Отдел закупок на предприятии: в чем заключается его работа и какие обязанности возлагаются на руководителя? функции, задачи и цели

В должностные обязанности директора по снабжению обычно входит сразу несколько пунктов — нужно контролировать затраты на обеспечение предприятия всем необходимым, наладить работу с другими компаниями, вести переговоры для улучшения условий с поставщиками и еще несколько функций.

Изучив несколько десятков предложений от компаний с разными зарплатами, мы выяснили, что в термин «директор по снабжению» и в его должностную инструкцию бизнесмены часто вкладывают разные значения.

Так, в небольшой компании до 100 человек это может быть специалист, отвечающий за производственные потоки в предприятии. В среднем бизнесе такой топ-менеджер может руководить несколькими отделами и сочетать в себе функции как снабжения, так и закупок.

Давайте разбираться в усредненном функционале.

Чем закупки отличаются от снабжения

В этих двух понятиях обычно заключается путаница — какие функции есть у отдела снабжения, а какие у управления закупок. Фактически это одно и то же, какой-то профессиональной классификации нет. Но есть условное разделение, которое можно заметить в крупных компаниях:

Закупки — это процесс получения материала, необходимого для производства конечной продукции, которая будет реализована.
Снабжение — это обеспечение запаса, которое нужно для функционирования всего предприятия.

Исходя из этих объяснений, можно предположить, что закупки это скорее коммерческая, а снабжение — административная функция. Но деление формальное, поэтому нужно рассматривать каждый конкретный случай, учитывая внутренние документы и должностные инструкции в компании.

Что должен знать руководитель снабженцев

В требованиях к директору по снабжению обычно есть такие пункты:

Знание методов разработки прогнозных планов материально-технического обеспечения.
Норм расходования сырья в сферах функционирования компании.
Постановлений и других нормативных актов, имеющих влияние на деятельность отдела снабжения в данной конкретной сфере деятельности бизнеса.
Экономики производства.
Стандартов перевозки и хранения сырья, которое используется на предприятии.
Норм документооборота, принятых в сфере.
Также понимание, как функционирует система логистики и хранения.
Знание основных информационных технологий, оптимизирующих деятельность отдела снабжения.
Правил и норм, необходимых для деятельности на руководящей должности.

Кроме того, в требованиях часто значится и опыт работы — общий в снабжении не менее пяти лет и профильный в сфере деятельности компании на уровне руководителя или заместителя не менее трех лет.

Функции и обязанности директора по снабжению

В должностных функциях топа-снабженца часто встречаются несколько пунктов:

Нужно понимать, какие ресурсы нужны компании сейчас, а какие в будущем.
Разобраться, как они будут храниться и как будут поступать в нужные подразделения.
Контролировать их расходование, определить должные лица, которые будут нести материальную ответственность.
Оптимизировать процессы и затраты на снабжение.

Проще говоря, в обязанности директора по снабжению входит изучение потребностей компании и их обеспечение. Соответственно, в зависимости от размера бизнеса, руководитель будет управлять или несколькими сотрудниками, или сразу несколькими отделами, занимаясь только стратегическим менеджментом.

Структура сегмента снабжения

Чтобы понять, как обстоят дела в компании с точки зрения снабжения, нужно учесть сразу несколько факторов:

Тип производства компании.
Сфера ее деятельности.
Объем ресурсов, которые задействованы в обороте организации.
Количество сотрудников.
Географическое расположение точек получения сырья, его переработки и зоны конечной реализации.
Ассортимент и географию поставок.

Если вы только планируете реализовать себя в роли директора по снабжению, уточняйте, входит в ли в зону ответственности управление всеми складскими мощностями, как реализовано взаимодействие с системой логистики, есть ли иностранные закупки и контакты с таможенными оформлением — все это может стать сюрпризом на будущей должности.

Вот условная структура сегмента снабжения в средней компании. Вам придется руководить:

Отделом закупок — менеджерами, которые заключают договора, участвуют в тендерах, анализируют рынок и ищут лучшие предложения.
Отделом транспорта — в зависимости от структуры компании, снабжение может управлять передвижениям только тех ресурсов, которые нужны для административного обеспечения предприятия. Или же вовсе замещать службу логистики.
Административным отделом — «диспетчерские», которые отвечают за микро-менеджмент в снабжении.
Таможенным отделом — если есть такая нужда. Причем отдел может быть как в подчинении у директора по снабжению, так и в правовом департаменте.
Складским отделом — управление запасами, контроль за неснижаемыми остатками, перераспределение ресурсов и их учет.

Чем придется заниматься директору лично

В списке прямых обязанностях руководителя сферы снабжения есть как привычные любому менеджеру строчки, так и уникальные. Вот универсальный список:

Разработать систему мотивации и KPI для подчиненных. Эффективный руководитель также создаст матрицу персонала с распределением по компетенциям и прогнозом по росту.
Проанализировать и утвердить план расходов на содержание и перераспределение ресурсов.
Анализировать ситуацию в компании, прогнозировать спрос.
Разобраться с остатками запаса, понять, что считать неликвидом и что с ним делать.
Создать страховой запас, настроить систему его распределение и пополнения.
Построить полную структуру закупочного цикла и снабжения.
Оптимизировать время исполнения заказов, внедрить современные информационные технологии для взаимодействия с другими управлениями компании.

Основные проблемы у современных директоров по снабжению возникают в двух случаях — когда необходимо взаимодействовать с другими отделами и построить единую систему анализа запасов.

На нашем курсе «Директор по снабжению» мы рассказываем про три модели службы снабжения — функциональную, операционную и объектную.

Сравниваем преимущества и недостатки, находим ключевые отличия — выбор верной модели в сочетании с ABC и XYZ анализами решает проблему с запасами.

Для отработки взаимодействия проводим специальный практикум по матрицам. Тренируемся в общении с основными поздравлениями компании — маркетингом, логистикой, продажами и финансами.

Переговоры как отдельная функция руководителя

Эффективный директор по снабжению — это не просто администратор производства. Это топ-менеджер, который оптимизирует систему снабжения и сокращает расходы, в том числе с помощью поиска новых поставщиков.

Чтобы решать такие задачи, нужно быть мастером переговоров. Как минимум, разбираться в переговорных стилях, знать, когда использовать принуждение и убеждение, а когда ориентироваться на восприятие и эмоции.

Нужно понимать, что подготовка — это большая часть успеха переговоров. Если директор знает сильные и слабые стороны поставщика, нужно уметь воспользоваться этим знанием. При этом не сводить все к цене — чуть более дорогой, но при этом ответственный поставщик для компании часто ценнее, чем дешевый, но проблемный.

На нашем курсе для директоров по снабжению переговорам посвящен целый модуль. Вы узнаете все тонкости деловых коммуникаций, разберетесь в стилях «уличной драки» и «Гарвардского подхода», отработаете основные ситуации, с которыми сталкиваются директора в средних и крупных компаниях.

Главный плюс такого курса — преподаватели-практики. Так, на занятиях вы узнаете не просто теорию, но и негласные правила, которых сейчас придерживаются закупщики и поставщики на встречах. Если вы знаете такие нюансы, получить желаемую должность и полностью раскрыть на ней свой потенциал будет легче.

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам (2021-2022)

Должностная инструкция специалиста по закупкам предназначена для определения круга обязанностей сотрудника, а также специфики его взаимодействия с коллективом и руководством.

В этом документе закреплены ключевые аспекты должности: от прав и ответственности до взаимоотношений с коллегами.

Составление должностной инструкции требует скрупулезного методичного подхода, каждый пункт должен быть прописан с учетом специфики конкретного предприятия.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции специалиста по закупкам .doc

Образец должностной инструкции специалиста по закупкам

Главной задачей специалиста по закупкам является организация процесса своевременной закупки необходимых товаров организации товаров.
Специалист по закупкам принимается на должность и освобождается от неё приказом директора компании или начальника коммерческого отдела.
Специалист по закупкам подчиняется руководителю коммерческого отдела.
На время отсутствия сотрудника его должностные функции выполняет другой сотрудник коммерческого отдела, о чем издается соответствующий приказ.

Специалист по закупкам обязан соответствовать следующим квалификационным требованиям:

законченное высшее образование по экономическому профилю;
хороший уровень владения английским языком, необходимым для ведения деловой переписки;
стаж работы в сфере закупок от двух лет.

Специалист по закупкам обязан иметь знания в следующих областях:

нормативно-правовых акты, регулирующие процедуры закупок;
составление документальной отчетности по закупкам;
деловая переписка, в том числе — с иностранными контрагентами;
особенности ценообразования по сезонам и товарным группам;
отслеживание рыночных тенденций в сфере своей компетенции;
составление и оформление договоров;
отслеживание качества закупаемых товаров;
сравнение и мониторинг поставщиков и условий поставок;
нахождение альтернативных поставщиков;
использование оргтехники, компьютерного оборудования и программного обеспечения.

Специалист по закупкам руководствуется:

нормативно-правовыми актами РФ;
внутренними документами компании;
разделами данной инструкции.

2. Функции

К числу должностных функций специалиста по закупкам относятся:

Организация процессов закупки товаров соответствующих торговых групп.
Построение долгосрочных и взаимовыгодных отношений с поставщиками.
Проведение поиска альтернатив по условиям и поставщикам, и проведение переговоров с потенциальными поставщиками.
Отслеживание предлагаемых поставщиками скидок и организация действий по их получению.
Мониторинг рыночной ситуации в разделе соответствующих своему рабочему профилю товаров и их групп.
Выполнение планов по количеству и качеству закупаемых товаров.
Мониторинг ситуации по продажам товаров в своей сфере ответственности во взаимодействии с менеджерами по продажам.
Предварительный сбор предложений по закупкам от соответствующих сотрудников компании.
Подготовка и организация документооборота в компании по соответствующим направлениям закупочной деятельности.
Минимизация негативных последствия для компании в случае возникновения конфликтных ситуаций с поставщиками.
Отслеживание платежных и иных документов по договорам с поставщиками, а также с другими контрагентами, принимающими участие в поставках соответствующих товаров.
Мониторинг своевременной оплаты закупок.
Наблюдение за своевременностью поступления товаров на склад.
Организация работы по возврату товаров в случае их несоответствия оговоренным характеристикам или по другим, учтенным в договорах, причинам.
Осуществление перевода иностранной корреспонденции для сотрудников компании в случаях, предусмотренных документацией компании.
Периодическое составление аналитических обзоров по товарам и закупкам в рамках своей сферы ответственности.

3. Ответственность

За ненадлежащее выполнение своих рабочих обязанностей специалист может привлекаться к ответственности на следующих основаниях:

В случае причинения своими действиями материального ущерба, — в границах, определенных соответствующими разделами законодательства.
В случае совершения правонарушения в процессе выполнения своих обязанностей, — в границах, определенных соответствующим законодательством.
За нарушение правил конфиденциальности и разглашение сведений третьим лицам, — в соответствии с разделами трудового законодательства и правилами компании.
За ненадлежащее исполнение функций и иные должностные и дисциплинарные проступки — в пределах, определенных трудовым законодательством и уставом предприятия.

4. Права

Специалист по закупкам располагает правами:

Требовать и получать от работников компании информацию, необходимую для качественного выполнения своей работы.
Требовать от руководителя коммерческого отдела создания условий, необходимых для эффективного выполнения возложенных на него задач.
Вносить предложения по оптимизации процессов закупок.
Ставить свою подпись в документах в сфере своей компетенции.
Принимать участие в совещаниях, где обсуждаются вопросы по закупочной деятельности.
Знакомиться с корпоративными документами в сфере закупок.
Представлять интересы компании в процессе взаимодействия с поставщиками.
Получать льготы и вознаграждения на основании трудового законодательства и соответствующих корпоративных документов.

5. Должностные связи

Специалист по закупкам взаимодействует:

С начальником коммерческого отдела — для получения необходимых данных и инструкций.
С менеджерами по продажам — для получения информации по продажам, запасам, товарам в пути, прогнозам и планам сбыта соответствующих товаров.
С сотрудниками бухгалтерии — для отслеживания платежных поручений и другой документации по сделкам с поставщиками.
С работниками технического отдела — по вопросам настройки и обновления компьютерной техники и программного обеспечения.

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Принципы составления инструкции

Поскольку действующее законодательство не предусматривает единую форму должностной инструкции, компании располагают широким спектром вариантов её составлению. Однако есть формальные стандарты, по которым в инструкцию включают четыре основных раздела, при необходимости добавляя к ним несколько (1-3) дополнительных пунктов.

Типовые разделы:

Общий раздел.
Функции.
Права.
Ответственность.

К обозначенным разделам можно добавить и те, которые описывают должностные связи или, например, условия труда.

Инструкция распечатывается на корпоративном бланке. Её оформление стандартно: в правом верхнем углу помещаются данные компании и её директора, по центру указывается наименование инструкции, в нижней части оставляют место для подписи работника и её расшифровки, а также подписей иных лиц, если того требуют правила документооборота компании.

Общий раздел

Типовой раздел, посвященный описанию квалификационных требований к сотруднику, и содержащий информацию о том, кому сотрудник подотчётен.

Функции

В разделе прописываются те обязанности, которые возлагаются на сотрудника в первую очередь. К составлению их списка стоит подойти с максимальной ответственностью, дабы не перегрузить специалиста второстепенными задачами. Кроме того, важно учесть сферу деятельности компании и вытекающие из нее особенности работы закупщика.

Во многих компаниях работают целые штаты специалистов по закупкам. В этом случае важно четко отделить функции одного специалиста от другого, чтобы не возникли путаница и дублирование обязанностей.

Ответственность

Раздел посвящен описанию оснований, на которых специалист может привлекаться к ответственности. Здесь прописываются пункты ответственности в общей форме, а конкретные аспекты ответственности определяются в ходе юридического разбирательства.

Права

В разделе, помимо перечисления типовых прав, важно обозначить и специфические права, которые возникают ввиду особенностей закупочной деятельности в конкретной компании. Так, если предприятия ведут закупки по ВЭД или на основании ФЗ №44, то и права специалистов в них могут сильно отличаться.

Должностные связи

Дополнительный раздел, крайне важный для должностной инструкции специалиста по закупкам. В процессе своей рабочей деятельности сотрудник должен взаимодействовать с менеджерами по продажам, бухгалтерами, а также другими сотрудниками и клиентами. Именно поэтому в данном разделе необходимо четко описать с кем, на каких основаниях и по каким аспектам должен взаимодействовать работник.

Инструкция приобретает юридическую значимость после подписания ее бланка сотрудником и руководителем компании. В зависимости от требований конкретной организации, может быть добавлена дополнительная подпись уполномоченного контролирующего работника, к примеру, начальника кадрового отдела. Печать компании в ДИ ставить не обязательно.

Скачать документна сайте Ассистентус

Как выстроить управление закупками в компании

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта.

Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности.

В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок.

Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар.

Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

анализ рынка цен на сырье;
приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
контроль качества закупок;
непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
поиск новых партнеров;
организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость.

Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела.

Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие.

Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании.

И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Отдел закупок. Цели. Задачи. Обязанности. Мотивация

На любом предприятии существует система закупок. Управляет ими ответственное лицо или специальный отдел.

Если компания не большая, приобретением тех или иных предметов может заниматься непосредственно владелец бизнеса.

Как правило, на крупных предприятиях обязанность по закупкам возложена на подразделение, которое рассчитывает регулярные затраты, находит поставщиков и заключает с ними соглашения на поставку.

Чем занимает отдел закупок

Отдел закупок – это структурное подразделение предприятия, которое занимается приобретением предметов, необходимых для осуществления деятельности предприятия. Зачастую в перечень покупок входят:

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс

сырье и материалы;
топливо;
запасные части;
предметы, необходимые для работы административного персонала;
канцелярия, расходные материалы;
оплата коммунальных услуг;
другие предметы, необходимые для слаженной работы компании.

Управление закупками – это еще одно важное назначение отдела. Именно от того, насколько подразделение рационально распределяет ресурсы, зависит объем производства, себестоимость готовой продукции, и соответственно, доходность компании.

Цели и задачи отдела закупок

В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.

Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:

Цели отдела закупок	Задачи отдела закупок
Цели	Средства достижения цели	Задачи	Инструменты для выполнения задачи
Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией	Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками	Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора	Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений
Поддержание хорошей оборачиваемости активов	Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов	Обеспечение бесперебойных поставок товаров	Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов
Обеспечение своевременной доставки объектов закупок	Контроль сбора, упаковки и отправки товаров	Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками	Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных
Ведение учета закупок	Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы	Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета	Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы

Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.

Важно! Если работники отдела закупок не могут обеспечить достижение целей и выполнение задач, их необходимо направить на переобучение. В крайнем случае, можно нанять более квалифицированный персонал.

Модели закупочной системы

Деятельность отдела закупок ведется по двум основным моделям: от поставщика и через посредника. В первом случае все поставки осуществляются напрямую от компании, с которой подразделение заключило соглашение. Работа через посредника предполагает организацию специального сортировочного подразделения, куда будут поступать предметы закупок.

Функции отдела закупок

Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:

Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров. Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.
Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.
Обеспечение контроля процесса закупок. Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.
Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.
Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.

Важно! Полный перечень функций, возлагаемых на отдел закупок, отражается в нормативно-правовой документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Обязанности работников отдела закупок

Основные обязанности работников отдела закупок прописываются в трудовом договоре. Однако здесь можно найти лишь обобщенные положения. Полный перечень содержится в должностной инструкции и напрямую зависит от деятельности предприятия. Среди основных задач менеджера по закупкам можно выделить следующие обязанности:

заключение соглашений с поставщиками;
проведение переговоров;
поиск партнеров, готовых работать на взаимовыгодных условиях;
проверка качества продукции;
сверка доставленного объема и ассортимента товаров с содержанием заказа;
обеспечение бесперебойных поставок и другие обязанности.

Надо отметить, что невыполнение возложенных на менеджера по закупкам обязанностей говорит о его слабой квалификации. Тогда рекомендуется его переобучить либо перевести на другую должность с меньшей долей ответственности.

Мотивация отдела закупок

Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:

Критерий	Что показывает критерий	Предмет мотивации
Торговая наценка на приобретаемые предметы	Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация.	Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат.
Оборачиваемость активов	Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы	Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе.
План закупок	Правильность распределения ресурсов компании	Оптимизация системы планирования.
Нормативы МПЗ	Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек	Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат

Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.

KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок

KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы.

Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.

Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:

повышение мотивации сотрудников;
постановка целей для работников фирмы;
ведение постоянного учета, анализа и контроля;
повышение уровня квалификации персонала;
снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
увеличение производительности труда.

В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:

Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.

Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:

Показатель	Формула	Расшифровка формулы	Стандарт
Взаимосвязь фактического ассортимента и плана	Аф / Ап * 100	Аф – ассортимент фактический; Ап – ассортимент плановый	100% (+ — 10)
Оборачиваемость	ОП / О	ОП – фактический объем продаж; О – остатки на дату расчета за установленный период	Более 1
Рентабельность	ЧП / Д	ЧП – чистая прибыль; Д — доход	0,5
Доля нереализованных товаров	Дз / Дн * 100	Дз – доля закупленных товаров; Дн – доля нереализованной продукции	100
Выполнение плана	ОПф / ОПп * 100	ОПф – объем продаж фактический; ОПп – объем продаж плановый	Коэффициент: 50% — 0; 80% — 0,5; 100% — 1; 120% — 1,5

Также показатели KPI могут оцениваться в процентах от выполнения плана.

Пример оценки

В марте 2021 года установлен план для отдела продаж:

ассортимент – 100 видов;
объем продаж – 4,5 млн. руб.;
остатки продукции – 0,6 млн. руб.
чистый доход – 6,9 млн. руб.;
доход – 7,5 млн. руб.;
объем закупок – 1,3 млн. руб.

При оценке эффективности работы отдела продаж были использованы фактические показатели:

ассортимент – 95 видов;
объем продаж – 3,8 млн. руб.;
остатки продукции – 0,9 млн. руб.
чистый доход – 5,4 млн. руб.;
доход – 6,8 млн. руб.;
объем закупок – 1,6 млн. руб.

Рассчитаем взаимосвязь фактического ассортимента с планом 95 / 100 * 100 = 95%. Результат находится в переделах нормы.

Найдем коэффициент оборачиваемости: 3,8 млн. руб. / 0,9 млн. руб. = 4,2. Показатель больше единицы, что говорит о хорошей оборачиваемости продукции.

Определим рентабельность: 5,4 млн. руб. / 6,8 млн. руб. = 0,8.

Найдем долю нереализованных товаров: 1,6 млн. руб. / 0,9 млн. руб. * 100 = 56% продукции не использовано.

Рассчитаем коэффициент выполнения плана: 3,8 млн. руб. / 4,5 млн. руб. = 84,4%, что соответствует 0,5.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: KPI отдела закупок отдел закупок чем занимается отдел закупок

Вам также может понравиться