Электронные трудовые книжки с 2020 года: порядок и сроки перехода, преимущества для работников

С 1 января 2020 года введен новый формат трудовых книжек — электронные. У предпринимателей вопросы:

Как это работает?
Это безопасно?
Обязательно ли оцифровывать информацию о текущих сотрудниках?
Как перейти на электронные трудовые книжки без головной боли и при этом не получить штраф?

О том, что нужно сделать нанимателю для перехода на ЭТК, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников в соответствии с законом, рассказал Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру.
Выделите 11 минут на чтение, чтобы узнать:
Предпочитаете слушать? Сделайте репост статьи в любой соцсети и получите запись вебинара о переходе на ЭТК (15 минут)

Какими нормативно-правовыми актами регулируется переход на электронные трудовые книжки

Федеральным законом № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 г.;
законом № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 1 апреля 1996 г.;
законопроектом № 748758-7, который вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях. В соответствии с КоАП РФ, если работодатель нарушит сроки предоставления сведений либо даст неполные или недостоверные данные, ему грозит административная ответственность.

В соответствии с новыми поправками к закону от 16.12.

2019, работодатели должны с 1 января 2020 года предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда. Одна из таких поправок коснулась статьи 1 закона № 27-ФЗ.

В ней указано, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» — это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица. Там можно посмотреть, когда человека приняли на работу, перевели на другую должность или уволили.

Также поправки в статью 17 этого же закона устанавливают, что за нарушение новых правил ведения трудовой книжки, работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч. 1-2. ст. 5.27 КоАП РФ.

Среди таких нарушений:

непредставление в установленный срок либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
задержка по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника.

За все эти нарушения можно получить предупреждение или штраф. Если должностное лицо нарушило правила впервые, его могут оштрафовать на сумму от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлица штраф будет от 30 000 до 50 000 рублей. Если нарушение повторяется, штраф увеличивается: для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей, для юрлица — от 50 000 до 70 000 рублей.

Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга компании Фингуру, уточнил, в каких случаях могут привлечь к административной ответственности: «Например, если наниматель, сдавая персонифицированный отчет, вписал лишнего человека или кого-то забыл, то это считается правонарушением и за это можно понести административную ответственность».
Скрыть правонарушения не удастся — ПФР автоматически будет передавать информацию о нарушениях в Роструд.
Блокировка расчетного счета налоговой или банком: как не лишиться доступа к деньгам фирмы

Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.

Она включает следующие сведения:

информация о работнике;
даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
место работы;
вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
вид поручаемой работы;
основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
причины прекращения трудового договора.

Данные о прогулах, поощрениях, награждениях в электронные трудовые книжки, по предположениям Павла, вноситься не будут.

«Чтобы посчитать трудовой стаж, по текущей информации, работодатель должен будет давать в ПФР только сведения, касающиеся периода после 01.01.2020 года.

Всё, что было до этого периода, будет отражено в бумажной трудовой книжке, поэтому ее нужно хранить даже, если отказались от ее ведения. Но изменятся ли эти правила, пока неизвестно».

Просматривать записи в электронной трудовой книжке могут и работники, и наниматели, и госорганы.

Все сведения трудовой книжки будут храниться в Пенсионном фонде России. На вопрос о том, насколько это безопасно, Павел ответил так: «В ПФР уверяют, что их информационная система аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных, поэтому можно не переживать о возможной утечке данных или сбое системы».

В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным

У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:

Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.

Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.

Зачем нужен электронный документооборот и как на него перейти

Легче находить и исправлять ошибки. Сотрудники могут в любое время онлайн проверить записи о своей трудовой деятельности и, увидев неточности, оперативно сообщать об этом работодателю.

«С переходом на ЭТК система проверки данных становится прозрачной для работника. Он может контролировать сведения, которые вносит в трудовую книжку работодатель».

Можно дистанционно оформлять пенсии. Больше не нужно собирать документы, переживать о том, всё ли правильно указано и в каком виде это подать. С ЭТК оформить пенсию можно без дополнительного документального подтверждения.

«Это большой плюс. Случается, что люди выходят на пенсию, предоставляют записи из трудовой, но не всегда эта информация подтверждается сведениями, которые предоставлял в ПФР работодатель.

И тогда Пенсионный фонд не принимает записи из трудовой, и всё, что остается — судиться с работодателем. Но подтвердить свой стаж не так просто: компания могла давно закрыться, в архиве сведений нет.

Избежать таких случаев может помочь переход на ЭТК».

Удобнее пользоваться госуслугами. Если для какой-то услуги нужно предоставить данные из трудовой, можно будет сделать это онлайн.
Ниже риск утери данных. Если работодатель потеряет бумажную трудовую книжку, работнику придется восстанавливать утраченные сведения. Для этого нужно будет подавать запрос в ПФР, искать нанимателей, у которых он когда-то работал, подтверждать информацию. С электронной книжкой таких сложностей не возникнет — всё будет храниться в единой базе.

Как перейти на электронные трудовые книжки

В соответствии со статьей 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, для перехода на электронные трудовые книжки работодателю нужно:

Уведомить сотрудников о возможности завести ЭТК. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года в письменном виде. Важно объяснить, что это добровольное решение и при желании работники могут продолжать использовать бумажные трудовые книжки.

Пример того, как может выглядеть уведомление сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Источник: vc.ru.

Узнать решения своих сотрудников. До 1 января 2021 года работники должны написать заявление, которым сообщат работодателю о том, какую форму ведения трудовой книжки выбрали. До тех пор, пока они не предоставят такое заявление руководителю, он будет направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности.
Вернуть трудовые тем, кто решил перейти на электронный формат. Если кто-то захотел сохранить бумажную версию, работодателю придется дублировать информацию: вести ТК и на бумаге, и в электронном виде. Это правило будет действовать для всех работодателей до тех пор, пока работник не решит отказаться от бумажной версии.

Пример заявления о сохранении бумажной трудовой книжки. Источник: buh.ru

Так может выглядеть заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Источник: buh.ru

У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будут только электронные трудовые книжки.

«Если в 2021 году в компанию придет работать студент или человек, который никогда не работал, то им не нужно будет заводить бумажную трудовую книжку. Достаточно будет электронной версии».

Трудоустройство первого сотрудника: пошаговая инструкция для ИП, которая поможет сэкономить 20 000 рублей

Назначить ответственных за ведение ЭТК. Эти люди должны будут не только вносить сведения, но и передавать их в ПФР.
Подготовить или обновить внутренние нормативные акты. В них должен быть прописан порядок работы с новыми трудовыми книжками. Например, нужно изменить раздел о документах, предъявляемых при приеме на работу. Кроме того, важно описать процесс получения сведений о трудовой деятельности сотрудником после его увольнения в соответствии с ч. 4 статьи 189 ТК.

Если сотрудник увольняется, работодатель обязан выдать ему документ, подтверждающий данные о трудовом стаже, в день прекращения трудового договора либо позже отправить заказным письмом с уведомлением.

Как сотруднику просмотреть сведения в трудовой

Нужно войти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, посетить портал Госуслуг или воспользоваться специальными приложениями для смартфонов.
Чтобы войти в личный кабинет, нужно зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации на портале Госуслуг.
Информацию о трудовой деятельности можно получить и в бумажном виде. Для этого нужно подать заявку:

работодателю;
в территориальном органе Пенсионного фонда;
в многофункциональном центре.

Работодателю можно показать любой вариант.

В любом случае он должен будет перенести данные в свою систему кадрового учета.

При этом, даже если работник отказался от перехода на электронную трудовую книжку, он обязан хранить бумажный вариант. «Это необходимо для того, чтобы, выходя на пенсию, подтвердить в ПФР свой трудовой стаж, который зафиксирован только в бумажной трудовой и в отчетах, которые сдавались в ПФР».

По предположениям Павла, возможно внесут изменения или уточнения в закон, когда работодателей обяжут при отказе работника от трудовой книжки подавать в ПФР отчет, в котором будут полные сведения о трудовой деятельности сотрудника. Возможно этим будет заниматься МФЦ. Но пока работники должны хранить свои бумажные трудовые книжки, даже если отказались от них.

Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года

С 1 января 2020 года работодатели обязаны каждый месяц не позднее 15 числа сообщать в Пенсионный фонд о кадровых изменениях: приеме на работу, переводе или увольнении. Для этого нужно будет сдавать отчет «Сведения о трудовой деятельности работников (СВЗ-ТД)».

Как и в каком виде правильно сдавать отчеты в ПФР

Для электронных трудовых книжек с 1 января 2020 года появился новый вид персонифицированной отчетности. Ее нужно заполнять на всех трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Так выглядит новый образец формы СЗВ-ТД (скачать бланк)
Если сотрудника в течение 2020 года не включали в отчеты СЗВ-ТД, сведения о его должности на 1 января 2020 года нужно подать в ПФР до 15 февраля 2021 года.

Компании, в штате которых до 25 сотрудников, могут сдавать бумажную отчетность. Остальные должны будут представлять сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

6 заблуждений предпринимателя о том, что должен делать бухгалтер

С 1 января 2021 года работодатели должны будут сообщать в Пенсионный фонд о приеме на работу или увольнении не позже рабочего дня, следующего за днем издания приказа.

«Такие сжатые сроки не позволят принимать на работу сотрудников или увольнять их задним числом. Такие действия будут считаться кадровым нарушением, за которое может наступить административная ответственность».

В Фингуру вы застрахованы от ошибок и несвоевременной сдачи отчётов на миллион рублей.

Мне как раз нужен бухгалтер!

Подведем итоги

Коротко о главном:

Правительство любит усложнять ведение бизнеса, но переход на электронные трудовые книжки — изменение положительное:

больше не нужно организовывать место для хранения трудовых и отвечать за них;
станет легче принимать и увольнять удаленных сотрудников;
исправить ошибку просто;
процесс станет прозрачным как для работодателя, так и для сотрудника.

Переход на электронные трудовые книжки неизбежен, но заставить работников отказаться от бумажной версии нельзя. Возможно, для кого-то придется вести ТК в двух форматах одновременно.
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, будет только электронная трудовая.
При устройстве на работу вам могут предъявить как бумажную трудовую, так и электронную, с цифровой подписью. В таком же формате нужно будет вернуть ее при увольнении.

Можно ли сотрудника перевести на полставки, законно ли это?

Переход на электронные трудовые 2020: разъяснения ПФР

Первые электронные трудовые книжки (ЭТК) появятся в 2020. ПФР рассказал подробности об этом нововведении. Рассмотрим основные тезисы.

Какие проблемы решит электронная трудовая книжка

ЭТК идентична бумажной трудовой книжке. Цифровой формат документа предоставит работникам постоянный доступ к данным об их трудовой деятельности, а руководству — новые возможности кадрового учета.

Граждане смогут получать (сохранять, печатать и отправлять по e-mail) информацию о записях в трудовой книжке:

в личном кабинете сайта ПФР;
на портале Госуслуг;
через мобильные приложения.

ЭТК не предполагает бумажного воплощения, но при необходимости работодатель предоставит сотруднику выписку из книжки. Вне зависимости от места прописки или работы человека услуга оказывается управлениями ПФР или МФЦ.

Электронный формат трудовой книжки решит ряд проблем, возникающих в ходе бумажного документооборота:

Когда появятся электронные трудовые

Переход на ЭТК запланирован на 2020-2021 годы.

Работающие граждане вправе выбрать формат документа. В течение 2020 года все желающие подадут заявление работодателю в произвольной форме с просьбой сохранить бумажную форму трудовой книжки. В таком случае кадровая служба продолжит вести бумажную версию документа в дополнение к цифровой.

Тем, кто в течение 2020 не подаст заявление, трудовые книжки выдадут на руки, а данные о трудовой деятельности с 2021 заведут только в ЭТК.

Обязательной электронная трудовая станет для тех, кто впервые трудоустроится с 2021 года.

Законодательная база

Переход на ЭТК требует внесения поправок в действующие законы:

ТК РФ разрешит вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
Закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ обяжет работодателей с 1 января 2020 года предоставлять новые данные персонифицированного учета;
КоАП дополнится мерами ответственности за нарушение сроков представления информации работодателями либо представление неполных (недостоверных) данных.

На официальном сайте ПФР размещены для ознакомления проекты новых форм отчетности и порядок их заполнения.

Какие сведения отразят в электронной трудовой

ЭТК продублирует всю информацию бумажного аналога:

личные данные (ФИО, дату рождения, специальность, профессию);
место работы;
сроки работы;
должность, уровень квалификации;
сведения о приеме, переводе и увольнении.

К чему готовиться работодателям

Сведения ЭТК сформируются на основе информации, переданной работодателем в отчете в ПФР:

с 1 января 2020 передача данных станет ежемесячной (до 15 числа месяца, следующего за отчетным);
с 1 января 2021 при приеме на работу или увольнении — на следующий после издания приказа день.

Передача новой отчетности будет производиться по аналогии с привычными сведениями.

Некоторые вопросы использования электронных сведений

Приведем в таблице ответы специалистов ПФР на вопросы, связанные с переводом данных в цифровой формат:

Вопрос	Ответ
Как защитят данные при сбоях системы? Возможна ли утечка информации?	Информационная система ПФР прошла аттестацию в области персональных данных. Опыт работы показывает высокую степень защищенности системы: сбой или взлом практически невозможны; данные находятся в распределенных системах хранения, что исключает риск их утечки.
Как предъявить ЭТК при трудоустройстве?	Новый работодатель занесет сведения в свою систему кадрового учета, если они представлены одним из способов: в распечатанном виде; в электронном виде с цифровой подписью.
Как работнику получить сведения об увольнении?	Работодатель обязан выдать информацию о трудовой деятельности одним из способов: на бумаге; в электронном виде (при возможности). Если бумажная трудовая книжка сохранена, сведения отразят и в ней.

О переходе к электронным трудовым книжкам читайте также в нашей статье.

Подводим итоги

Переход на ЭТК обязателен для всех работников. По письменному заявлению, поданному в 2020 году, бумажный формат книжки сохранят и продолжат вести одновременно с цифровым.
При первичном трудоустройстве с 2021 года доступна только электронная версия трудовой книжки.
ЭТК потребует сдачи работодателями новых форм отчетности в ПФР.
ПФР гарантирует сохранность персональных данных работников в своей информационной системе.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что нужно знать работнику и работодателю

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ вносит изменения в ТК РФ. Разбираемся, как новшества повлияют на работника и работодателя.

Введение электронных трудовых книжек позволит минимизировать риски утраты данных о стаже работника и значительно облегчит процесс назначения ему пенсии. Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы. Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:

у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);

по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);

на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).

Действующие сотрудники и принятые на работу в 2020 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2020 года. Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления сведения в бумажную версию заноситься не будут. Бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки. Если работник не согласен с оформлением трудовой книжки исключительно в электронном виде, ему следует не позднее 31 декабря 2020 года подать на заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном виде.

С 1 января 2021 года для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, будут заводиться только электронные трудовые книжки.

Что нужно знать работодателю

Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.

Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.

Что требуется от работодателя в переходный период:

1) Внести изменения в текст локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров.
Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.
2) Уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки.
До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.

Для этого необходимо подготовить соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников под подпись.

Образец информационного сообщения о переходе на ЭТК

3) Принять от работников заявления на оформление электронной трудовой книжки или сохранение бумажной трудовой книжки.

До 31 декабря 2020 включительно работники должны написать соответствующие заявления. Если работодатель получил от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате. Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления дублировать сведения в бумажную книжку будет не нужно. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Образец заявления о ведении ЭТК

Если до конца 2020 года работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести трудовую книжку в бумажной и электронной форме одновременно.

4) Отправлять сведения в ПФР ежемесячно.

С 1 января 2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения. Первый отчет нужно будет отправить не позднее 15 февраля 2020 года.

Сроки реализации новой формы в 1С: в основных программах (например, ЗУП 3.1, БП 3.0 и др.) форма появится к концу января 2020 года. А в 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.4 и 1С:ERP Управление предприятием 2 обновление запланировано на 31 декабря 2019 года.

Остались вопросы?

Обратитесь к нашим специалистам.

Заказать консультацию

Вместе с этим читают:

6392 просмотра

Информационная система 1С:ИТС

Самый полный информационный ресурс для бухгалтеров и руководителей

Узнать больше Array
(
[ID] => 713
[TIMESTAMP_X] => 2018-06-29 13:24:25
[IBLOCK_ID] => 163
[NAME] => Информационная система 1С:ИТС
[ACTIVE] => Y
[SORT] => 500
[CODE] => SERVICE_OFFER
[DEFAULT_VALUE] =>
[PROPERTY_TYPE] => E
[ROW_COUNT] => 1
[COL_COUNT] => 30
[LIST_TYPE] => L
[MULTIPLE] => N
[XML_ID] =>
[FILE_TYPE] =>
[MULTIPLE_CNT] => 5
[TMP_ID] =>
[LINK_IBLOCK_ID] => 161
[WITH_DESCRIPTION] => N
[SEARCHABLE] => N
[FILTRABLE] => N
[VERSION] => 1
[USER_TYPE] =>
[IS_REQUIRED] => N
[USER_TYPE_SETTINGS] =>
[HINT] =>
[PROPERTY_VALUE_ID] => 9776516
[VALUE] => 2098274
[DESCRIPTION] =>
[VALUE_ENUM] =>
[VALUE_XML_ID] =>
[VALUE_SORT] =>
[~VALUE] => 2098274
[~DESCRIPTION] =>
[~NAME] => Блок
[~DEFAULT_VALUE] =>
[PREVIEW_PICTURE] => /upload/iblock/081/информационная система 1с-итс_color.png
[PREVIEW_TEXT] => Самый полный информационный ресурс для бухгалтеров и руководителей
[DETAIL_PAGE_URL] => /services/informatsionnaya-sistema-1s-its/
)

Электронные трудовые книжки и новый ежемесячный отчет с 2020 года: читаем ликбез от ПФР

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Сведения о работнике можно будет посмотреть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

В каком случае нужно будет вести бумажные трудовые книжки

В фонде поясняют, что работник вправе в течение 2020 года подать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодателю придется вносить сведения о трудовой деятельности и в электронную книжку, и в ее бумажную версию.

Сотрудники, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. А сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года, то данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям следует письменно проинформировать работников о праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

Перечень сведений в электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые содержит бумажная трудовая книжка. А именно: место работы; периоды работы; должность (специальность, профессия); квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.

Как предъявить электронную книжку при трудоустройстве

При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая техническая возможность).

Соответственно, при оформлении на новую работу сотрудник предоставит работодателю информацию либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

В свою очередь работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.

Бесплатно вести кадровый учет и готовить всю кадровую отчетность в сервисе «Контур.Персонал»

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить не только у работодателя, но и в управлении ПФР или многофункциональном центре госуслуг (МФЦ). Услуга будет предоставляться экстерриториально, то есть без привязки к месту жительства или работы человека.

Сведения о трудовой деятельности: новый отчет для работодателей

Также в фонде сообщили, что с 1 января 2020 года работодатели должны будут представлять в ПФР новый отчет — «Сведения о трудовой деятельности». На основе этих сведений будут формироваться электронные трудовые книжки. Отчетность нужно будет сдавать ежемесячно не позднее 15-го числа следующего месяца.

Плюсы и минусы электронных трудовых — новости Право.ру

Иллюстрация: Право.ru/Петр Козлов С января 2020 года россиянам начали оформлять электронные трудовые книжки. До конца этого года каждый работник должен определиться, продолжать ли ему вести бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. При этом работодатель все равно обязан завести электронный вариант. В чем преимущества и недостатки нововведения, рассказали эксперты «Право.ru».

Каждый работодатель обязан с 1 января 2020 года письменно уведомить своих сотрудников о возможности перехода на электронные трудовые книжки. Если работник решил остаться с бумажной трудовой, делать ничего не нужно, потому что она сохранится по умолчанию. Для перехода на электронную трудовую книжку нужно отнести заявление в отдел кадров до 31 декабря 2020 года (ст. 66.1 ТК). В любом случае работодатель обязан до конца года завести на всех сотрудников цифровые копии. Они будут храниться на серверах Пенсионного фонда РФ и содержать информацию обо всей трудовой деятельности человека. Те, кто начинает работать с 1 января 2021 года, автоматически переходят на электронные трудовые.

Карточки Удалить из работников: шесть дел про увольнения на удаленке

Сейчас на рассмотрении Госдумы находится законопроект, согласно которому кадровики будут нести административную ответственность за неоднократное нарушение сроков подачи сведений или направление неполной (недостоверной) информации о трудовой деятельности работников (законопроект № 748758-7). За это им грозят предупреждения.

Сейчас за нарушение порядка и срока предоставления данных в Пенсионный фонд для должностных лиц установлен штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).

Общая ответственность за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрена ст. 5.27 КоАП. Штрафы по ней составляют от 1000 руб. до 5000 руб.

для должностных лиц, от 30 000 руб. до 50 000 руб. для юрлиц.

Плюсы

Электронные трудовые книжки невозможно потерять, они не горят в пожарах и не тонут в воде, в отличие от бумажных. В прошлом году наводнение в Иркутской области уничтожило порядка 300 трудовых, которые потом восстанавливали специально организованные комиссии.

Электронные книжки удобны с точки зрения организации дистанционной работы, которая особенно актуальна в сегодняшних реалиях в связи с коронавирусной инфекцией.

Полина Саввина, старший юрист московского офиса Федеральный рейтинг.

Работодатели, работники, Пенсионный фонд и другие государственные организации получат доступ к электронным трудовым. Предполагается, что, когда систему отладят, работодателей обяжут передавать информацию о кадрах в режиме реального времени.

Назначение пенсии и оформление пособий сильно упростится. Чтобы получить справку на загранпаспорт или ипотеку, будет достаточно зайти в личный кабинет на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Такая справка будет действительна во всех инстанциях.

Работодатель и надзорные органы смогут легко строить аналитические и статистические отчеты, а работники – проверять стаж и другую информацию о себе.

С переходом на электронные трудовые при смене места работы не придется передавать и получать бумажную книжку, что особенно актуально при возникновении споров с недобросовестными работниками и работодателями.

«Один из основных плюсов в том, что теперь работник не сможет обмануть работодателя. Ведь сведения, содержащиеся в электронной трудовой книжке, будут видны всем», – отметила старший юрист московского офиса Федеральный рейтинг.

группа Интеллектуальная собственность (Защита прав и судебные споры) группа Арбитражное судопроизводство (средние и малые споры — mid market) группа Комплаенс группа Корпоративное право/Слияния и поглощения (mid market) группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Финансовое/Банковское право
Полина Саввина. По ее мнению, полностью исключить вероятность злоупотреблений и ошибок при использовании электронной трудовой книжки нельзя. «Однако, полагаю, риски снизятся, поскольку заполнение сведений в электронном виде минимизирует человеческий фактор», – говорит Саввина.

Минусы

Многие граждане опасаются, что информация из электронной трудовой может исчезнуть или оказаться в руках злоумышленников. По мнению Саввиной, хранение записей в электронном виде сводит к минимуму риски попадания информации к третьим лицам.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажной трудовой книжке, в ее электронной копии отсутствует, то есть полученные поощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Данных о полученном образовании, специальностях и профессиях в ней тоже не будет.

Раздел о награждениях может быть важен при смене работы как для кандидата, так и для потенциального работодателя. В то же время, полагаю, отсутствие этих сведений в электронных трудовых не должно негативно влиять на трудоустройство.

Дарья Шевцова, старший юрист Федеральный рейтинг.

группа ВЭД/Таможенное право и валютное регулирование группа Налоговое консультирование и споры (Налоговое консультирование) группа Налоговое консультирование и споры (Налоговые споры) группа Антимонопольное право (включая споры) группа ГЧП/Инфраструктурные проекты группа Интеллектуальная собственность (Консалтинг) группа Корпоративное право/Слияния и поглощения (high market) группа Семейное и наследственное право группа Трудовое и миграционное право (включая споры) группа Фармацевтика и здравоохранение группа Земельное право/Коммерческая недвижимость/Строительство группа Природные ресурсы/Энергетика группа ТМТ (телекоммуникации, медиа и технологии) группа Частный капитал группа Арбитражное судопроизводство (средние и малые споры — mid market) группа Банкротство (включая споры) (mid market) Профайл компании

Какое-то время кадровикам придется делать двойную работу (на бумаге и в компьютере). Даже если коллектив полностью перейдет на цифровой вариант, вновь нанятый работник может принести бумажную трудовую.

Кроме того, нужно будет ежемесячно отчитываться по всем кадровым перемещениям в течение 2020 года и не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года. На урегулирование системы кадрового учета потребуются дополнительные операционные затраты.

«В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателям придется оперативно наполнить электронную базу работников, что может повлечь некорректность занесения информации, а также возможные технические ошибки.

Кроме того, работодателям надо потратиться на оформление электронной цифровой подписи, наладить системы взаимодействия с Пенсионным фондом и отправки отчетов», – отметила Саввина.

Закон об электронных трудовых книжках с 2020 года

С января 2020 года страна переходит на электронные трудовые книжки. Главные законопроекты — о поправках в Трудовой кодекс (ТК) и в федеральный закон (ФЗ) о персучете — прошли все три чтения в Госдуме. Готовятся и изменения в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП).

Для тех, у кого трудовая книжка уже есть, переход на электронный ее вариант будет добровольным. У начавших работать с 2021 года выбора уже не будет: им бумажные книжки заводить не станут.

Электронная трудовая книжка должна содержать те же сведения, что и обычная сейчас. Работник сможет проверить их в любой момент через работодателя, МФЦ, сайт Пенсионного фонда (ПФР) или портал «Госуслуги». Если обнаружите, что данные внесены не те, обратитесь к работодателю. В случае конфликта не лишней может оказаться консультация специалиста по трудовым спорам.

Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
С этим вопросом могут помочь 623 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Новая статья в Трудовом кодексе

В Трудовой кодекс добавляется новая статья 66.1, описывающая, когда и как вносить информацию в электронную книжку, передавать ее работникам и в Пенсионный фонд (ПФР). Именно он, а не Минтруд, как можно было бы предположить, будет собирать все данные о работе россиян. ПФР стал таким оператором, потому что у него уже есть опыт надежного хранения сведений.

В ПФР разработаны формы, в виде которых данные должны поступать в фонд и предоставляться из инфосистемы гражданам. Теперь при увольнении работодатель обязан выдать работнику распечатанные и заверенные сведения из его электронной трудовой книжки, правда, только по своему предприятию.

Их можно будет предъявить при новом трудоустройстве. Информацию можно получить в своем кабинете на сайте ПФР, на Госуслугах либо в МФЦ, что особенно удобно, если работа была дистанционной.

Помимо этого, и во время работы сотрудник всегда может проверить онлайн правильность заполнения трудовой книжки, проконтролировать свои кадровые назначения и т.д.

Но в инфосистеме будут только свежие сведения (с 2020 года) — полностью оцифровывать бумажные книжки пока не планируют.

Как завести электронную трудовую?

Тем, кто начнет трудовую деятельность только в 2021 году, автоматически создадут электронные книжки на первом рабочем месте. Покупать бумажную им не придется — для них она не предусмотрена.

Тех, у кого бумажная книжка уже есть, работодатель должен до начала июля 2020-го предупредить об изменении в законах. До конца декабря сотруднику нужно выбрать, какой он хочет видеть в дальнейшем свою трудовую — исключительно электронной или еще и бумажной.

Для этого пишется заявление: либо о полном переходе «на цифру», либо о сохранении и старой версии. Информация о выборе тоже будет передана в ПФР. Если работник не напишет ничего, бумажный вариант ему обязаны оставить.

Как и тем, кто в декрете, болеет или временно не трудоустроен.

Завести электронную трудовую вместо обычной книжки можно будет в любое время, а вот обратный переход по закону невозможен. То есть если вы написали отказ от бумажной версии, вам ее больше не заведут ни на этой работе, ни на следующей.

Зато если вы попросили сохранить привычную книжку, вести ее до конца вашей трудовой деятельности параллельно с электронной обязаны все наниматели, сколько бы их ни было.

Отказавшемуся от бумажной книжки ее выдают на руки, и больше кадровик или бухгалтер за нее не отвечает.

Трудовые пожелавших сохранить старый вариант ведутся на бумаге, как и раньше. Электронные версии заполняются на всех.

Новый персонифицированный учет

Изменения в ФЗ № 27 о персонифицированном учете касаются в основном сроков передачи информации в ПФР и самого состава личных данных работника:

СНИЛС;
ФИО;
сведения о трудодеятельности (даты приема, перевода, должность, номера приказов и пр.).

Электронные данные из трудовых книжек должны вноситься в специальные формы (их можно посмотреть на сайте ПФР, ссылка есть в конце этой статьи). СЗВ предназначена для отчета в фонд, СЗИ выдается работнику.

В 2020 году информация (и про заявление о выборе варианта трудовой книжки тоже) подается до 15-го числа, идущего после месяца, за который отчитываются. Но не по всему персоналу, а лишь о тех людях, кто:

принят на работу;
поменял должность;
подал заявление о выборе варианта книжки;
уволился.

Когда о каждом конкретном сотруднике впервые подается отчет, к нему прилагаются все данные о работе человека в этой компании. Заносить скопом данные обо всем персонале к 15 февраля 2020 года в базу не нужно. Если перечисленных выше событий в трудовой жизни сотрудника не будет, первичные данные о нем могут попасть в ПФР максимум до 15 февраля 2021-го.

С 2021 года до 15-го числа отчитаться законом положено только в двух случаях: при смене сотрудником должности или написании им заявления о выборе варианта трудовой книжки. А сведения о тех, кого наняли или уволили, должны поступать в Пенсионный фонд уже на следующий день (определяется по дате в приказе).

Предприятиям со штатом от 25 человек всю информацию для трудовой книжки надо подавать только в электронном виде. Компаниям с меньшей численностью персонала пока оставлена возможность сделать отчет на бумаге.

Схитрить, притворившись «маленьким» для экономии на оборудовании, теперь уже не удастся — у ПФР есть свои механизмы контроля по другой отчетности.

Но фонд уверяет, что будет разработан бесплатный сервис для подачи отчетов, и им смогут пользоваться не подключенные к электронному документообороту работодатели.

Так что у всех компаний будет возможность правильно и в отведенные сроки передать сведения в базу ПФР.

Сотрудники же и больших, и маленьких организаций могут быть уверенными, что данные об их стаже передадут правильно и вовремя.

Если выберете только электронный вариант книжки, бережно храните выданную на руки бумажную трудовую. Она может помочь подтвердить предыдущий стаж при расчете будущей пенсии.

Источник:

Пенсионный фонд о нововведениях в связи с электронными трудовыми книжками