Что делать, если утеряна трудовая книжка: пошаговая инструкция

Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже.

Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно.

Другое дело, что иногда это довольно непросто.

Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале.

Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК).

С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.

Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже

Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда.

Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.

Почему требуется восстанавливать ТК

Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен.

На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты.

Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.

Что случается с этим документом? Его может:

  • потерять сам работник;
  • потерять отдел кадров организации;
  • потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
  • привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.

Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера.

Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае.

В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.

Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.

Действия работодателя при найме нового работника без ТК

На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает.

Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа.

Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет.

Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.

Обратите внимание, что дубликатов ТК ни Госуслуги, ни ПФР не оформляют. Там только дают данные о стаже и местах работы из базы данных. Чтобы завести новый бланк, необходим работодатель — бывший или действующий.

Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.

Трудовая книжка утеряна работником

Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд.

Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность.

Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:

  • человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство;
  • написать заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата;
  • работодатель рассматривает заявление и оформляет дубликат в течение 15 дней.

Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:

Генеральному директору
ООО «PPT.RU»
П.П. Петрову

  • от машиниста 2-го разряда
  • Антропова Владислава Константиновича
  • Заявление
  • Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.
  • 15 сентября 2021 года

Подпись /В.К. Антропов/

Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:

Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).

Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.).

Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.

Что делать, если утеряна трудовая книжка: пошаговая инструкция

Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.

Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.

Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.

Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:

«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».

После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.

Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию.

Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении.

Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд

Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.

Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина.

Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.

Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.

Что делать, если потеряна трудовая книжка?

Есть строгие правила, регулирующие заключение трудового договора. Работник обязан ознакомиться с условиями работы, поставить свою подпись в соглашении и предоставить личные документы. Паспорт, ИНН, СНИЛС трудовая книжка — вот обязательный минимум, без которого вас вряд ли примут на работу.

И если паспорт и идентификационные номера налогоплательщика и застрахованного гражданина вы подаете не в оригинальном виде (в личном деле хранятся копии), то трудовая книжка должна быть не просто оригинальной, а еще и подлинной.

Именно в ней фиксируется факт приема на работу и все должностные движения, влияющие в итоге на страховой стаж.

Но что делать, если трудовая книжка утеряна? Как устроиться на новую работу? Если трудовую книжку потеряли вы сами, то вариант один — восстанавливать сведения о стаже и заполнять новый документ.

В тех случаях, когда книжку теряет работодатель (не важно, новый или предыдущий), срабатывает другой алгоритм действий. Если же руководство компании, из которой вы ранее уволились, не идет вам навстречу, то обращайтесь к юристу и подавайте в суд.

Восстановление утерянных данных — это обязанность работодателя, и пренебрежение этой обязанностью должно наказываться по всей строгости закона.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 99 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Трудовая книжка утеряна работником

Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг.

В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново.

Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.

Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки.

Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже.

Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.

Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе).

Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась.

Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.

Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения.

Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.

Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы.

Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:

  1. Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
  2. Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
  3. Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.

Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой.

Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.

Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация.

Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно.

В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям.

Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.

Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд.

Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения.

Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

  • определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
  • собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
  • поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
  • запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
  • проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты.

Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону.

Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

  1. Источники:
  2. О выдаче дубликата трудовой книжки
  3. О документах, проверяемых при заключении трудового договора

Работодатель потерял трудовую книжку работника

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому специалисты советуют соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. В таком случае сотруднику нужно выдать дубликат. Проанализируем рекомендации Роструда и пошагово расскажем, как действовать в указанной ситуации.

От утраты трудовой книжки не застрахован даже работодатель. Это может быть как собственно потеря книжки конкретного работника, так и ее порча до такой степени, что записи становятся нечитаемыми. В законодательстве не прописан порядок действий работодателя при единичном факте утраты трудовой книжки. Рассмотрим, что рекомендует делать в таких ситуациях Роструд.

Единичная утеря трудовой книжки

Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Поэтому следует соблюдать порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника1. Речь идет об оформлении дубликата трудовой книжки.

Оформляем дубликат

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели не вносят записи в дубликат2.

Получаем заявление от работника

Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила).

Пример 1. Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки взамен утерянной

Роструд советует работникам оформлять заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления3.

Документы, подтверждающие стаж

По общему правилу, именно работнику придется собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии (п. 32 Правил). Причем работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.

2003 № 69, далее – Инструкция, Постановление Минтруда РФ № 69). Порядок сбора сведений с предыдущих мест работ законодательно не установлен. В разъяснении, данном на сайте онлайнинспекция.

рф, Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров)5.

Не содержит законодательство и конкретного перечня документов, подтверждающих стаж работы6, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку7.

Для подтверждения стажа можно представить, в частности, следующие документы8:

  • трудовые договоры;
  • справки с предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР:

  • за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например, справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы9;
  • с момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ, например, сведения персонифицированного учета10.

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником11. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Обратите внимание: ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника, не является документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки12 (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью13).

При этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы14.

Кстати, к нотариально заверенной копии Роструд относится благосклонно, считая, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате15.

Рассмотрим ситуацию, когда трудовые книжки работников в наличии, но оказались сильно подпорчены. Например: в результате прорыва труб подачи горячей воды трудовые книжки намокли.

В дальнейшем их просушили, все записи читаемы, но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда сказали, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи.

А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы16.

Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя17. Бумаги нельзя отправлять по электронной почте (в виде сканов), так как все документы для заполнения дубликата должны быть представлены в оригинальном виде18.

Заполняем дубликат

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Сведения о трудовом стаже вносятся в дубликат только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения19.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки следующий:

1. В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции).

2. Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции) (Пример 2).

3. При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции):

Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства20.

Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке:

  • в графе 2 – дата приема на работу;
  • в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
  • Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись.
  • Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
  • Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.
  • В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
  • Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела21 (Пример 3).

4. Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил).

5. Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т.е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении22.

6. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении23.

Пример 2. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки

Пример 3. Заполнение раздела, содержащего сведения о работе, в дубликате трудовой книжки

Поскольку работодатель виновен в утере, то он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет24 (п. 47 Правил).

Если ошиблись при заполнении стажа

На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки.

В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи25.

Дубликат на вкладыш к трудовой

Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки26.

Ответственность

За утерю трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности. В данном случае будет нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек27. За что работодателю будет вынесено предупреждение или может быть наложен штраф (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц и предпринимателей – в размере от 1000 до 5000 руб. (за повторное нарушение – от 10 000 до 20 000 руб.);
  • на организации – от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное нарушение – от 50 000 до 70 000 руб.).

Если работодатель отказывается выдать дубликат

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику трудовую книжку (в нашем случае дубликат), то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату28. В этом случае днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки.

О новом дне увольнения гражданина издается приказ работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной (п. 35 Правил). Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ).

Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда29 (ст. 234 и 236 ТК РФ).

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку.

Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником30.

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т.п.)31.

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции32.

Если работник не забирает дубликат

Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки.

Направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте.

После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки34 (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).

Обратите внимание: не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст.

 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления дубликата обычная35.

Книга учета трудовых книжек

Часто кадровики задают вопрос: что необходимо написать в книге движения трудовых книжек36 в разделе, где указана утерянная трудовая книжка? Специалисты Роструда считают, что поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в журнале необходимо написать «Утрачена»37 (Пример 4).

Пример 4. Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Где искать трудовую книжку, если организация закрылась?

Специалисты Роструда рекомендовали38 действовать следующим образом:

  • если работодатель не ликвидирован, а было ликвидировано только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения;
  • если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему;
  • если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.

Массовая утрата трудовых книжек

Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п.

 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50).

Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.

В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.

), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.

Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.

Как восстановить утраченную трудовую книжку? — Лайфхакер

Этот вопрос прислал наш читатель. Вы тоже можете задать свой вопрос Лайфхакеру — если он будет интересным, мы обязательно ответим.

Как восстановить утраченную трудовую и какие есть обязательства у работодателя?

Сергей

Если вы потеряли трудовую книжку, не расстраивайтесь. Лучше вспомните, что весь 2020 год был посвящён переходу на так называемые электронные трудовые. С 1 января 2020 года все сведения о трудовой деятельности работника передаются напрямую в Пенсионный фонд Российской Федерации.

Поэтому просто зайдите на официальный сайт Пенсионного фонда и в личном кабинете закажите выписку СТД‑ПФР (Сведения о трудовой деятельности). Она формируется буквально за минуту, и в ней вы увидите всю информацию о вашей трудовой деятельности начиная с 2020 года.

А совсем недавно, с декабря 2020 года, в этой выписке начала отображаться информация до 1 января 2020 года. Но только в виде наименования работодателя и периодов работы. Вы не найдёте названия должностей, переводов и причин увольнения. Эту информацию можно будет добавить с 7 марта 2021 года, самостоятельно обратившись в Пенсионный фонд со своей бумажной трудовой книжкой.

Далее обратитесь к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Он должен сделать это не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

В дубликате работодатель может указать только те сведения, что были представлены работником. В идеале нужны справки от предыдущих работодателей, но и выписка СТД‑ПФР, которую мы получили на сайте Пенсионного фонда, тоже годится.

Кроме этого, в дубликате работодатель должен указать ваш общий стаж работы суммарно. Например: «Общий стаж работы 5 лет, 4 месяца, 23 дня». Такая запись делается только в том случае, если у вас были предыдущие места работы.

Иногда трудовую книжку может потерять и работодатель. Но и в этом случае заниматься восстановлением придётся работнику. А порядок действий особо не меняется.

Впрочем, работодатель обязан оказать содействие в получении указанных документов. Как правило, он просто даёт работнику сопроводительное письмо, в котором просит предыдущих работодателей предоставить справку о периоде работы с указанием всех приказов о приёмах, переводах и увольнениях.

Но если работодатель отказывается содействовать таким образом, то законом не предусмотрены методы воздействия на него. Поэтому всегда старайтесь сохранять документы с предыдущих мест работы. Тогда восстановить запись и стаж будет намного проще.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *