 3 ст. 125 ТК РФ).
Таких же правил советуем придерживаться, если есть необходимость отозвать работника из отпуска без сохранения заработной платы, который работнику предоставляется ежегодно. Например, когда нужно отозвать инвалида из отпуска за свой счет, который он взял на 60 календарных дней с учетом ч. 2 ст. 128 ТК РФ.
Как мы уже говорили, порядок документального оформления отзыва работника из ежегодного отпуска в связи с производственной необходимостью законом не определен.
На практике часто оформляют в произвольной форме уведомление работнику о необходимости прервать ежегодный отпуск и дать согласие на его отзыв из отпуска.
Оно необязательно — можете устно предложить работнику прервать отпуск.
Рекомендуем всегда оформлять письменно согласие работника на отзыв из отпуска. Если работник не против, то на практике он обычно пишет заявление (в произвольной форме), в котором, в частности, указывает: свои Ф.И.О., согласие на отзыв из отпуска, дату выхода на работу. Такой документ при необходимости подтвердит выполнение вами требований ч. 2 ст. 125 ТК РФ.
После того как вы получите согласие работника на его отзыв из ежегодного отпуска, советуем поступить так: оформите приказ на отзыв работника из отпуска, затем отразите отзыв из отпуска в графике отпусков и при необходимости в личной карточке работника.
При отзыве работника из ежегодного отпуска вы должны не использованные в связи с этим дни отпуска предоставить по выбору работника в удобное ему время в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год (если возможно перенести отпуск на следующий год) (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
- Выплата денежной компенсации работнику за отзыв в связи с производственной необходимостью из ежегодного отпуска законом не предусмотрена.
- Риски при отзыве работника из ежегодного отпуска по производственной необходимости
- В этом случае у вас возможны, в частности, следующие риски:
- по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за отзыв работника из ежегодного отпуска вопреки установленному законом запрету (например, если отзовете из ежегодного оплачиваемого отпуска беременную);
- материальная ответственность по ст. 237 ТК РФ в виде денежной компенсации морального вреда работнику — например, за отзыв работника из ежегодного отпуска вопреки его согласию.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюсГотовое решение: Как отозвать работника из ежегодного отпуска по производственной необходимости (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}
Отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью: как оформить
Иногда обстоятельства ставят работодателя в положение, когда необходимо вызвать на работу сотрудника, находящегося в очередном отпуске.
Имеет ли работодатель право на принудительное прерывание этого отпуска? Можно ли заставить сотрудника выйти на работу, если он не хочет этого? Каков порядок отзыва из отпуска по производственной необходимости? Предлагаем рассмотреть эти и другие вопросы в нашей статье.
Законные основания для отзыва из отпуска
Обстоятельства, требующие отзыва сотрудника из честно заработанного отпуска, возникают достаточно часто. Сами по себе причины, которые вынуждают работодателя на эту процедуру, могут быть различными, однако в любом случае они должны быть обоснованными и вескими. Чаще всего под формулировку «производственная необходимость» попадают следующие причины:
- временная нетрудоспособность коллеги сотрудника, ушедшего в отпуск, которого никем больше невозможно заменить кроме отпускника;
- проведение проверки ГИТ, налоговыми органами и другими контролирующими ведомствами;
- проведением процедуры инвентаризации имущества, требующей обязательного присутствия конкретного специалиста;
- сбои в работе компьютерных/информационных/коммуникационных систем, требующих вмешательства системного администратора;
- возникновение обстоятельств, имеющих форс-мажорный характер (аварии, стихийные бедствия, ЧС и тому подобное).
В отношении кого нельзя применять процедуру отзыва из отпуска?
Каждому работодателю должно быть известно, что вне зависимости от обстоятельств, отзывать из отпуска запрещается:
Требования ТК РФ к порядку проведения процедуры отзыва из отпуска
С чего начать работодателю, у которого возникла необходимость в привлечении к работе сотрудника, находящегося в отпуске? В данной ситуации уже определен четкий алгоритм действий, который нужно соблюсти работодателю.
Итак, нанимателю необходимо сделать следующее:
Оформить служебную записку
Этим вопросом занимается руководитель подразделения, в котором работает сотрудник. В служебной записке обязательно указывается на причину, в связи с которой сотрудника приходится отзывать из отпуска.
Готовая бумага обязательно подается на согласование к руководителю компании. Он ознакамливается с ней, проставляя на ней резолюцию (это может быть как отказ, так и согласие), а также указывает дату и проставляет роспись.
Вы можете составить этот документ в произвольной форме, используя образец служебки, подготовленный нашими экспертами:
Обратиться к сотруднику с просьбой выйти на работу
Так как у сотрудника есть полное право на то, чтобы отказаться от досрочного прекращения отдыха, логично, что для начала нужно получить от него ответ, оформив соответствующее предложение в официальной форме. Данная просьба обязательно должна быть оформлена документально. Это может быть сообщение, уведомление или любой другой документ, в котором указана причина отзыва, а также дата явки на работу.
Сотрудник имеет право на то, чтобы согласиться или отказаться от выхода на работу, отразив свое желание в уведомлении. Также стоит отметить, что согласие может быть оформлено и в виде отдельного документа. Целесообразнее всего, если работодатель заранее определит нюансы документооборота относительно данного вопроса в ЛНА учреждения.
После получения согласия от сотрудника, оформить приказ
В отношении этого документа не предусматривается никаких специальных форм, и компания может самостоятельно определять его содержание, соблюдая при этом положения ТК РФ.
В приказе аналогичным образом указывается на обстоятельства, послужившие причиной для вызова на работу отпускника, дата выхода на работу и период, в течение которого сотруднику предоставляется право на использование неотгулянных отпускных дней.
Внести изменения в личную карточку сотрудника и график отпусков
Из текста приказа очевидно, что отзывая сотрудника из отпуска, бухгалтер или кадровик обязаны внести изменения в график отпусков. Как это делается? В строчке, где содержится указание о прерывании отпуска, делаются следующие отметки:
- в графе 10 «Примечание» отмечается, какое количество отпускных дней перенесены на другой период времени;
- в графе 8 «Основание» указывается на соответствующий документ – приказ вместе с его номером и датой;
- в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» отражаются даты, на которые решено перенести неиспользованные отпускные дни.
Что касается табеля учета рабочего времени – в нем необходимо отметить дни нахождения сотрудника в отпуске. Для этого используются соответствующие коды «09» или «ОТ». В то время как рабочие дни (которые считаются уже после отзыва из отпуска отмечаются кодами «01» или «Я».
То, что сотрудник был отозван из отпуска, следует отразить и в его личной карточке. Для этого соответствующие данные о количестве фактически отгулянных отпускных дней указываются в 4 графе раздела 8. Вместе с этим в графе 7 «Основание» указываются реквизиты двух приказов – «Об отпуске» и «Об отзыве».
Скачать образец личной карточки: отзыв из отпуска
| Пересчитайте отпускные и откорректируйте суммы по налогами и страховым взносам. Бухгалтера нередко сомневаются, можно ли отозвать сотрудника из отпуска и при этом не перерасчитывать отпускные? Очевидно, что вызывая сотрудника из отпуска на работу, он не отгуляет положенное количество дней. Однако до этого отпускнику были начислены отпускные, расчет которых был основан на графике отпусков, а деньги были получены сотрудником еще до начала отпуска. Обычно, средства выплачиваются не позднее 3 дней до момента выхода в отпуск, как это устанавливает ТК РФ. Как мы понимаем, в этом случае обойтись без перерасчета отпускных не удастся. | Почему это важно: когда сотрудником будут востребованы оставшиеся дни отпуска, расчет отпускных будет производиться на основании другого расчетного периода. В перерасчете нет ничего сложного. Для этого сумма среднего заработка, на основании которой начислялись первоначальные отпускные, следует умножить на количество неиспользованных отпускных дней. Получившаяся при этом простом расчете сумма и должны быть удержана у сотрудника. |
Отметим, что это не единственный вариант перерасчета. В целом, при согласии сотрудника с получившейся итоговой разницей между «старой» и «новой» суммой отпускных можно поступить двумя способами: зачесть в счет зарплаты или договориться о возврате денег в кассу сотрудником.
Дополнительный нюанс: компенсация по ТК РФ, расчет НДФЛ и взносы
Допустим, что работодатель отзывает сотрудника из отпуска, чтобы тот явился на работу, и работник отвечает на это согласием. Так как это происходит по инициативе нанимателя, он может компенсировать подчиненному расходы на проезд (особенно в случаях, когда отпускник находится на отдыхе за границей), дабы хоть как-то уменьшить негативные впечатления от прерванного отпуска.
Будет ли подобная компенсация подпадать под обложение НДФЛ?
На данный счет Минфин выражает свою позицию таким образом: так как сотрудник добровольно соглашается не прерывание отпуска и досрочный выход на работу, то вся стоимость оплаченных от места отдыха до работы попадает под обложение НДФЛ.
И хотя сотрудник выразил свое согласие на отзыв из отпуска, в его возвращении на работу все же больше заинтересован непосредственно работодатель. Поэтому, можно говорить о том, что у сотрудника нет в этом плане никакой экономической выгоды.
Очевидно, что если бы его не отозвали из отпуска, то он не понес бы расходов на покупку билетов на проезд.
В действительности по факту это выглядит так: сначала сотрудник тратит свои собственные деньги, а затем работодатель возмещает ему понесенные затраты, в итоге все возвращается в первоначальное состояние (будто сотрудник и не был вызван из отпуска).
Если посмотреть на ситуацию именно с этой стороны, то возвращенные/компенсированные сотруднику средства никак нельзя назвать доходом, что не дает права применять к этим денежным средствам обложение НДФЛ.
Однако понятно, что отказаться от начисления НДФЛ и взносов со стоимости проезда способны лишь те работодатели, которые готовы на судебные споры с налоговыми органами.
Подводим итоги
Множество обстоятельств могут вынудить работодателя отозвать подчиненного из отпуска и у работодателя есть законное право на то чтобы отозвать сотрудника из отпуска, но, не требуя, а предлагая выйти на работу. Без согласия работника заставить его прервать отдых нельзя.
Если сотрудник отказывается от выхода на работу, то он имеет полное право на то, чтобы не объяснять и не обосновывать причины, в связи с которыми он принял такое решение.
Если же сторонам удалось договориться и подчиненный пошел навстречу работодателю, дав свое согласие, то отзыв из отпуска должен быть произведен с соблюдением всех требований ТК РФ.
Если же работодатель нарушит процедуру «вывода» сотрудника из отпуска (такое происходит, когда от сотрудника не было получено письменное согласие, а только устное, или работодатель не издал приказ об отзыве), а вышедший досрочно из отпуска подчиненный совершит проступок, то у работодателя не будет никаких законных оснований на то, чтобы применить к нему соответствующие меры дисциплинарного воздействия. Даже если работодатель применит дисциплинарное взыскание (любого вида), его легко можно будет оспорить, ведь официально «нарушитель» находился в отпуске.
Важно помнить, что желание сотрудника продолжить отпуск, вне зависимости от тех или иных обстоятельств, которые требуют от него явки на работу, не может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Таким образом, вызываемый на работу отпускник может не опасаться наказания со стороны начальства.
Источник: «Юридическая азбука»