Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Главная » Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.
  • Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.
  • Видео — как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки
  1. Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).
  2. Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Читайте также:  Дополнительное соглашение к трудовому договору об оплате труда — образец и правила составления

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

Видео — прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

99 комментариев

Добавить комментарий

Как научиться сшивать документы быстро и качественно: ни один проверяющий не придерется

Кажется, что тут такого – сшить документы? Но когда делаешь это в первый раз, почти всегда сталкиваешься с трудностями: то бумаги не складываются ровно, то иголка и шило не дырявят стопку. А еще ж и правила нужно знать! Чтобы не терять время зря, можно воспользоваться пошаговой инструкцией.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

  1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
  2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
  3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
  4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Если номер страницы поставлен неправильно, его зачеркивают косой чертой и заверяют исправление надписью «исправленному верить», ставят подпись и печать. Пропущенный лист нумеруют буквой «а» (12, 12а, 13). Допускается до 5 ошибок в деле.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций насчет подшивки документов. Но есть общие правила:

  1. Документацию сшивают прошивными нитками, банковским шпагатом или лавсановой лентой. Они считаются самыми надежными. Даже если дело упадет, нити не порвутся.
  2. Шов всегда проходит по левой стороне.
  3. Отверстия должны быть симметричным и располагаться на удалении 1,5-2 см от края.
  4. Если один документ состоит из нескольких склеек, при нумерации ставится один номер, а в описи указывается количество склеенных листов. Например, «Стр. 10, карта-склейка на 3 листах».
  5. Также опись проводится, если на одном листе приклеены несколько документов (например, чеков). Тогда пишут: «Стр. 5 приклеено 5 чеков».
  6. Вставки, приклеенные только уголком, нумеруются как отдельные страницы.
  7. Подшивать письма нужно вместе с конвертом. Письмо достают из конверта. Нумерация ставится сначала на конверте, потом на письме.
  8. Для сдачи в архив оформляется обложка, а также заполняется листок с описью и листок заверителя.
  9. Один том может содержать до 150-250 листов.
  • Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?
  • Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?
  • Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Сшивание документов не регламентируется нормативными актами. Но есть отдельные указания, как это делать. Они содержатся: ГОСТ 51141 по делопроизводству, Приказ Росархива от 23.12.2009, правила делопроизводства по прошиванию документов, разработанные ЦБ РФ и другими ведомствами.

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ прошивки документы – в 3 дырки. Схема очень простая, а процедура занимает минимум времени. Пошаговая инструкция:

  1. Берем пронумерованную стопку документов.
  2. Отступаем от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см от края листа.
  3. Проделываем первую дырку.
  4. Отступаем 3-5 см вверх, и делаем вторую дырку.
  5. Теперь от первой дырки отступаем 3-5 см вниз, и проделываем третью.
  6. Вставляем иголку с ниткой длиной 50-70 см в центральное отверстие с тыльной стороны.
  7. Направляем иголку с ниткой в третью дырку, затем – в первую, и снова в центральную.
  8. В результате оба конца нити должны встретиться.
  9. Убираем иголку, и завязываем узел максимально близко к бумаге.
  10. Оставляем концы длиной 7 см, а остальное обрезаем.
  1. Чтобы было понятнее, как прошивать документы в три дырки, прилагаем схему:
  2. Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?
  3. Как сшить диплом в 3 дырки:

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем прошить документы в 2 прокола. Но на самом деле здесь тоже есть свои тонкости.

Чтобы документ не сминался при развороте и не распадался, при прошивке в два отверстия нужно выдержать расстояние 10 см от верхнего угла, и 6-10 см между проколами.

Как сшить документацию правильно:

  1. Складываем пронумерованные документы в ровную стопку.
  2. Прокалываем бумаги иголкой с ниткой с тыльной стороны, отступив от верха 10 см и края 1,5 см.
  3. Отмеряем 6-10 см вниз, прокалываем, и вытягиваем иголку на тыльной стороне.
  4. Теперь нужно повторить то же самое. Снова направляем иголку в первую дырку, а затем – во вторую. Получится двойное обвитие.
  5. Связываем нитки на узел. Если концы длинные, оставляем 7 см, а остальное обрезаем.
  • Схема:
  • Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?
  • Видео:
Читайте также:  Как работнику законно перевести зарплату в другой банк

Прошивка в 4 дырки

В четыре дырки обычно прошивают дела перед сдачей в архив. Как подшивать документы для архива пошагово показано на видео:

Схема прошивки в 4 отверстия следующая:

  1. Сначала отрезают нить длиной 140 см и складывают пополам.
  2. Сверху и снизу стопки бумаг проделывают два отверстия, отступив от края 2 см.
  3. Еще 2 отверстия проделывают, отступив от верхнего и нижнего края по 10 см.
  4. Иголку с ниткой заводят во второе отверстие, затем в первое, снова во второе, в третье, в четвертое.
  5. Затем иголку снова возвращают в третье. Концы ниток связывают.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

  1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
  2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
  3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
  4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
  5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
  6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

Чем делать дырки

Попробовав прошить документацию иголкой с ниткой вручную, многие начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить задачу, нужно запомнить:

  • Документ из нескольких страниц продырявливают толстой иголкой, в идеале прошивной. Обычная иголка может сломаться.
  • В небольшой стопке бумаг можно сделать дырки канцелярским шилом. Чтобы шило дырявило бумаги с легкостью, нужно заточить острие в виде 3-х или четырехгранника, и смазать его мылом.
  • В стопке среднего размера можно сделать отверстия дыроколом. Но тогда документацию лучше прошнуровать толстым шнурком или лентой.
  • Многостраничные дела можно просверлить шуруповертом или дрелью. В серьезных организациях для прошивки дел имеются специальные станки.

Чтобы бумаги не разъезжались, нужно зафиксировать стопку зажимами для бумаг. Тогда делать дырки будет намного легче.

Что такое сшиватель для документов

Сшивателем называют специальный станок для прошивки документов – брошюровочно-переплетный. Устройства позволяют существенно сэкономить время на подготовке документов для сдачи в архив. Они с легкостью проделывают отверстия в стопках из 800-1000 листов, и одновременно продевают нить:

Популярные модели сшивателей для документов:

  • Yunger M168 (7 000-10 000 руб.);
  • Станок для архивного переплета вертикальный УПД Д (13 000-15 000 руб.);
  • Устройство P-600p (30 000 руб.).

Как заклеить документ сзади

После сшивки документы необходимо заклеить сзади листочком бумаги с заверяющей надписью. Несмотря на всю простоту, это самый ответственный этап. Именно к нему и сводится весь смысл проделанной работы.

Наклейка на задней стороне сшитого дела – это своеобразная пломба, навечно фиксирующая скрепленные листы. Важно, чтобы она хорошо держалась, перекрывала узел, и частично нити.

В организациях для опечатывания сшитых документов используют папирусную бумагу и канцелярский клей ПВА. Но можно взять и обычную офисную бумагу.

  1. Наклейка может иметь размеры от 3*5 см до 10*10 см.
  2. Можно распечатать ее на принтере с частично готовой надписью. Шаблоны выручают, когда приходится сшивать и заверять большое количество документов.
  3. Далее нужно вырезать листок нужного размера, намазать его ПВА клеем и приклеить сзади документа так, чтобы узел и часть нитей оказались закрыты.
  4. Дождаться высыхания клея.
  5. Подписать согласно образцу: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью (количество страниц цифрой) (количество страниц прописью) листов». Строчкой ниже: «Должность, подпись и Ф.И.О. заверяющего» (заполнить). Еще ниже: «Дата заверения или подписания документа» (заполнить).

В конце заверяющий ставит на наклейке свою подпись и печать. Важно, чтобы они выходили за пределы пломбы, то есть, попадали на лист документа.

  1. Вот так должен выглядеть готовый прошитый документ сзади:
  2. Заверять документы может предприниматель, подписант оригинала или лицо, получившее на это доверенность.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях.

За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность).

В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли.

Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое.

Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе.

Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Вам также может понравиться

Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы.

Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5.

Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

Читайте также:  Относится ли работа стоя к вредной, какие льготы положены работнику

В две дырки

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:

  • возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
  • разложите листы в правильном порядке. обычно ориентиром служит дата документа.
  • для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.
  1. установите на дыроколе ограничитель на режим “а4”, или установите другой необходимый размер.
  2. вставьте плотно к дыроколу бумагу (как на фото №2 выше).
  3. убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
  4. аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку.
  5. в соответствии с фото №5-№8 прошейте документы нитью.
  6. обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №9).
  7. завяжите оба конца нити на 2 узла. нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. в противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)
  8. подготовьте бланк для наклейки (фото №12). скачать форму бланка “прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
  9. сделайте дополнительный узел. он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
  10. пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
  11. нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. концы нити разведите в разные стороны. пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. (фото №16).
  12. заполните скрепительный бланк. поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.

в три дырки

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.

после этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:

  1. установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
  2. вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
  3. убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
  4. аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
  5. переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
  6. в соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
  7. обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
  8. завяжите оба конца нити на 2 узла. нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. в противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
  9. сделайте дополнительный узел. узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
  10. подготовьте бланк для наклейки. примерно 3х5 см. скачать форму бланка “прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
  11. пронумеруйте документы.
  12. нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. концы нити разведите в разные стороны. пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. заполните скрепительный бланк. поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

в четыре дырки (2 способа)

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

есть ещё один вариант, который используется довольно часто. это прошивка документации в четыре дырки. она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. последовательность действий в этом случае такая:

  1. установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4hole, или же 888.
  2. вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
  3. убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
  4. аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
  5. переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
  6. в соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
  7. обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
  8. завяжите оба конца нити на 2 узла. нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. в противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
  9. сделайте дополнительный узел. он должен находиться под наклейкой (фото №17).
  10. подготовьте бланк для наклейки. примерно 3х5 см. скачать форму бланка можно по ссылке в конце статьи.
  11. пронумеруйте документы.
  12. нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. концы нити разведите в разные стороны. пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. заполните скрепительный бланк. поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №18).

второй способ (видео):

в пять дырок

сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия.

обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги.

завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Как сшивать документы нитками вручную и при помощи станка?

нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности.

Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды.

В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

  • личные и общие приказы;
  • штатное расписание;
  • кадровые и архивные документы;
  • бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
  • входящая и исходящая документация;
  • рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
  • тендерная документация;
  • все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *