Трудовой договор дистанционного работника — образец и правила оформления

Как оформить документы с удаленными сотрудниками

1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.

Чтобы не попасть на штрафы

Новые виды удаленной работы

Теперь по закону дистанционная работа делится на три вида.

Новые виды удаленной работы

Теперь по закону дистанционная работа делится на три вида.

Постоянная
Вне офиса в течение всего срока трудового договора.
1

Временная
По соглашению сторон непрерывно на срок до полугода.
2

Периодическая (комбинированная)
Можно чередовать работу в офисе и дома.
3

В исключительных случаях, таких как пандемия, работодатель может временно отправить сотрудников на удаленную работу без их согласия (разберем подробнее в последнем разделе статьи). При этом компания обязана сохранить стационарное рабочее место и вернуть сотрудника в офис, когда условия для удаленки перестанут действовать.

Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.

Теперь такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.

Как обмениваться документами

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

•трудовые договоры,

• допсоглашения,• договоры о материальной ответственности,• ученические договоры.

Как обмениваться документами

•трудовые договоры,

• допсоглашения,• договоры о материальной ответственности,• ученические договоры.

Как регулировать рабочее время и отдых

Как регулировать рабочее время и отдых

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса. Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.Больше всего споров вызвал пункт о праве удаленного сотрудника быть не на связи. В ТК это прописали фразой: «Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время». Это значит, что, если руководитель беспокоит работника после официального окончания рабочего дня, потраченное на общение время нужно оплачивать как сверхурочную работу. Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным удаленщикам придется оформлять командировку.

Больше всего споров вызвал пункт о праве удаленного сотрудника быть не на связи. В ТК это прописали фразой: «Время взаимодействия с работодателем включается в рабочее время». Это значит, что, если руководитель беспокоит работника после официального окончания рабочего дня, потраченное на общение время нужно оплачивать как сверхурочную работу.

Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Скидки до 50% на популярные тарифы

Лучшие акции и спецпредложения сервиса Работа.ру на одной странице

Как возмещать расходы сотрудников

Для удаленки работодатель должен предоставить сотруднику всё необходимое: компьютер, наушники, антивирус и VPN, дистанционный доступ к сети офиса и т. д.

По договоренности работник может использовать свое или арендованное оборудование — тогда компания обязана выплатить компенсацию за использование и возместить расходы.

Этот момент часто упускают при оформлении документов, и зря: работник может узнать о положенной компенсации и потребовать ее через трудовую инспекцию или суд.

Чтобы избежать этого, укажите размер и порядок выплат в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Как возмещать расходы сотрудников

Чтобы избежать этого, укажите размер и порядок выплат в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Не прописав порядок возмещения таких затрат, вы нарушаете трудовое законодательство даже в том случае, если сотрудник не требует компенсации. Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей это грозит штрафом от одной до пяти тысяч рублей, а для организаций — от 30 тысяч до 50 тысяч.

До 2021 года работодатели могли сами определять основания для увольнения удаленных сотрудников — например, за не вовремя сданную работу. Теперь условия четко определены законом и самописные правила не действуют.

Зато помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) вы можете уволить удаленщика еще по двум причинам:

За что можно уволить сотрудника на удаленке

Зато помимо общих оснований (по соглашению сторон и т. п.) вы можете уволить удаленщика еще по двум причинам:

Сотрудник на удаленке не выходит на связь два рабочих дня подряд (можно установить более длительный срок). До увольнения нужно запросить у работника письменное объяснение. Если причина «прогула» окажется уважительной, уволить сотрудника будет нельзя.

Сотрудник на постоянной удаленке переехал в другую местность, из-за чего не может трудиться на прежних условиях. Фактически это будет не увольнение, а расторжение трудового договора из-за возникших обстоятельств. Но если по документам работу можно выполнять из любого места, такое основание для увольнения действовать не будет.

Что такое вынужденная удаленка

В законе прописали исключительные случаи, когда компании обязаны временно перевести персонал на дистанционную работу. Это нужно сделать, когда:

Что такое вынужденная удаленка

Решение о переводе на удаленку принял орган государственной власти или местного самоуправления.

Здоровье или нормальные жизненные условия населения находятся под угрозой.

Сам факт исключительных обстоятельств должна подтвердить федеральная власть или органы местного самоуправления. Собственно, так и произошло с пандемией коронавируса.Для перехода на вынужденную удаленку хватит локального нормативного акта, составленного с учетом мнения профсоюза. Опишите в акте причину, срок перевода, список работников, которые пойдут на удаленку, порядок выдачи им оборудования или компенсации расходов, способы взаимодействия. Компания при этом должна научить сотрудников пользоваться оборудованием и ПО, если с этим есть сложности.

Если дистанционная работа невозможна — такая ситуация, например, в ресторанном и строительном бизнесе, — компания обязана оплатить простой по независящим от сторон причинам. За время, пока работник не выполняет свои обязанности, нужно компенсировать не менее 2/3 тарифной ставки или оклада.

СберПодбор: бесплатная CRM для рекрутеровСэкономьте до 30% времени на обработку кандидатов• Анализируйте воронку подбора• Создайте единую базу резюме без дублей•Контролируйте эффективность

Есть что сказать по теме? Напишите нам.

Нажимая на кнопку, вы даете Согласие на обработку персональных данных, принимаете Правила и условия Соглашения об условиях использования сайта rabota.ru

Как правильно оформить дистанционного работника с 2021 года

Прежде чем принять на работу дистанционного сотрудника или перевести действующего работника на удаленку, учтите особенности дистанционной работы и изменения с 2021 года.

Существует два способа работы сотрудника вне офиса:

надомная работа;
дистанционная работа.

К дистанционной или удаленной работе относят работу, которую сотрудник выполняет с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, и сетей связи общего пользования:

вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности;
вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

На удаленных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства, работа осуществляется на основании трудового договора на постоянной основе либо временно (ч. 3 ст. 312.1 ТК). У трудовых отношений с такими сотрудниками есть свои особенности, которые регулирует:

глава 49.1 ТК;
Закон от 06.11.2011 № 63-ФЗ, который описывает порядок получения электронной подписи и обмена электронными документами между сотрудником и работодателем.

Варианты дистанционной работы

С 1 января 2021 года в ТК предусмотрено четыре варианта работы в удаленном режиме.

Вариант В чем суть

Постоянно	Сотрудник всегда трудится вне офиса в течение всего срока действия трудового договора
Временно	Сотрудник временно непрерывно работает вне офиса, но такой период не может превышать шесть месяцев
Периодически	Сотрудник чередует периоды работы вне офиса и в офисе
Временно по инициативе работодателя в исключительных случаях	Сотрудник временно работает вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной перевода (решение властей, эпидемия и другие исключительные случаи)

Как принять на работу удаленного сотрудника

По общим правилам от дистанционного сотрудника нужно получить пакет документов, подписать трудовой договор и оформить отношения как с обычным сотрудником.

С 1 января 2021 года внесены изменения и поправки в регулирование труда дистанционных сотрудников (Закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Общие правила не распространяются на экстренный перевод на удаленку действующего сотрудника (ст. 312.9 ТК). Например, по решению властей, при эпидемии и других исключительных случаях, которые угрожают жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части.

Общие правила

По общим правилам дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник.

Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме (ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Далее отношения оформите по установленному трудовому законодательству, с соблюдением требований статьи 68 ТК. А именно:

оформите трудовой договор;
издайте приказ о приеме на работу;
заведите личную карточку;
внесите запись в бумажную трудовую книжку, если на этом настаивает сотрудник.

До заключения трудового договора работодатель должен ознакомить сотрудника с локальными актами организации. Например, Правилами трудового распорядка, положением о премировании и т. п.

Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.

2 ТК, статьи 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Прежде чем оформлять отношения с дистанционным сотрудником, внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка или принять локальный нормативный акт, например положении о дистанционной работе, где пропишите основные правила работы дистанционных сотрудников, а именно:

режим рабочего времени дистанционных сотрудников;
продолжительность или периодичность временной дистанционной работы;
порядок и условия выхода дистанционного сотрудника на работу по инициативе работодателя и сотрудника;
порядок предоставления отпусков дистанционным сотрудникам;
порядок и сроки подачи отчетов о проделанной работе;
дополнительные обязанности по охране труда;
другие условия.

Когда будет необходимо изменить ряд условий локального нормативного акта, это можно сделать в одностороннем порядке – через приказ руководителя.

Если требований к режиму работы нет, сотрудник вправе определить его по своему усмотрению. Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем нужно включать в рабочее время. Если сотрудник трудится дистанционно, то данный факт не может быть основанием для снижения зарплаты (ст. 312.5 ТК).

Больше информации вы найдете в онлайн-справочной Системе Кадры.

Трудовой договор с дистанционным сотрудником| Список документов необходимых для оформления сотрудника на удаленку

Фактически год (с января 2021 года) как официально работают новые правила удаленной работы. Карантинные меры в связи с коронавирусом власти то ослабляют, то снова усиливают, а чтобы не приостанавливать производственный процесс многие, работодатели отправляют сотрудников на «дистанционку».

Такой вид работы в России уже узаконен. JCat.Работа расскажет, как составить трудовой договор для сотрудников на удаленке. Подскажем, какой пакет документов понадобится для оформления работника на дистанционную работу.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

В документе могут быть прописаны другие пункты исходя из специфики работы сотрудника. Трудовой договор по совместительству дистанционного работника составляют по такой же схеме, только режим работы будет другим.

Документы, необходимые для заключения трудового договора, от сотрудника для удаленной работы

Для заключения трудового договора о дистанционной работе предоставляется тот же перечень документов, что при обычном оформлении на работу (статья 65 ТК РФ):

паспорт либо другой удостоверяющий личность документ;
трудовая книжка (при ее наличии);
страховое свидетельство из ПФ (СНИЛС);
военный билет или справка о воинском учете;
диплом об образовании.

Оформиться на удаленку можно также дистанционно, направив работодателю сканированные копии с оригинальных документов через электронную почту. Такой способ узаконен статьей 312.2 законом №60-ФЗ. Только бумажную трудовую книжку отправляют по почте заказным письмом или приносят лично для заполнения информации о новом месте работы (при трудоустройстве).

Если есть электронная книжка, работодатель продолжает ее вести, при необходимости заявляет в Пенсионный фонд о новом сотруднике для открытия трудовой в электронном виде. Совсем не указывать на дистанционную деятельность в трудовой книжке нельзя.

Руководство организации, оформившее дистанционного работника, обязано со своей стороны отправить новому сотруднику следующие документы:

инструкцию о должностных обязанностях;
приказ о приеме на работу;
правила охраны труда;
трудовой договор (2 экземпляра, один из которых остается у работника).

Обмен этими документами также разрешен через интернет с использованием электронных подписей. Некоторые компании принимают обратно сканированные документы с подписями сотрудника. При проверках это будет считаться нарушением.

Если трудовой договор был подписан в электронном виде, руководство обязано отправить почтой бумажную версию документа: того требует статья 312.2 Трудового кодекса РФ.

Ресурсы, необходимые для работы

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.).

В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя.

Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.

Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.

В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.

С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.

Нужно ли указывать место работы дистанционного работника в трудовом договоре

Работника никто не обязывает указывать в трудовом договоре домашний адрес как основное место для выполнения своих обязанностей. Достаточно, чтобы в договоре было указано название организации и населенного пункта. С учетом интернет-возможностей сегодня работник может осуществлять свою трудовую деятельность дистанционно из любой точки мира.

Трудовой договор с дистанционным работником имеет такую же юридическую силу, что и трудовой договор при найме на работу по традиционной форме. И в случае нарушения прав стороны могут воспользоваться всеми законными способами для восстановления справедливости.

Следите за новостями с JCat.Работа, впереди еще много интересного!

Как оформить сотрудника на удалёнку

Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).

Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Особенно в новых пандемических реалиях. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.

Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест.

Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города.

Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.

На практике заключают разные договоры:

Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг). Но если в вашем случае есть признаки именно трудовых отношений, то это точно так же рискованно, как если бы сотрудник, оформленный по договору ГПХ, работал в вашем помещении. Мы подробно рассказывали про эти риски здесь.
Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и никак не прописано, что работа будет дистанционной. Чаще всего так бывает просто из-за нежелания вникать в нюансы оформления удалёнки. Но этот вариант не в пользу работодателя — вы не сможете использовать преимущества трудового договора о дистанционной работе.
Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).

Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.

«Такая форма занятости, как надомный труд, постепенно вымирает, потому что она была разработана давно и правовые нормы о ней не обновлялись, хотя до 2013 года это был единственный вариант для работодателя, который нанимал работников для работы вне офиса», — поясняет Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры».

Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.

О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?

Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.

Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул.

А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно.

Поэтому специальное условие будет очень кстати.

Например, одна компания указала в трудовом договоре с дистанционным работником такие основания расторжения: нарушение порядка и срока предоставления отчетов о проделанной работе, изменение стратегии развития работодателя из-за неудовлетворительных результатов деятельности работника. За эти нарушения она и уволила работника. Суд согласился с законностью увольнения (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2017 № 33-4427/2017).

Проще с охраной труда.

Дистанционный трудовой договор

12 апреля

5112

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Дистанционный работник и работодательне видят друг друга,отсюда сложность заключения трудового договора с дистанционщиком — вся процедура происходит удаленно.

В этой связи меняется весь порядок оформления, он происходит в электронном виде, следовательно, при оформлении договора с удаленным работником целесообразно использовать электронный документооборот.

А это подразумевает использование электронной подписи.

Теме ЭДО посвящен отдельный онлайн-курс Валентины Митрофановой.

Трудовой договор с дистанционным работником заключается при выполнении работ вне стационарного рабочего места.

Заключаентся он как в бумажном виде, так и в электронной форме — путем обмена между работодателем и сотрудником электронными документами с использованием обеими сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи ( работник может использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Для опытного специалиста кадровой службы не составит труда разобраться в тонкостях оформления документов удаленного сотрудника. Однако, если встретились затруднения, наш онлайн курс поможет сориентироваться в любых вопросах организации дистанционной работы.

В настоящее время есть три варианта оформления дистанционной работы:

постоянный трудовой договор или временный на срок до шести месяцев;
дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной или временной основе до шести месяцев, периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте можно чередовать.
временно по инициативе работодателя на основании приказа или ЛНА. Это условие возможно во время исключительных обстоятельств при возникновении угроз жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Также, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

О том, что изменилось в дистанционной работе после 1.01.2021, узнайте из нашего материала.

При оформлении сотрудника на дистанционный режим работыважно следующее — собирается ли работодатель обрабатывать сведения о нем в большем количестве, чем того требует закон. Законодательно обусловлены следующие цели обработки персональных данных:

оформление трудового договора;
ведение воинского учета;
налоговые отчетности и пр.

Если ПДн требуются в рамках этих норм, согласие при оформлении дистанционного сотрудника не требуется.

Если же личная информация о работнике нужна для других целей, например, внутренней статистики компании, — согласие на обработку необходимо.

Важно! Работник на дистанционке вправе передать согласие письменно, засвидетельствовав его собственноручно, или в виде электронного документа, удостоверенного электронной подписью (ЭП). Это право дает ч. 4 ст. 9 N 152-ФЗ.

Если работник на удаленке попадает под категорию, для которой существует прямая необходимость прохождения медосмотра, например, несовершеннолетние, — рекомендуем исполнить эту обязанность.

Однако дистанционная работа редко предполагает деятельность, требующую медицинского освидетельствования.

Кроме того, мы уже рассматривали обязанности работодателя по ОТ по отношению к удаленному сотруднику — проведение медосмотров в них не входит.

При заключении договора о дистанционной работе обязанность ознакомления нового сотрудника с внутренней документацией компании под роспись лежит на работодателе в соответствии со ст. 68 ТК. Имеются в виду:

правила внутреннего распорядка;
коллективные договоры;
другие акты предприятия, регламентирующие трудовую деятельность.

Иногда это бывает затруднительно, поскольку работник может пребывать в другом городе. Статья 312.2, ч.5 ТК разрешает дистанционное ознакомление — в виде электронных документов. Допускается использование ЭП.

В статье 65 ТК перечислены документы, которые соискатель должен предъявить работодателю для устройства на работу.

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

не нужно организовывать рабочее место;
не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

лично;
в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

лично под роспись;
через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Вебинары для кадровиков

Кадровое делопроизводство. Изменения. Электронные сертификаты Контур.Школы

Посмотреть расписание

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны.

В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени.

Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.
Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:
«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
_________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

программу Контур.Бухгалтерия;
___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________.

Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени.

Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре.

В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.

2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

по почте заказным письмом с уведомлением; или
в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа.

В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

Кадровое делопроизводство

Подготовка на соответствие профстандарту

Программа

Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.