Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Нормы закона
Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.
Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.
Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:
- Книга должна иметь формат А-4.
- Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
- Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
- Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.
Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:
- Журнал должен быть подписан лично руководителем.
- Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
- Книга должна быть прошита и опломбирована.
Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.
Все, что нужно знать о прошивке журнала
Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.
Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.
Способы проверки трудовой книжки на подлинность
При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.
Материалы для прошивки
Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:
- Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
- Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
- Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
- Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.
Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса этот участок нитки обязательно срезать.
Порядок прошивания
Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:
- Прошивают слева на полях журнала.
- Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
- Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
- Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
- Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
- Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.
Порядок и правила хранения трудовых книжек в организации
После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.
Оформления листа для закрепления ниток
Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:
- Крепко затянуть нити.
- Завернуть на край обложки.
- Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.
Оформление бланка для приклеивания:
- Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
- Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
- Получить подпись руководителя на нем.
- Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
- Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.
Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.
Пломбировка
Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента – перекрыть возможность вмешательства в записи.
Типы пломб
Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.
Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.
Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:
- Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
- Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
- Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.
Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.
Реквизиты пломбы
Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:
- Идентификационный номер.
- Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
- Иметь защиту от доступа путем силового удержания.
Исправление записи в трудовой книжке, если ошибка в дате
Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.
Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.
Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.
Порядок пломбировки
Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:
- Сургуч и оттиск.
- Номерная пломба пленочного типа.
- Другая удобная пломба.
Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.
Порядок:
- Растопить сургуч.
- Вылить его на место постановки пломбы.
- Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
- Дать остыть.
Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.
Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.
Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала.
Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.
Лица, которые отвечают за журнал
За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер. Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов. Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:
- Данные о руководителе.
- Реквизиты компании.
- Точное количество и состав передаваемых документов.
Вывод
Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Правила ведения журнала учета движения трудовых книжек
Каждый работодатель, будь то руководитель организации или индивидуальный предприниматель, должен вести строгий учет и правильное хранение документов, которые обусловлены деятельностью служащего персонала. Эта обязанность подтверждена законом: соответствующие положения содержатся в Правилах по оформлению и ведению документооборота, и Инструкции по делопроизводству. Следовательно, нанимателю необходимо знать порядок заполнения книги учета.
Журнал учета трудовых книжек: характеристика документа
Принимая человека на вакантную должность, и оформляя договор, работодатель заполняет имеющуюся у того книжку по труду или открывает новую. После внесения соответствующей записи он отправляет данный формуляр на хранение.
Но поскольку штат во многих учреждениях исчисляется десятками, а иногда сотнями или тысячами сотрудников, обеспечить сохранность и отследить движение документа становится сложным.
Для четкой организации делопроизводства предписано использовать специальный реестр.
Роль в организации трудового процесса
Указанным выше реестром является книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – особый вид печатного издания формата А4, позволяющий фиксировать поступление каждой единицы документа, обеспечивая детальный и прозрачный учет. В ней должны регистрироваться все формуляры, принятые от сотрудников при устройстве на работу или открытые впервые. Здесь же фиксируется их выдача в случае расторжения договора и увольнения персонала.
Внимание! Книга имеет стандартную форму, которая утверждена Положением №3 Постановления Минтруда РФ за № 69 от 10. 10. 2003. На ее станицах отображается вся информация о внутренних перемещениях данных документов.
Книга должна заполняться и храниться в административной службе организации (компании), занимающейся приемом и увольнением персонала, сюда относятся такие подразделения: бухгалтерия, отдел кадров, секретариат. Вести документ и своевременно вносить данные обязано должностное лицо. Оно же отвечает за прием, учет, выдачу и сохранность трудовых книжек.
В последние годы довольно часто учет сотрудников в различных организациях и компаниях ведется в электронном виде. Не составляет исключения и книга движения трудовых. Ее страницы разрабатываются в формате Ворда или эксел, что удобно для внесения информации. Чиновники не имеют возражений, тем более, что в 2002 году был принят Федеральный закон об электронной подписи.
Содержание журнала
Согласно предписаниям, книгу учета следует заполнять только в двух случаях – во время приема на работу или увольнения. Поэтому ее часто называют «журнал регистрации трудовых книжек». Документ содержит тринадцать граф, обязательных к заполнению. Необходимыми являются сведения:
- порядковый номер внесенной записи;
дата трудоустройства сотрудника;- личные данные и сведения об образовании;
- должность, на которую принят сотрудник;
- название подразделения или службы, куда определен новый человек;
- реквизиты основания приема на работу (распоряжения, приказа);
- подпись и данные лица, ответственного за введение информации.
дата трудоустройства сотрудника;Для ведения учета следует использовать книгу в твердом переплете, так она дольше сохранится. Один том может быть действительным несколько лет, а не именно один отчетный период. Срок зависит от того, как быстро заполнятся все страницы регистра.
Особенности ведения документа
Грамотное ведение журнала и корректное внесение данных указывает на то, что должностное лицо досконально изучило порядок его заполнения. Согласно положениям, в него необходимо записывать трудовые книжки:
- переданные в отдел кадров при оформлении на работу;
- только что оформленные, поскольку трудоустройство является первичным;
- вкладыши, которые выдаются после окончания места в основном формуляре.
Поскольку регистр содержит 13 граф, то следует знать правила их заполнения. Прежде всего, в наличии обязательно должен быть титульный лист. Он позволяет идентифицировать организацию и дату открытия документа. На нам указывается название учреждения или ИП, день, месяц и год начала (а после окончания и прекращения действия) журнала.
Правила внесения данных
Типовой образец книги учета закреплен специальным Постановлением за № 69 от 10-102003, унифицированную форму можно скачать на любом сайте. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует знать, как правильно заполнять все имеющиеся колонки.
| 1 | Предназначена для оформления нумерации. Числа отображаются в хронологическом порядке. |
| 2-4 | Отведены для введения числа, месяца и года приема на работу, внесения записи в имеющуюся трудовую книжку или открытия новой (также и вкладыша). Эти даты редко совпадают, поскольку данные о поступлении вводиться в течение недели (пяти дней) с момента устройства на работу. |
| 5 | Отражает Ф.И.О. владельца формуляра. |
| 6 | Предназначена для введения серии и номера документа. |
| 7 | Содержит сведения об образовании, специальности и занимаемой должности сотрудника. |
| 8 | Отводится для введения информации о структурном подразделении, в которое трудоустроился человек. |
| 9 | Отображает основание (приказ, распоряжение) приема на вакантную позицию и его реквизиты. |
| 10 | Содержит подпись ответственного специалиста, который внес сведения в трудовую и принял ее на хранение. |
| 11 | Предназначена для внесения данных о размере оплаты за новый формуляр или вкладыш в него (в рублевом эквиваленте). |
| Последние столбцы | Отображают данные о движениях документов уволившихся сотрудников: дату внесения записи в трудовую и ее выдачи, подпись владельца о получении книжки. |
Пример оформления
Действующая форма книги учета трудовых и вкладышей утверждена специальным Постановлением в 2003 году. Если на предприятии ранее она велась в произвольном виде, то ее необходимо закрыть.
С этой целью нужно сделать последнюю запись, которая отражает причину прекращения использования, количество трудовых официально зарегистрированных сотрудников.
После этого отправить ее на хранение, а тем временем оформить новый журнал, заполнять который будет нужно по представленному ниже образцу.
Лицо, ответственное за ведение
Внесение сведений в журнал учета трудовых книжек является ответственной процедурой, поэтому ее выполнение поручается одному из сотрудников отдела кадров (чаще всего, начальнику). Данная обязанность указывается в трудовом договоре или прилагающейся к нему инструкции.
При отсутствии кадровой службы, обычно в небольшой компании с ограниченным штатом персонала, эту работу может выполнять представитель иного подразделения, которое занимается приемом и увольнением служащих, например, бухгалтер или секретарь.
Назначение ответственного лица проводится Приказом руководителя, который составляется в свободной форме.
Важно знать! Если данный человек по каким-либо причинам не может больше вести журнал учета трудовых книжек, директор учреждения выбирает другого сотрудника. В обязательном порядке оформляется акт приема-передачи, в котором отражается точное количество внесенных формуляров и их фактический состав. Бланк должны заверить оба участника: сотрудник, сдавший свои , и лицо, принявшее их.
Характерные ошибки и способы их устранения
В процессе заполнения журнала необходимо соблюдать аккуратность и внимательность. Но так как человек не машина, то вполне вероятно, что он способен допустить ошибку (описку).
Поскольку такие ситуации в нормативных актах не отражены, то исправления в журнале осуществляются на основании общего порядка. Его придерживаются при возникновении аналогичных случаев в делопроизводстве.
По правовому статусу действительными считаются два способа корректировки регистров бухгалтерского учета, однако в рамках ведении одной книги, следует выбрать определенный вариант исправления ошибок.
- Уполномоченный сотрудник зачеркивает неверные данные одной сплошной линией, рядом ставит отметку «исправленному верить», дату и свою подпись.
- Данные не перечеркиваются, но ниже в пустой строчке вписывается формулировка «запись № … считать недействительной». В следующем ряду вводится верная информация, которая визируется с указанием ФИО и должности работника, внесшего поправки.
Уполномоченный сотрудник зачеркивает неверные данные одной сплошной линией, рядом ставит отметку «исправленному верить», дату и свою подпись.Категорически запрещается применять корректор, который полностью маскирует неверный текст, ластик, перечеркивать или исправлять букву (цифру). Должностное лицо обязано использовать только разрешенные методы изменения данных.
Прошивка и опломбирование журнала
Прежде чем начинать пользоваться книгой, ее следует привести в надлежащий вид. Все листы необходимо собрать вместе, пронумеровать и надежно соединить. Прошивать их нужно в следующей последовательности.
- Проделать в журнале два или четыре отверстия. Для этого использовать шило или офисный дырокол.
- Протянуть сквозь них прочную нить в несколько сложений или тонкий шнурок. Скрепить узелком на задней стороне книги.
- Поверх нитей наклеить специальный стикер который должен маскировать узел. На нем нужно отобразить подпись руководителя, и от руки написать сведения о количестве страниц, указанные прописью и в цифрах.
- Сверху поставить печать организации (компании). Она должна охватывать обложку и стикер.
Книгу следует опломбировывать или заливать сургучной печатью. Она должна правильно располагаться, то есть захватывать узелок, концы шнурка, часть листа и обложки. Вместо сургуча можно использовать пломбу. Последняя представляет собой устройство одноразового действия, позволяющее защитить журнал от несанкционированного доступа к содержащейся в нем информации.
Совет! Для обеспечения сохранности данных книгу нужно «одеть» в твердый переплет. Эти требования четко зафиксированы в п. 41 Правил, поэтому их несоблюдение может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.
Правила хранения документа
Журнал движения трудовых книжек является обычным сводом данных и ничем не отличается от других видов аналогичной документации.
Он нужен для упорядочивания работы с формулярами и определения степени ответственности при утере их или вкладышей. Вместе с тем, в заполненном виде он должен храниться не менее 50 лет.
В течение данного периода времени по имеющимся в нем записям можно легко найти или восстановить интересующий документ.
Хранить регистр следует так же, как и другие документы, подпадающие в категорию бланков строгой отчетности. Для этой цели отводится место, где он не сможет потеряться, испортиться или быть украден. Идеальным считается сейф или шкаф, запирающийся на ключ. Доступ к нему должен быть максимально ограничен.
Приобретение журнала учета трудовых книжек
Книга учета должна быть в наличии у каждой организации или компании, приобрести ее обязаны сотрудники кадровой службы по распоряжению руководителя учреждения. Унифицированную форму можно заказать в типографии или распечатать копии в неограниченном количестве экземпляров (тогда их нужно сшивать вручную и отдавать в переплет).
Купить же данный вид печатной продукции можно в магазинах офисных или канцелярских принадлежностей, на специализированных сайтах.
Как правило, она отличается высоким качеством, что облегчает работу и обеспечивает длительную сохранность.
На интернет порталах можно заказать журналы с уже готовым опечатыванием и шнуровкой, пронумерованными страницами тонкой прозрачной обложкой из ПВХ. Стоимость одной единицы товара может варьировать в диапазоне от 50 до 110 рублей.
Отсутствие журнала или неправильное ведение: меры ответственности
Книга движения трудовых книжек должна храниться у работника, который ее ведет и заполняет. Ее отсутствие считается грубым нарушением законодательства.
- для предпринимателей и должностных лиц – от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организации или крупной компании – от 30 до 50 тысяч руб.
Если подобные нарушения будут выявлены при повторной проверке, наказание станет более суровым, а сумма взыскания увеличится:
- должностные лица – штраф в 10-20 тыс. руб. и дисквалификация на срок 1-3 года.
- частные предприниматели – выплата суммы в указанном выше размере;
- организации – 50-70 тысяч рублей.
С учетом вышесказанного следует понимать серьезность нарушения и контролировать письменное ведение документооборота с соблюдением правил заполнения журнала.
Заключение
Журнал учета и выдачи трудовых книжек является важным документом, поэтому необходимо правильно и, главное, своевременно его заполнять.
Данная процедура не требует от сотрудников ОК глубоких знаний трудового законодательства. Следует лишь соблюдать порядок регистрации формуляров, правильно и без сокращений вносить сведения о работниках.
При отсутствии свободного места на страницах, его нужно сразу заменить новым.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.
Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.
В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
- составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
- оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
- облачить журнал в жесткий переплет;
- пронумеровать по возрастающей;
- прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
- в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);
- в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
- колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
- столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
- столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
- столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
- столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
- колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
- графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
- колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк книги учета трудовых книжек и вкладышей в них в .doc
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
- перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
- оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
- на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
- полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Журнал учета трудовых книжек – правила хранения и заполнения
Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.
Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.
Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.
Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.
Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.
Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.
Заполнение
Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:
- 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
- 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
- в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
- 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
- в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
- 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
- 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
- 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
- в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
- в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.
При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.
В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).
В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.
Опломбирование
Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.
Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.
Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.
Оформление
Журнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц.
Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.
На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен.
Так же на нее ставится роспись работника – кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками.
Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.
Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.
Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату.
Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен.
Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др.
Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления? Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий.
На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?
Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.
постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 1. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе 2.
Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.
Требования к оформлению
Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.
Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы.
В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.
2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.
В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».
Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало 6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.
Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например,…