Средняя оценка: 4.8
Количество голосов: 104
Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести 4.8 5 104 104
21 февраля 2020
Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю.
Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса.
Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.
Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг
Узнать подробнее
Что такое рабочее время по ТК РФ
Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.
Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.
Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.
Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.
Форма Т-13
Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.
В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.
Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго.
Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции.
Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.
Понятие режима рабочего времени
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Существуют следующие режимы рабочего времени:
- Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
- Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
- Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
- Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.
Свободный график удаленных сотрудников также необходимо зафиксировать в трудовом договоре
Виды учета рабочего времени
Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.
Узнать подробнее
Поденный учет
Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.
Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.
Понедельный
Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни.
Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени.
Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.
Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.
Суммированный
По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:
Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.
Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.
Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.
Методы учета
Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:
Суммированный учет рабочего времени в 2021 году: график, особенности, оплата труда, примеры расчета — Контур.Бухгалтерия
Рабочее время — это период, в течение которого работник должен заниматься трудовыми обязанностями, следуя правилам внутреннего распорядка и условиям трудового договора (ст. 91 ТК РФ).
А работодатель обязан фиксировать время, которое отработано сотрудником фактически.
Часто организации нужно установить для сотрудников специальный график и привязать к нему оплату труда, для этого применяется суммированный учет рабочего времени.
Виды учета рабочего времени
Рабочее время можно учитывать разными способами, в зависимости от специфики работы.
Главная цель разных способов учета рабочего времени — обеспечить нормальную продолжительность рабочей недели (месяца, года).
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Для этого рабочее время учитывают: поденно, понедельно или суммированно.
При поденном учете считается, что продолжительность ежедневной смены одинаковая. Самый частый вариант: 8 часов работы в день для 40-часовой рабочей недели. Тогда работа сверх этой нормы признается сверхурочной в любом случае, даже если работник таким образом пытается компенсировать недоработку предыдущего дня.
При понедельном учете важно соблюдать продолжительность рабочего времени в течение недели.
Обычный вариант — 40-часовая рабочая неделя, для некоторых категорий сотрудников устанавливается более короткая рабочая неделя.
В разные дни недели сотрудник может отрабатывать разное количество часов, но в сумме недельная норма должна соблюдаться. Понедельный учет подходит для гибкого графика или сменного режима.
Суммированный учет вводится при производственной необходимости:
- если работы организованы вахтовым методом;
- при гибком графике;
- при многосменном режиме;
- при круглосуточной работе.
Суммированный учет можно ввести по всей организации или для некоторых сотрудников, а также при выполнении некоторых видов работ. Правила введения суммированного учета прописаны в ст. 104 ТК РФ.
Особенности суммированного учета рабочего времени
Если на предприятии вводится суммированный учет рабочего времени, то для этого вводится специальный рабочий график. Прежде всего устанавливается период, внутри которого будет учитываться рабочее время.
Чаще всего этот учетный период связан с производственным циклом предприятия и может быть любым: неделя, месяц, квартал или полугодие, но не больше года.
А для сотрудников предприятий с опасными или вредными условиями труда учетный период не должен превышать три месяца.
Также нужно установить норму рабочих часов за учетный период. Она не должна превышать нормальное число рабочих часов. Следует ориентироваться на норму 40 рабочих часов в неделю (или меньше, для некоторых категорий сотрудников), согласно ст. 91, 92 и 94 ТК РФ. В течение учетного периода все переработки должны быть компенсированы за счет недоработок.
При подсчете рабочего времени учитываются только те дни, которые сотрудник фактически отработал. Исключаются периоды любых отпусков, больничных, дни медобследования или донорские дни и т.д.
Пример расчета рабочих часов при суммированном учете
В организации принят суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. Часть сотрудников работает посменно, а часть — при обычной 5-дневной неделе продолжительностью 40 часов с двумя выходными.
Для них число рабочих дней по месяцам распределяется таким образом: в апреле 2021 — 22 дня, в мае — 19 дней, в июне — 21. Итого 62 рабочих дня, из них два предпраздничных дня сокращены на один час — это 30 апреля и 11 июня.
Во втором квартале норма рабочего времени будет составлять: 62 × 8 – 2 часа = 494 часов при 40-часовой рабочей неделе.
Оплата труда при суммированном учете
При суммированном учете организация оплачивает работу так, как считает для себя целесообразным. Можно установить часовые тарифные ставки или ввести должностные оклады.
Размеры выплат прописываются в коллективном договоре или Положении об оплате труда. Оклад прикрепляется к той норме времени, которую сотрудник должен отработать в учетный период.
В таком случае переработки будут означать рост зарплаты.
Когда человек отработал по графику за месяц все свои дни, он получает свой оклад и недоработки не возникает. По окончании учетного периода смотрите только переработку — ее оплачивайте в повышенном размере.
Фиксированная тарифная ставка очень удобна при суммированном учете. Начисление зарплаты в таком случае делается по простой формуле: Отработанные часы × Тарифная ставка.
Пример применения фиксированной ставки
В компании введен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц. Сотрудник работает по часовой тарифной ставке 200 рублей. Он работает на сменном графике по 14 часов 2 дня через 2. За месяц он отработал 14 рабочих смен, итого 196 часов. Заработная плата за месяц составит 196 × 200 = 39 200 рублей.
Командировки при суммированном учете
Если сотрудник был в командировке в течение отчетного периода, нужно уменьшить его норму рабочего времени.
По стандартным правилам норму уменьшают при отсутствии сотрудника на работе, например во время болезни или отпуска. Однако в период командировки сотрудник все же выполняет свои обязанности, хоть и находится не в месте постоянной работы. По мнению Минтруда норму уменьшать все-таки надо, так как фактически сотрудник отсутствует на рабочем месте.
Вместе с тем время командировки не нужно учитывать при подсчете фактически отработанного времени для сравнения его с нормой. Это объясняется тем, что в периоде командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, но не выплачивается зарплата.
Суммированный учет при сверхурочной работе
Суммированный учет предприятия вводят чаще всего в том случае, когда не могут предложить сотрудникам 8-часовой рабочий день без переработок. Например, курьер службы доставки пиццы может работать 12-14 часов в день.
Тогда предприятие организует посменный режим, чтобы компенсировать переработки в одни дни отдыхом в другие дни. Но даже при таком режиме сотрудники иногда работают сверхурочно.
Тогда за переработки они получают доплату, которая рассчитывается по итогам учетного периода.
Переработку считайте по итогам установленного учетного периода. Может получиться так, что в предпраздничный день сотрудник отработал на час больше остальных, а по итогам всего учетного периода его отработанные часы вписались в норму. В таком случае сверхурочных не будет. Это главная особенность суммированного учета.
Первые два часа переработки должны оплачиваться не менее чем в полуторном размере, а дальнейшие часы переработки — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). Это гарантии ТК РФ, но организация может предлагать и большее вознаграждение за сверхурочную работу. Вместо выплат сотруднику можно предложить отдых на то количество часов или дней, которые он переработал.
В трудовом кодексе четко не указано, как рассчитывать сверхурочные при переработке.
Если переработка составила, например, 10 часов в месяц, рекомендуем оплатить первые два часа по коэффициенту 1,5, а остальные 8 — по коэффициенту 2.
Некоторые работодатели предпочитают разбивать часы переработки по сменам и использовать ставку 1,5 для большего количества часов. Суды с этим, как правило, не соглашаются.
Если рабочий день совпадает с праздничным, и это происходит в соответствии с установленным графиком рабочего времени, то этот день оплачивается обычным образом.
Если же работа в праздник не входила в норму рабочего времени по графику и является переработкой, то оплата за этот день должна быть минимум вдвое больше, чем в простой день (ст. 153 ТК РФ).
По желанию работника вместо денежной компенсации он может взять другой день отдыха.
Существуют ограничения по сверхурочной работе: например, нельзя превышать 4 часа переработки в двух рабочих днях подряд, а годовой предел переработки составляет 120 часов (ст. 99 ТК РФ).
Пример оплаты сверхурочной работы
На предприятии установлен суммированный учет рабочего времени и фиксированная ставка оплаты труда 200 рублей в час. Сотрудник в течение мая 2021 года отработал 160 часов, из них сверхурочно — 8 часов.
Предприятие следует ТК РФ и первые два часа переработки оплачивает в полуторном размере, а последующие часы — в двойном.
По фиксированной ставке рассчитаем оплату за отработанные по нормативу часы:
- (160 – 8) × 200 = 30 400 рублей
- Первые два часа переработки: 2 × 200 × 1,5 = 600 рублей.
- Последующие часы переработки: (8 – 2) × 200 × 2 = 2 400 рублей.
- Итого сотрудник получит оплату: 30 400 + 600 + 2 400= 33 400 рублей.
Оформление суммарного учета на производстве
Организация должна разработать и утвердить график работы сотрудников, для которых введен суммированный учет. График утверждается приказом руководителя, сотрудники знакомятся с графиком по правилам внутреннего распорядка.
Нужно понимать, что если график не установлен, то по закону сотрудник должен работать согласно общему рабочему режиму, который принят в организации. И тогда часы, которые он отработал сверх предусмотренной общей нормы, считаются переработкой, которая должна оплачиваться в соответствии с Трудовым кодексом.
Учитывайте рабочее время в онлайн-сервисе Контур.Бухгалтерия: он подходит для всех видов учета рабочего времени. В Контур.Бухгалтерии легко начислять зарплату, вести бухучет, платить налоги и отправлять отчетность.
Попробовать бесплатно
Вопрос недели: трудовой договор с условием о сменном графике работы
Вопрос: Необходимы конкретные примеры применения на практике, примеры формулировок в трудовых договорах при ведении суммированного учета и сменного графика, в частности, условий об оплате.
Сообщаю Вам следующее:
Представленный материал содержит примеры формулировок для трудовых договоров при введении суммированного учета и сменного графика. Формы трудового договора (образец заполнения) и дополнительного соглашения к трудовому договору о переходе на сменный график (образец заполнения) прилагаются к ответу отдельным файлом.
- Документы КонсультантПлюс для ознакомления:
- Документ 1
- Как составить трудовой договор с условием о сменном графике работы
- Какие стандартные условия должен содержать трудовой договор со сменным графиком работы
Включите в трудовой договор те же стандартные условия, которые характерны для других трудовых договоров: в частности, место работы, условия оплаты труда, условия труда на рабочем месте, а также другие обязательные сведения и условия (ч. 1, 2 ст. 57 ТК РФ).
Обратите внимание, что в числе обязательных условий трудового договора нужно также прописать условие о режиме рабочего времени и времени отдыха, если он отличается от общеустановленного в вашей организации (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
Все эти условия должны быть в вашем договоре, даже если вы микропредприятие. Разница лишь в форме, по которой вы составляете договор. У микропредприятия она своя. Об этом мы расскажем ниже.
- Как прописать режим рабочего времени и времени отдыха в трудовом договоре со сменным графиком работы
В трудовом договоре пропишите следующие элементы режима рабочего времени и времени отдыха (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 1 ст. 104, ст. ст. 107, 108 ТК РФ):
Учтите, несмотря на то что при сменном режиме обязательно составляется график сменности, который обычно включает все элементы режима работы и отдыха, это не снимает с вас обязанности прописать их в трудовом договоре. Также пропишите в нем, что работник трудится по графику сменности (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103 ТК РФ).
А если сменный режим прописан в правилах внутреннего трудового распорядка (например, он установлен для всего подразделения), то в трудовом договоре достаточно указать реквизиты правил в актуальной редакции, а режим подробно не прописывать. Можете также прописать порядок утверждения графика сменности и ознакомления с ним работников. Это следует из ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 2 ст. 103, ч. 4 ст. 189 ТК РФ.
Исключение — если вы микропредприятие и отказались в том числе от графиков сменности и правил внутреннего трудового распорядка. Тогда всю информацию, которая должна быть в этих документах, отразите в тексте типовой формы трудового договора (ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК РФ).
Пример условия о режиме рабочего времени и времени отдыха
Работнику устанавливается двухсменный режим работы:
- 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями;
- рабочие дни — с понедельника по пятницу, выходные дни — суббота, воскресенье;
- работа в первую либо во вторую смену в соответствии с графиком сменности, который утверждается приказом Генерального директора и доводится до сведения Работника не позднее чем за один месяц до введения его в действие;
- продолжительность работы в первую смену — 8 часов.
Время начала — 06.00, время окончания — 14.30. Перерыв для отдыха и питания — 30 мин. в период с 10.00 до 10.30, который в рабочее время не включается и оплате не подлежит;
- продолжительность работы во вторую смену — 8 часов.
Время начала — 14.30, время окончания — 23.00. Перерыв для отдыха и питания — 30 мин. в период с 18.30 до 19.00, который в рабочее время не включается и оплате не подлежит.
Пример условия о режиме работы с отсылкой к Правилам внутреннего трудового распорядка
Суммированный учет: разбираем нюансы
Если вы работаете в строительно-монтажной организации, на транспорте, на производственном предприятии или предприятии общественного питания, в магазине розничной торговли, АЗС, аптеке, фитнес-клубе, в индустрии развлечений или в компании с круглосуточным режимом работы, то прекрасно знаете о том, что выполнить все задачи, стоящие перед вашей организацией, за «отведенные» Трудовым кодексом РФ 8 часов в день и 40 часов в неделю невозможно. Как же поступить в таких условиях? Закон предлагает выход — ввести суммированный учет рабочего времени. Порядок ведения такого учета и оплата труда сотрудников вызывают на практике немало вопросов. Ответы на них — в нашей статье.
Часть 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В зависимости от специфики работы в организации можно вести поденный, понедельный или суммированный учет рабочего времени.
Обратите внимание! Суммированный учет — это специальный порядок распределения и учета рабочего времени и времени отдыха, основанный на графиках работы (графиках сменности)
В случаях когда в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность работы за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). При этом учетный период не может превышать одного года.
Сфера применения
Суммированный учет может быть установлен как для работников, работающих в условиях нормальной продолжительности рабочего времени, так и для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, а также для работников, которым установлено сокращенное рабочее время. Как правило, суммированный учет применяется при сменной работе или при режиме гибкого рабочего времени.
При этом следует учитывать, что в обязательном порядке суммированный учет рабочего времени применяется только при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ).
Норма рабочего времени и учетный период
Важно! При суммированном учете в пределах выбранного учетного периода общая продолжительность рабочего времени не должна превышать нормального числа рабочих часов для этого периода
Особенность суммированного учета состоит в том, что допускается отклонение продолжительности рабочего времени в сутки и в течение недели от той, что установлена для данной категории работников.
При этом переработка в одни дни (недели) «погашается» недоработкой в другие дни (недели) с тем, чтобы в пределах выбранного учетного периода общая продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов для этого периода у соответствующей категории работников (ч. 1 и 2 ст. 104 ТК РФ).
При этом выполнение нормы труда — отработка нормального числа рабочих часов — обеспечивается не за неделю, а за более длительное время — учетный период.
В отдельных структурных подразделениях нашей организации в следующем году будет вводиться суммированный учет рабочего времени. Что необходимо сделать в первую очередь?
Сложные вопросы суммированного учета рабочего времени
Все сложнее работодателю соответствовать требованиям рынка, ожиданиям мобильных клиентов в рамках нормальной продолжительности рабочего времени и восьмичасового рабочего дня.
Все больше организаций вынуждены менять продолжительность рабочего времени и режимы работы работников, чтобы не только выполнить пожелания клиентов, но и обеспечить гибкое реагирование на тенденции рынка труда определенных специальностей.
Рассмотрим один из способов реагирования – суммированный учет рабочего времени.
1. Что такое суммированный учет рабочего времени
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.
2001 № 197-ФЗ определяет в статье 104 понятие «суммированный учет рабочего времени» как период, в течение которого работодатель может не соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, в том числе превышая установленные продолжительности каждого из видов рабочего времени, НО в конце учетного периода количество отработанного времени должно соответствовать норме.
Изменение продолжительности рабочего времени приводит к установлению особого режима рабочего времени, т.е. способа чередования времени отдыха и времени работы, при котором увеличение продолжительности дневной смены приводит к уменьшению времени отдыха, ибо в сутках количество часов остается неизменным.
Зачастую эта возможность порождает у работодателей желание вообще не предоставлять ежедневный, еженедельный отдых, но их продолжительность установлена так же четко, как и продолжительность ежедневной и еженедельной работы. Допускается лишь миграция времени отдыха либо времени работы в другие части учетного периода.
Причем невозможность соблюдения установленной для данной категории работников продолжительности ежедневной или еженедельной работы должна быть обоснована фактами, т.е.
до введения суммированного учета рабочего времени должны быть сделаны не только расчеты численности и занятости персонала, но и приведены объективные данные необходимости труда именно этой продолжительности.
2. Как ввести суммированный учет рабочего времени
Статья 104 ТК РФ гласит, что «порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка». И при буквальном применении данной нормы можно считать, что в правила внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) вполне достаточно включить только упоминание о наличии суммированного учета рабочего времени. Но это не так.
Работодатель обязан нормативными локальными актами устанавливать все особенности трудовой деятельности на данном предприятии. Учету рабочего времени, регулированию режима работы законодателем уделяется особое внимание, потому что:
- это гарантии работнику в использовании его времени,
- налогообложение каждой из сторон трудовых отношений является источником пополнения бюджета,
- именно труд работника подлежит социальному страхованию. А труд, осуществляемый без переработок, всегда более производителен и менее травмоопасен.
Необходимость определения нормативными локальными актами работодателя (далее по тексту – НЛА) режима рабочего времени установлена трудовым законодательством для нормального рабочего времени, для сокращенной продолжительности рабочего времени, для неполного рабочего времени, для ненормированного рабочего дня и иных режимов работы.
И именно совокупное законодательное требование отражения в НЛА действующих на предприятии режимов работы и необходимость полного и достоверного учета рабочего времени всех работников определяет включение в ПВТР всех режимов рабочего времени, всех условий его учета.
Создание отдельного локального акта необходимо в сложных ситуациях, при наличии нескольких графиков работы, при иных особенностях учета рабочего времени.
Важно помнить, что законодательно установлена обязательность указания в правилах внутреннего трудового распорядка действующих на предприятии режимов работы и способов учета рабочего времени, независимо есть ли на предприятии отдельный соответствующий локальный акт. Все изменения локального регулирования учета рабочего времени осуществляются с участием профсоюза (при его наличии).
Суммированный учет рабочего времени сопровождает трудовую деятельность по различным графикам работы. Работа по графику подлежит обязательному регулированию трудовым договором работника и НЛА работодателя, в том числе и правилами внутреннего трудового распорядка, со всеми особенностями актуализации текстов названных документов.
При установлении суммированного учета рабочего времени сведения о данном способе учета рабочего времени необходимо включить в тексты трудовых договоров тех работников, кому поручена соответствующая трудовая функция.
Изменения условий трудового договора по инициативе работодателя вносятся порядком, установленным главой 12 Трудового кодекса Российской Федерации, с уведомлением работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также с уведомлением работника о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала трудовой деятельности в измененных условиях.
Только сведения о суммированном учете рабочего времени, внесенные в:
- коллективный договор (при его наличии),
- правила внутреннего трудового распорядка,
- нормативные локальные акты (при необходимости),
- трудовой договор работника,
— позволяют работодателю считать, что суммированный учет рабочего времени на предприятии введен.
3. Как считать количество рабочего времени в пределах установленного учетного периода
Количество рабочего времени в течение всего установленного периода учета рабочего времени должно быть равно нормальной продолжительности.
Нормальную продолжительность рабочего времени за весь учетный период каждый работодатель обязан определять самостоятельно, ибо Трудовой кодекс Российской Федерации установил только нормальную продолжительность рабочего времени в неделю – это 40 часов.
Но недели в учетном периоде бывают разные: когда-то месяц начинается с пятницы или с иного рабочего дня, когда-то с выходного, когда- то в месяце случаются праздники и предпраздничные дни. А еще и сами месяцы могут различаться количеством дней.
Для обеспечения всех работников равным правом на нормальную продолжительность рабочего времени применяется Приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.
2009 N 588н «Об утверждении Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю» (далее по тексту Приказ № 588).
На основании Приказа № 588 каждым работодателем перед наступлением нового календарного года утверждается норма рабочего времени для всех режимов работы, так называемый производственный календарь.
При суммированном учете рабочего времени итоговое значение учтенного отработанного работником времени должно совпадать с итоговым значением рассчитанной нормы рабочего времени за установленный период учета.
Как начать вести суммированный учет рабочего времени
В одном из прошлых номеров журнала мы говорили о нюансах оплаты труда работников при суммированном учете рабочего времени. В этот раз рассказываем, с чего начать внедрение суммированного учета.
Что включить в Правила внутреннего трудового распорядка? Нужно ли отдельное Положение о суммированном учете рабочего времени? Какие еще документы необходимо составить? Как правильно установить учетный период? Каким образом уведомить работников об изменениях определенных сторонами условий трудовых договоров? Когда нужен график работы, а когда график сменности? Каков порядок их утверждения и как организовать ознакомление с ними работников? Как вести учет рабочего времени при суммированном учете? Приводим образцы формулировок для документов, которые можно использовать в работе, и анализируем судебную практику по спорным вопросам. Почему мы уделяем столько внимания деталям? Потому что проверяющие из трудинспекции чаще всего «копают» именно этот вид учета рабочего времени. Не секрет, что многие работодатели к нему прибегают, именно чтобы сэкономить на персонале. Тем более сейчас, когда бизнес выживает с трудом. Наши образцы документов с выверенными формулировками, проверенными юристами, помогут избежать проблем.
Когда применяется суммированный учет рабочего времени?
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Не все работодатели могут обеспечить еженедельное соблюдение 40-часовой нормы. Например, на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой – 45 часов при норме 40 часов в неделю.
Чаще всего подобные трудности возникают при сменной работе, работе с чередованием рабочих и выходных дней по скользящему графику, гибком графике работы и при вахтовом методе. В таких ситуациях чаще всего и применяют суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Он позволяет работодателю соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период.
И подсчитывать сверхурочную работу именно по итогу данного периода.
При таких режимах труда количество отрабатываемых часов меняется от недели к неделе, иногда превышая, а иногда не дотягивая до нормы. Такой вид учета рабочего времени, как суммированный учет, применяется для преодоления такого дисбаланса.
В действующем законодательстве отсутствуют какие-либо ограничения для отдельных категорий работодателей при введении суммированного учета рабочего времени. То есть любая компания либо индивидуальный предприниматель может перейти на такой учет, если продолжительность рабочего времени отклоняется от установленной нормы 40 часов в неделю.
Как прописать введение суммированного учета в ПВТР
ПВТР – это такой документ, который должен быть в любой организации (ч. 1 ст. 100, ч. 3, 4 ст. 189 ТК РФ). Исключением являются микропредприятия и некоммерческие организации, отвечающие требованиям ч. 2 ст. 309.1 ТК РФ.
Но в этих случаях надо включать все те условия, которые обязательно должны быть в ПВТР, в трудовые договоры с работниками, которые заключаются на основе типовой формы, утвержденной Правительством РФ 2 (ч. 1, 2 ст. 309.1, ст. 309.
2 ТК РФ).
В ПВТР прописать можно общую возможность введения суммированного учета, а устанавливать его в отношении трудящихся по отдельным должностям (профессиям) по мере необходимости. Правомерность такого подхода подтверждается судебной практикой.
Кассир была не согласна с распространением на нее суммированного учета рабочего времени. Она сослалась на то, что ранее работодатель издавал приказ, в котором указывал о введении суммированного учета рабочего времени гардеробщиков. Поэтому она считала, что раз работает кассиром, а не гардеробщиком, то ее рабочее время нельзя учитывать суммировано.
Суд установил, что согласно ПВТР учет рабочего времени может быть суммированным. Работодатель, действительно, издавал приказ о введении суммированного учета, и в этом приказе не был указан «кассир». Но в последующем истец была уведомлена кадровой службой об изменении условий трудового договора.
Согласно данному уведомлению, в соответствии с приказом генерального директора было утверждено «Положение о порядке и условиях применения суммированного учета рабочего времени».
По которому при выполнении отдельных видов работ вводился суммированный учет рабочего времени и изменялся порядок оплаты труда.
Истица уведомлена о том, что поскольку она относится к категории персонала, для которой по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная (еженедельная) продолжительность рабочего времени, расчет оплаты ее труда будет производиться в соответствии с указанным положением.
Получив уведомление, работница своей личной подписью подтвердила, что ознакомлена с положением и согласна с изменениями трудового договора. В связи с изложенным суд посчитал, что введение суммированного учета было законным, поскольку он уже был установлен в ПВТР (решение Миасского городского суда Челябинской области от 14.06.2017 по делу № 2-1042/2017).
В ПВТР обычно устанавливается только порядок введения суммированного учета. Такой порядок можно прописать в разделе «Режим рабочего времени» (ст. 100 ТК РФ). Чаще всего в нем указывают, что суммированный учет вводится приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения представительного органа работников или без такового.
Пример 1. Формулировка ПВТР о введении суммированного учета рабочего времени
4.
В организации применяется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным трем месяцам, для работников, трудящихся по сменному графику работы, должности (профессии) которых установлены приказом Работодателя с учетом мнения представительного органа работников (при наличии). Общая продолжительность рабочего времени указанных работников за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов.