Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

Книга должна иметь формат А-4.
Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Журнал должен быть подписан лично руководителем.
Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

Прошивают слева на полях журнала.
Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

Подпись в трудовой книжке при увольнении

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

Крепко затянуть нити.
Завернуть на край обложки.
Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
Получить подпись руководителя на нем.
Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

Идентификационный номер.
Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.

Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

Сургуч и оттиск.
Номерная пломба пленочного типа.
Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

Растопить сургуч.
Вылить его на место постановки пломбы.
Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.

Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала.

Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

Данные о руководителе.
Реквизиты компании.
Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)}
трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации}
вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения.

Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек.

В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

размер листка – 4×}5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)}
на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)}
указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

правила оформления ведения трудовых книжек}
бланк книги учета}
Трудовой кодекс России}
документы предприятия}
бланки трудовых книжек}
печать (штамп) предприятия}
трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.

Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.

Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Заполнить книгу учета бумажных трудовых | СБИС Помощь

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.

На заметку!

Книгу учета трудовых книжек нужно хранить в сейфе.

Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве на работу

В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию.
Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
В графе 10 ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Выдача книжки при увольнении

В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 — расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в 12 и 13 графах книги учета соответственно указываются:

дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т.к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности.

Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек. Это важный документ, который хранится у работодателя весь период работы гражданина в конкретном учреждении.

С момента зачисления человека в штат вся ответственность за трудовую книжку переходит на организацию в лице кадрового специалиста.

Трудовая книжка должна храниться в специальном шкафу/сейфе, в который имеет доступ только ответственный сотрудник. Перед отправкой на хранение документ работника нужно внести в особый реестр, который принято называть «Книга учета и движения трудовых книжек».

В журнале указывается информация о дате поступления трудовой в организацию и любые изменения, внесенные в трудовой документ.

Но эти данные не могут быть доступны посторонним лицам, которые могут умышленно внести незаконные правки или полностью удалить информацию.

Поэтому приняты общие правила оформления книги – она должна быть прошита или опломбирована с соблюдением законных требований («Правила ведения и хранения ТК», принятые Правительством в 2003 году № 225, пункты с 40 по 45).

Книга для учета трудовых книжек – это отдельный журнал, в который не должна вноситься информация, не имеющая отношения к трудовой. Нужно купить соответствующую форму в канцелярском магазине. Особое внимание уделите обложке будущего журнала. Чем она плотнее, тем дольше сохранится внешний вид.

Правила прошивки

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Кадровик должен пронумеровать все страницы будущей книги, чтобы в дальнейшем не было возможности удалить лист незаметно.

Дальше необходимо сделать отверстия для продевания нити. Используют дырокол или шило. Выбор зависит от предпочтений кадровика. Особых требований к количеству отверстий для прошивки нет. Можно сделать три или два прокола. Но они должны быть на левых полях книги и расположены на расстоянии 3 см друг от друга. Остается только прошить правильно все страницы и зафиксировать концы нитей.

Для прошивки отмеряется необходимая длина шнура, нити, шпагата. В дырки протягивается нить в несколько этапов, чтобы получилась плотная стяжка обложки и листов. Важно, чтобы концы нити оказались сзади журнала и были заведены внутрь за обложку, где завязывается крепкий узел и остаются кончики, которые нужно опечатать.

Пломбирование прошивки

Чтобы опломбировать книгу учета трудовых книжек, нужно подготовить чистый лист (размером 4 на 5 см), пломбу и клей. Листок нельзя заполнять информацией, пока он не будет наклеен на концы нитей.

Прошивка должна быть опломбирована. Может использоваться сургучная печать или пломба. При использовании печати ее оттиск должен попасть на бумажную наклейку, концы нитей и обложку журнала. Пломба наносится только на концы нитей.

Дальше кадровик вручную указывает на наклейке количество страниц в документе цифрами и прописью. На этом процедура прошивки книги завершена. Остается правильно заполнить титульный лист и внести информацию о трудовых книжках всех сотрудников.

Оформление титульного листа

Титульный лист журнала заполняет кадровик или другой ответственный сотрудник, которого назначает директор организации специальным приказом.

В титульном листе должна содержаться следующая информация:

Наименование организации, если нормативно-правовая форма регистрации – юридическое лицо, и данные предпринимателя, если зарегистрировано ИП.
Дата начала ведения учета трудовых книжек и предполагаемая дата окончания (обычно добавляется 50 лет к начальной дате). Конечная дата соответствует сроку хранения документации в кадровой службе и в архиве.

Чтобы не допустить ошибок в оформление обложки книги и ее прошивке, можно посмотреть готовый образец. Сотрудник, пришедший на смену прежнему кадровику, по окончании одного журнала может использовать его как образец для оформления новой книги (продолжения).

Как заполнить внутренние листы документа

Трудовые книжки сотрудникам выдаются на первом месте работы, и они сопровождают человека на протяжении всей трудовой деятельности. Приход и уход документа, любые корректировки должны быть занесены в книгу учета на предприятии.

Данные заносит кадровик и несет ответственность за их достоверность и сохранность. Для правильного ведения журнала кадровику необходимо ориентироваться на Трудовой кодекс РФ, правила оформления. Регистрируются трудовые, переданные работником при поступлении на работу и те, что были выданы впервые в организации, в одном журнале учета в календарной последовательности.

При увольнении работника ему выдается трудовая книжка и регистрируется дата выдачи документа с подтверждением подписью увольняющегося.

Если в организации большое количество сотрудников или постоянная текучка кадров, специалисту придется делать много записей, книга учета может закончиться. Тогда необходимо завести новый журнал, совершив обязательную нумерацию страниц, прошивку и опломбирование в соответствии с требованием законодательства.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть у каждого предпринимателя, если заключен даже один договор с наемным сотрудником.

Отсутствие или неправильное оформление, неверная прошивка грозят санкциями в отношении работодателя.

Трудовые книжки относятся к документам повышенной отчетности, поэтому и к журналу их учета предъявляются соответствующие требования, хотя жестких регламентов не устанавливается.

Как прошить журнал учета трудовых книжек образец. uristtop.ru

Главная / Трудовое право / Управление персоналом / Кадровый учет

Опубликовано: 05.08.2016

Время на чтение: 8 мин

Бухгалтерский учет с нуля | Страница 1 | Онлайн-библиотека

2410
Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.
В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство
Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
Инструкция по прошивке
Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью
Опломбирование книги учета Инструкция по опломбированию книги учета

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Задать вопрос

Нормы закона

Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение.

Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

Книга должна иметь формат А-4.
Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

Журнал должен быть подписан лично руководителем.
Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
Книга должна быть прошита и опломбирована.

Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2020-2020

Для целей пломбирования журналов учета могут подойти любые пломбировочные устройства, соответствующие требованиям ГОСТ 31282-2004.

Наибольшую популярность получили пломбы-наклейки с индикацией вскрытия и портативные пломбираторы для свинцовых или пластиковых пломб.

В любом случае важно помнить, что для признания журнала учета опломбированным номер пломбы должен быть вписан в соответствующую графу журнала.

Оформлять журнал учета трудовых книжек, работать с ним и иметь доступ к нему должен ограниченный круг сотрудников.

Как правило, приказом руководителя в организации назначается ответственное за ведение журнала учета трудовых книжек лицо, а также сотрудник, замещающий его во время отсутствия.

В больших организациях ответственным обычно назначают начальника отдела кадров, в организациях с небольшим штатом его функции может исполнять секретарь или бухгалтер.