Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

Электронные трудовые книжки не могут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться. 

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

  • Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
  • Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
  • Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись. 
  • Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно. 

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки 

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

2 этап — 2021 год

  • Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет. 
  • Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной. 
  • Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде. 

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя: 

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

Срок подачи — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки.

Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

 А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату. 

В январе 2021 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 15 февраля 2021. В отчёте он укажет:

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.   

Если за весь 2020 год у вас не случилось ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД всё равно нужно подать в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года. 

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой. 

А эльба поможет?

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама. 

Повторим: в общем случае сдавать СЗВ-ТД нужно, только если вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о выборе формы трудовой книжки. Даже если в 2020 году с сотрудником не произошло ни одного кадрового события, до 15 февраля 2021 года нужно отправить отчёт с последним кадровым событием по состоянию на 1 января 2020 года.

Статья актуальна на 08.02.2021

Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю

Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде.

Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.

В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.

Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Your browser does not support the video tag.

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд.

У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул.

Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ.

Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных.

А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

  • ФИО, дата рождения сотрудника,
  • СНИЛС,
  • Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

  • Код выполняемой функции.Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
  • Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

  • от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
  • до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.
Читайте также:  Приказ о назначении генерального директора ООО — образец и нюансы заполнения

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

  1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
  2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
  3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.

Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:

  • Данные о работодателе — регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.
  • Данные о работнике — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
  • Сведения о трудовой деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат.
  • Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.

Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.

Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

  1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
  2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
  3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

Почему работники оспаривают увольнения за 1 день, читайте в статье.

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

  • при увольнении — в день расторжения трудового договора;
  • в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы.

А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:

  • Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
  • Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
  • Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
  • Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
  • Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостаткиПереход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостаткиПереход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостатки

Электронные трудовые книжки, плюсы и минусы перехода

  1. Кузьмина И.В.

    Московский университет имени С.Ю. Витте, Нижегородский филиал

NovaInfo 113, с.17-20Опубликовано 21 февраля 2020Раздел: Экономические наукиПросмотров за месяц: 41CC BY-NC

Любой работник, начиная трудовую деятельность на том или ином предприятии, обязан предоставить трудовую книжку с целью фиксирования его трудового стажа у данного работодателя.

Трудовая книжка — основной документ, являющийся бланком строгой отчетности, в котором на сегодняшний день фиксируются сведения о трудовом стаже любого работника. С 2020 года было начато введение процесса по внедрению цифровых записей всех кадровых записей.

В статье отражены основные особенности нововведения в целом, а также сгруппированы и классифицированы его преимущества и недостатки, как для работников, так и для работодателей.

ЭЛЕКТРОННЫЙ КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПЛЮСЫ, МИНУСЫ, ЗАЯВЛЕНИЕ НА УТВРЕЖДЕНИЕ ВАРИАНТА ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА, ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА, РАБОТНИКИ, РАБОТОДАТЕЛИ, ТРУДОВАЯ КНИЖКА

Любой работник, начиная трудовую деятельность на том или ином предприятии, обязан предоставить трудовую книжку с целью фиксирования его трудового стажа у данного работодателя.

Трудовая книжка — основной документ, являющийся бланком строгой отчетности, в котором на сегодняшний день фиксируются сведения о трудовом стаже любого работника.

При увольнении сотрудника, данный документ обязателен к возврату ему на руки с занесением в него соответствующих записей, подтверждающих его трудовой стаж у того, или иного работодателя.

Совсем еще в недавнее время о цифровизации многие и не слышали, а сегодня, она охватывает все больше сфер жизни не только предпринимателей, но и обычных граждан.

К этому процессу у различных слоев населения различное отношение, возможно, в силу различных возрастных различий, возможно, в силу разного отношения ко всему тому, что невозможно взять в руки, увидеть написанным на бумаге и т.д.

  • Однако, несмотря на различное к нему отношение, на современном этапе электронный документооборот — уже не только прерогатива только лишь бизнеса, эти технологии касаются уже и физических лиц, причем во многих сферах жизни.
  • Коснулись эти технологии и сферы трудовых взаимоотношений граждан.
  • Уже сегодня запущен механизм перехода на электронный учет кадровых документов — с 2020 года было начато введение процесса по внедрению цифровых записей всех кадровых записей, о чем уже на многих предприятиях работодатели известили работников.
  • Конечно же, переход на новый, электронный вариант ведения учета трудового стажа на сегодняшний день носит добровольный характер, и каждому работнику в начале данного года были выданы два образца заявлений — уведомлений, в которых он и должен будет зафиксировать свое согласие / отказ от перехода на электронные трудовые книжки.
  • Если работник выразит свой отказ от перехода на электронный формат ведения трудовой книжки, то она будет вестись, как и прежде в бумажном варианте.

По сути, у работников имеются в арсенале следующие варианты действий в связи с новой схемой кадрового документооборота (рис. 1).

Переход на электронные трудовые книжки: особенности, сроки введения, преимущества и недостаткиРисунок 1. Алгоритм возможных действий сотрудника при переходе на электронный документооборот в кадровой сфере

Все вышеизложенное касается только тех работников, которые уже на начало 2020 года осуществляют трудовую деятельность.

Тем же, кто только будет начинать работать в качестве наемных работников, право выбора варианта ведения учета его трудовой деятельности, к сожалению, предоставлено не будет: всем впервые начинающим трудовую деятельность, будут автоматически предоставлен лишь вариант электронного документооборота кадрового учета.

По большому счету все описываемые нововведения направлены на автоматизацию, а значит — упрощение, оперативность получения и, в конечном счете — рост эффективности обмена данными, обслуживания в государственных учреждениях, в том числе и в Пенсионном фонде.

Читайте также:  Оплата труда в праздничные дни при сменном графике работы

Однако, как и у многих глобальных нововведений, у автоматизированного кадрового учета есть свои преимущества и недостатки, как для работодателей, так, собственно, и для работников. Ниже рассмотрены преимущества и недостатки данного новшества в целом.

Для начала ниже сгруппированы преимущества электронных трудовых книжек:

  1. Отсутствие материального (бумажного) носителя информации. Данное преимущество не дает возможности отрицательно сказаться на расчете стажа и пенсии в случаях, когда может произойти утеря трудовой книжки, ее порча с невозвратимыми последствиями.
  2. Отсутствие необходимости сдачи / возврата трудовой книжки при смене работодателя, что особенно актуально при удаленной или дистанционной работе. Отпадает необходимость ездить в центральное представительство, либо отправлять / получать трудовую книжку почтовыми отправлениями, что также будет способствовать сохранности данных.
  3. В случае, если работник дал согласие на переход электронного учета трудовой деятельности, работодатель снимает с себя бремя ответственности хранения трудовых книжек, да и работникам зачастую удобнее иметь этот документ на руках, особенно, когда нужно срочно сделать с него копию.
  4. Вновь введенные в связи с необходимостью перехода на автоматизированную подачу сведений о кадровых передвижках отчеты, в том числе, СЗВ-ТД, которые, будут формироваться автоматизированным способом, помогут минимизировать, либо избежать вовсе ошибок, особенно, вследствие человеческого фактора, когда находящаяся не на должном уровне компетентность кадровых работников может повлечь за собой лишение льготного, например стажа, позволяющего досрочно выйти на пенсию и т.д.
  5. С переходом на электронный документооборот с Пенсионным фондом, оформление пенсий значительно оптимизируется и по срокам и по качеству.
  6. Как известно, к хранению кадровой документации применяются особые требования, да и сроки хранения кадровых документов совсем иные, нежели у прочих первичных документов. В случае, если кадровый учет приобретет цифровой характер, отпадет необходимость оборудовать офисные помещения сейфами и прочим оборудованием для хранения кадровых документов, что приведет, в конечном итоге к минимизации затрат и положительно скажется на финансовых результатах.
  7. Формирование кадровых документов в электронном виде позволит значительно повысить уровень и статистической отчетности и отчетности прочих государственных органов — ведь это основной порой инструментарий для составления глобальных отчетов, сводок и аналитических сведений.
  8. В связи с тем, что на сегодня все более расширяется перечень оказываемых МФЦ услуг, электронный вариант ведения трудовых книжек и тут будет иметь положительное значение, тогда, при необходимости, можно будет к соответствующему заявлению в МФЦ прикрепить не бумажную копию или скан трудовой книжки, а ее цифровые сведения.
  9. Защищенное электронное хранение сведений о трудовой деятельности персонала минимизирует риск попадания конфиденциальной информации в третьи руки.

К сожалению, как было сказано выше, у электронного документооборота есть и недостатки.

Например, в нем не предусмотрена возможность занесения, фиксации и хранения сведений о награждениях и поощрениях, которые могут быть зафиксированы в бумажном варианте трудовой книжки. Кроме того, негде в электронном формате трудовой книжки фиксировать и сведения об имеющемся образовании, специальностях и профессиях работника.

С 2021 года все работодатели будут обязаны не позднее дня, следующего за тем днем, когда произошли какие-либо изменения в трудовой деятельности работников, отчитываться об этом в Пенсионный Фонд, что будет увеличивать трудоемкость работы кадровых, а порой и бухгалтерских (ведь нередка ситуация, когда кадровый учет ведется бухгалтером предприятия) служб.

Наверняка, хоть и у относительно небольшой доли работодателей, могут отсутствовать технические и программные средства для возможности ведения кадрового учета электронным способом.

Да и самый большой страх у всех без исключения работников на сегодня — риск потери баз данных и сведений о трудовой деятельности — вирусы, взломы баз хакерами и тому подобное.

Наихудший сценарий данной особенности электронного кадрового документооборота — полная потеря вследствие технических сбоев базы данных, а это означает, что государству необходимо будет инвестировать значительные средства в обеспечение сохранности и защиты данных о трудовой деятельности сотрудников.

В целом, резюмируя и классифицируя все выше сказанное, можно сгруппировать плюсы и минусы электронного кадрового документооборота отдельно для работников, отдельно для работодателей (табл. 1.2).

Таблица 1. Преимущества и недостатки электронного кадрового документооборота для сотрудников

Преимущества Недостатки
Не нужно «пожизненно» заботиться о сохранности трудовой книжки — все сведения будут храниться в Пенсионном фонде, в единой информационной базе. Существование угрозы несанкционированного доступа к личным данным путем взлома базы данных, подкупа соответствующих должностных лиц и т.д.
В случае утери трудовой книжки, с учетом не самой лучшей организации работы архивов до недавнего времени, можно будет не переживать за восстановление данных о стаже Угроза потери всех данных в случае взлома (хищения, уничтожения) единой базы данных
В случае удаленной или выездной работы отпадает необходимость посещения центрального офиса для получения трудовой книжки Существование вероятности неверного (неполного, некорректного) формирования сведений о стаже.
Автоматическое избежание ситуации, когда трудовая книжка могла стать «заложником» у недобросовестных работодателей с целью, например, взимания незаконных средств, недостач и т.д. Угроза судебных исков в случае неточностей в кадровом электронном документообороте, влияющих на, например, досрочный (льготный) выход на пенсию
Появление возможности оперативно получать доступ к электронной версии трудовой книжки, с целью, например, получения услуг в МФЦ Угроза недобросовестного ведения (или полного не ведения) электронного кадрового учета работодателем

Для работодателей, несмотря на видимые преимущества электронного кадрового документооборота, к сожалению, недостатки данного новшества превалируют над релевантностью его преимуществ.

Таблица 2. Преимущества и недостатки электронного кадрового документооборота для работодателей

Преимущества Недостатки
Отсутствие необходимости строгого учета отдельно взятых БСО, отсутствие необходимости их закупки, в том числе и для тех, кто только начинает свою трудовую деятельность Рост трудоемкости работы, либо увеличение сотрудников кадровой службы предприятия
Отсутствие необходимости вызывать работника при увольнении для вручения ему трудовой книжки Угроза ведения двойного учета — в электронном и бумажном виде, если штат работников единогласно не изберет тот или иной вариант кадрового учета
Отсутствие необходимости, а значит снижение (или отсутствие) почтовых затрат, в случае, если трудовую книжку необходимо высылать работнику почтовым отправлением Возможны сложности в работе кадровой службы в силу возникновения коллизий и противоречий в Законодательстве (на сегодня вариант Уведомления ПФР в течение одного дня о приеме работника противоречит Законодательству РФ: ведь иногда дата фактического допуска работника к работе может не совпадать с датой заключения трудового договора)
Упрощение оформления и снижение временных затрат пособий по временной нетрудоспособности, когда необходимо будет получить сведения о предыдущем стаже работника Угроза того, что сведения будут приходить не вовремя (не корректно) в Пенсионный фонд, что технические возможности Пенсионного фонда выдержут наплыв электронных кадровых отчетов, особенно поначалу внедрения нововведений.
Отсутствие необходимости формировать в электронном виде какие-либо сведения о стаже, в отдельных, необходимых работникам случаях — ведь учет теперь будет вестись централизованно, в единой информационной базе Угроза расхождение в требованиях различных ведомств к сроку предоставления сведений о стаже работников (расхождения между Регламентом ПФ РФ и, например, миграционной службой)
Существование возможности накладок — например, если работник работает на нескольких предприятиях, могут возникнуть сложности — кому необходимо будет подавать сведения о его стаже
Угроза появления «поддельных» электронных сведений о стаже
Отсутствие в процедуре электронного документооборота отражения дополнительных сведений о трудовой деятельности сотрудников (поощрения, награждения, премии и т.д.)
Отсутствие понимания, как сотрудник будет подтверждать свой стаж в той или иной специальности на собеседованиях при устройстве на работу
Угроза возникновения разночтений в Законодательстве и, как следствие, искажение сведений, передаваемых в ПФ РФ
Читайте также:  Заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск — образец

Конечно, переход на что-то глобально новое, к сожалению, зачастую сопровождается ошибками, что особенно важно в сфере трудовых взаимоотношений, ведь порой небольшая неточность в записи о стаже может грозить работнику потерей права досрочного выхода на пенсию. И тут стоит с пониманием относиться к решению работников, например, сохранить бумажную трудовую книжку.

К электронному варианту кадрового документооборота могут отнестись негативно, например работники предпенсионного возраста, ведь у работников данной категории всегда возможны переживания в благополучном исходе расчета пенсии и выхода не заслуженный отдых. Да и существуют волнения, как, в случае дальнейшего продолжения осуществления трудовой деятельности будут формироваться сведения на пенсионеров при получении пенсии у работодателей.

Возможно, как вариант, в ближайшем будущем, бумажная трудовая книжка все же не уйдет в историю в одночасье, и будет еще долгое время играть роль дублера ее электронной версии.

  • NovaInfo 86, с.84-88, 5 июня 2018, Экономические науки, CC BY-NC
    1. Никонова А.В.
    2. Чепурная А.И.
    3. Шаймарданова Л.Ш.

    NovaInfo 83, с.161-166, 28 апреля 2018, Педагогические науки, CC BY-NC

    1. Иванихин А.А.
    2. Иванихина Л.Н.

    NovaInfo 81, с.40-46, 20 марта 2018, Экономические науки, CC BY-NC

  • NovaInfo 48, с.192-196, 30 июня 2016, Экономические науки, CC BY-NC
    1. Артеменко А.П.
    2. Баранова А.А.

    NovaInfo 42, с.122-124, 1 марта 2016, Экономические науки, CC BY-NC

  1. Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»

Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

  1. Фамилия, имя и отчество.
  2. Место его работы.
  3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
  4. Структурное подразделение.
  5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
  6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
  7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
  8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

  1. О приёме на работу с указанием должности.
  2. О переводе на другую должность.
  3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
  4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

  • о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки.

Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут.

Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе.

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р.

В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *