- Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: как устанавливаются сроки, как формируется приказ?
- Срок хранения документов о закупках по 44-фз – Правовой мир
- Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: сроки для контрактов, плана-графика, протоколов и как они устанавливаются?
- Как устанавливаются сроки хранения
- Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения , Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года №237
- Изменения в закупках по 44‑ФЗ для заказчика. Февраль и март 2020
После завершения закупки по нормам 44-ФЗ заказчик должен оформить должное хранение всех оформленных им документов. Сроки хранения устанавливаются продолжительностью от 3 до 10 лет в зависимости от типа документа и начальной цены контракта. В указанный период времени не допускается уничтожать документацию.
Правовое регулирование
После завершения закупки у заказчика на руках остается большой массив документации: план-график, протокол, контракт, допсоглашения к нему и пр. Все они должны быть заархивированы и переданы на хранение. Это необходимо на случай возникновения споров, проведения проверок и пр.
Закупочная документация заказчика может храниться в электронном или бумажном вариантах.
Сроки хранения всей документации в самом 44-ФЗ никак не регламентируется. Здесь прописаны только сроки обеспечения сохранности бумажной документации. При определении сроков хранения электронных документов заказчику необходимо опираться на положения иных нормативно-правовых актов.
Порядок сохранности документов по закупке регулируется по следующим нормативно-правовым актам и разъясняющим документам:
- на основании законодательства о контрактной системе по ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ;
- по Письму Минэкономразвития № Д28и-1805 от 2017 года;
- по ФЗ от 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
- по Приказу Министерства культуры №558 от 2010 года;
- по Методическим рекомендациям по разработке инструкций от органов исполнительной власти, утвержденные Росархивом в 2009 году, за номером 76.
Сроки хранения документации по закупкам
Минимальные сроки хранения документов по закупкам в рамках 44-ФЗ установлены как 3 года. По истечении указанного периода заказчик может продолжать хранить документы или должен уничтожить их.
В рамках 44-ФЗ не предусмотрен строгий регламент для обеспечения сохранности регистров по закупкам. Здесь указано только на необходимость обеспечения сохранности следующих документов:
- Документации по конкурсу.
- Заявок на участие в конкурсе и аукционе.
- Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
- Документация об изменении закрытого аукциона.
- Все протоколы на участие в закрытой закупке.
Конкурсная документация, заявки на участие конкурса, протоколы рассмотрения заявок конкурсной комиссией и аудиозаписи вскрытия конвертов подлежат хранению в течение 3 лет (на основании ч. 15 ст. 53 44-ФЗ и по письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).
Все документы по изменениям в закупочной документации в области закрытого аукциона, предоставленными заказчиками разъяснениями по закрытому аукциону, протоколы и заявки на участие должны храниться не менее 3 лет по ч. 13 ст.
90 44-ФЗ и Письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).
Трехгодичные минимальные сроки хранения документации можно подтвердить и на основании ст. 196 Гражданского кодекса. Именно такой период установлен в качестве срока исковой давности. Соответственно, с точки зрения судебных разбирательств, более длительный период хранения лишен смысла.
На основании ч. 1 ст.
2 ФЗ-44 поставщику следует дополнительно опираться на положения Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов, а также на другие законы, которые регулируют отношения в процессе закупок и исполнение контрактов.
В одном из таких документов есть противоречия по срокам хранения документов с 44-ФЗ. Так, по 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по закупкам должны храниться не менее 5 лет.
В Приказе Минкультуры №558 от 2010 года в п. 272-279 подчеркивается, что вся документация по государственным и муниципальным закупкам может храниться не менее 5 лет. Для материалов по крупным и особо крупным заказам указанные сроки составляют не менее 10 лет.
Таким образом, рекомендации Минкультуры идут вразрез с требованиями 44-ФЗ. В данном случае заказчику нужно понимать, что приоритетом обладают нормы законодательства о контрактной системе.
То есть в отношении тех документов, которые перечислены в 44-ФЗ, нужно обеспечить трехлетние сроки хранения.
В отношении неуказанных здесь документальных сведений сроки хранения устанавливаются, как 5 лет по Приказу Минкультуры.
В указанный перечень документов, которые нужно хранить 5 лет, можно включить извещения о закупке, сводные заявки, технические задания, календарные планы, доверенности, копии договоров, информационные карты.
- Сюда входят все документы, которые сформированы при закупках единственного поставщика, через запросы котировок и предложений.
- Документация по крупным закупкам по истечении 10 лет передается в архив, то есть она будет храниться бессрочно.
- Сроки хранения можно различать в зависимости от способа закупки и стоимости контракта. Сроки хранения отдельных документов по 44-ФЗ составляют:
- Государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ – 5 лет.
- Весь перечень закупочной документации, включая переписку между заказчиком и поставщиком – 5 лет (документы хранит как заказчик, так и поставщик).
- Регистрационные журналы – 5 лет.
- Реестры закупок без подписания контракта – 5 лет после завершения процедуры.
- Положения о комиссиях, план закупок, план-график, реестры контрактов и отчеты по контрактам – бессрочно.
Сроки начинают отсчитываться с 1 января следующего календарного года за годом проведения закупочной процедуры.
Например, контракт был исполнен в октябре 2019 года. Сроки хранения документов по нему должны отсчитываться начиная с 1 января 2020 года.
Как устанавливаются сроки
Перечень и сроки хранения документации в архиве заказчика определяются самим заказчиком самостоятельно, и регламентируется данная процедура через приказ. В этом приказе заказчик регулирует процесс обеспечения сохранности материалов в области контрактной системы.
Период времени, в течение которого нужно обеспечить хранение регистров госзаказа, не может быть меньше указанного в 44-ФЗ.
Приказ имеет свободную структуру, но в нем необходимо прописать следующие аспекты:
- Перечень документов, которые должен хранить заказчик.
- Ответственное лицо за хранение со стороны заказчика.
- Состав экспертной комиссии, которая является ответственной за порядок учета документальных материалов.
- Начало периода хранения (с 1 января следующего года).
Приказ должен подписать руководитель заказчика, а также перечисленные в приказе ответственные лица. Последние расписываются в подтверждение того, что они были ознакомлены с текстом приказа.
Таким образом, заказчик должен обеспечить хранение закупочной документации в течение 3 лет. При этом заказчик вправе установить собственные более длительные сроки и прописать их в документации по закупке.
Перечень документации, которая передается на хранение, срок ее хранения устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей формируется внутренний приказ.
В Приказе Минкультуры указано на другие минимальные сроки хранения документов: они составляют от 10 лет по крупным контрактам и 5 лет – по иным закупкам.
Новые сроки хранения документации по 44 ФЗ с 2020 года
Госзакупки
Срок хранения документов по 44 ФЗ — это диапазон от 3 до 5 лет. Он устанавливается, исходя из значимости, для проверки органами контроля и решения споров хозяйствующих субъектов. С 18.02.2020 хранить документы нужно по-новому.
2 марта 2020 Дмитриева Наталья
Закон не содержит детальный регламент и срок хранения аукционной документации по 44 ФЗ. Отдельные статьи указывают о должной сохранности:
- конкурсной документации (с разъяснениями и изменениями);
- заявок, проводимых в виде конкурсов;
- протоколов вскрытия конвертов и аудиозаписей.
Периодичность содержания закупочной документации в учреждении устанавливается равной (не менее) периоду исковой давности — минимум 3 года (ч. 15 ст. 53 и ч. 13 ст. 90 ФЗ-44).
За сохранность регистров электронных аукционов отвечают электронные торговые площадки (п. 10 ст. 60 ФЗ-44).
Предельный срок хранения всех документов по закупкам устанавливается приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 217-233 утвержденного перечня), который определяет минимальный период равным 3 годам для всех основных регистров госзакупок. Вот актуальная таблица:
| 224, 225 | Государственные и муниципальные контракты | Срок хранения контрактов по 44 ФЗ — 5 лет со дня исполнения |
| 219-223 | Протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, доверенности, переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов | 3 года после окончания процедур, заключения договора, признания закупки несостоявшейся — независимо от объекта и объема заказа |
| 217 | Положения о закупочных комиссиях, реестры и отчеты по госконтрактам | Бессрочно |
| 218 | Планы-графики | 3 года |
| 227, 228 | Журналы регистрации | 3 года |
| 226 | Реестры закупок без заключения госконтрактов | До момента ликвидации учреждения |
Период сохранности начинается 1 января года, следующего за датой осуществления процедуры.
Сколько хранить по 223-ФЗ
Заказчикам по конкурентным процедурам, осуществляемым в рамках законодательства о закупках отдельными видами юридических лиц, рекомендовано сохранять регистры в течение 3 лет — вот какой срок хранения документов по 223 ФЗ (ч. 12 ст. 3.2). К обязательным бланкам относятся:
- извещения о проведении закупки;
- документация, изменения и разъяснения;
- протоколы;
- заявки и итоговые предложения участников.
По окончании установленного времени бумаги уничтожают.
Как зафиксировать период
Заказчик самостоятельно регламентирует перечень и срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44-ФЗ. Вот как это делается:
- Определяется порядок передачи документации в архив.
- Готовится внутренний приказ в свободной форме. Он содержит:
- перечень документов, которые хранятся у заказчика;
- периодичность;
- состав специализированной комиссии, ответственной за учет сохраняемого;
- дату и место;
- ответственное лицо организации.
Приказ подписывает руководитель компании-заказчика и назначенные должностные лица после ознакомления.
В соответствии с положениями части 15 статьи 53, части 13 статьи 90 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, ПРИКАЗЫВАЮ:
Приказ вступает в силу с момента его подписания. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 07.02.2020 Подпись |
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ
После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.
Регламентируемые сроки
Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур.
Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет.
После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.
Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.
Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.
Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла.
Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.
Что же делать заказчику?
Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:
- Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
- Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
- Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.
Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.
Как правильно соблюсти мораторий на заключение контракта в рамках Закона №44-ФЗ
Общие положения процедуры заключения контрактов по итогам всех электронных закупок предусмотрены статьёй 83.2 федерального закон от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ).
Важным условием процедуры заключения контракта, является запрет на заключение контракта в сроки, установленные частью 9 статьи 83.2 Закона №44-ФЗ.
В частности, контракт может быть заключен по результатам конкурсов и аукционов в электронной форме не ранее чем через десять дней с даты размещения в единой информационной системе итоговых протоколов, а в случае определения поставщика (подрядчика, исполнителя) путем проведения запроса предложений в электронной форме не ранее чем через семь дней с даты размещения в единой информационной системе итогового протокола. При осуществлении закупки путем проведения запроса котировок в электронной форме контракт может быть заключен не ранее чем через два рабочих дня, следующих за днем размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов запроса котировок в электронной форме.
Обратите внимание на то, что в этом моратории отсутствует крайний срок подписания контракта, как это есть, например, в части 15 статьи 3.2. федерального закона от 18.07.
2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», где указано, что договор по результатам конкурентной закупки заключается не ранее чем через десять дней и не позднее чем через двадцать дней с даты размещения в единой информационной системе итогового протокола, составленного по результатам конкурентной закупки.
В связи с чем заказчикам по Закону №44-ФЗ следует ориентироваться на саму процедуру заключения контракта, которая предполагает выполнение ряда пошаговых действий в сроки, установленные статьей 83.2 Закона №44-ФЗ.
Нарушение процедуры заключения контракта заказчиком, а также уклонение заказчика от заключения контракта влечет административную ответственность, предусмотренную ч. 3 ст. 7.32 КоАП РФ.
- Для соблюдения процедуры заказчик первым делом направляет победителю электронных конкурса, аукциона, запроса предложений проект контракта через единую информационную систему, в течение пяти дней с даты размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов, а в случае проведения запроса котировок или закупки малого объема в электронной форме не позднее трех часов с момента размещения в единой информационной системе протокола подведения итогов.
- В данном случае следует обратить внимание на фразу «с даты», которая означает, что срок пять дней начинает течь со следующего дня после размещения итогового протокола.
- При этом срок исчисляется в календарных днях, поскольку в норме нет оговорки о том, что дни рабочие, а это значит, что в срок входят как рабочие, так и выходные (праздничные) дни.
В связи с чем возникает вопрос: «Как быть в случае, если последний день срока выпадает на выходной (праздничный) день?».
В таком случае надо ориентироваться на статью 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ), в силу которой если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. То есть, если последний день срока выпадает на субботу или воскресенье, то направить контракт заказчик может в понедельник, если он является рабочим днем.
Победителю электронных конкурса, аукциона, запроса предложений на подписание проекта контракта отводится пять дней с даты с даты размещения заказчиком в единой информационной системе проекта контракта, а в случае проведения запроса котировок или закупки малого объема в электронной форме победитель должен подписать контракт не позднее одного рабочего дня, следующего за днем размещения заказчиком в единой информационной системе проекта контракта.
Ситуация с исчислением сроков для подписания проекта контракта победителем аналогична с той, что была рассмотрена для направления проекта контракта заказчиком.
В случае, если последний из пяти календарных дней срока или день, следующий за днем направления проекта контракта победителю запроса котировок или закупки малого объема в электронной форме, выпадает на выходной (праздничный) день, то подписать проект контракта победитель может в понедельник, если он является рабочим днем.
Таким образом, если срок для выполнения определенного действия указан в рабочих днях, то выходные (праздничные) дни в расчет не берутся, а если в календарных днях, то берутся, но с учетом статьи 193 ГК РФ.
Указанным подходом следует также руководствоваться в случае, если победитель электронных конкурса, аукциона, запроса предложений направит заказчику протокол разногласий.
В таком случае у заказчика будет три рабочих дня на рассмотрение протокола разногласий и ответ победителю с даты направления протокола разногласий, а у победителя будет три рабочих на подписание проекта контракта, направленного заказчиком после рассмотрения протокола разногласий.
Наиболее интересный момент связан со сроком подписания проекта контракта заказчиком, поскольку здесь конкурируют две нормы части 7 и 9 статьи 83.2 Закона №44-ФЗ.
Первая норма указывает на то, что контракт должен быть заключен в течение трех рабочих дней с даты подписания проекта контракта победителем. Вместе с тем, на момент окончания указанного срока может не пройти срок моратория в десять дней.
В связи с чем, заказчику при таких условиях подписывать контракт рановато, но вот единая информационная система так не думает и уведомляет заказчиков, которые подписывают контракт по истечении трех рабочих дней с даты подписания контракта победителем о нарушении срока, предусмотренного частью 7 статьи 83.2 Закона №44-ФЗ.
Обращать внимание на эти уведомления не стоит, поскольку заказчику в любом случае надо соблюсти мораторий в десять дней с даты размещения итогового протокола.
С днем окончания моратория тоже не все так просто, поскольку помимо интересов победителя и заказчика в процессе заключения контракта надо учитывать интересы тех участников, что не стали победителями и их право на обжалование результатов закупки, предусмотренное частью 1 статьи 105 Закона №44-ФЗ.
По данному вопросу имеется административная практика. В частности, в решении Московского УФАС России по делу № 077/07/00-15047/2020 о нарушении процедуры торгов и порядка заключения договоров от 10.09.2020г.
отражена позиция о том, что если последний день моратория выпадает на нерабочий (выходной или праздничный) день, то его окончание следует переносить наближайший следующий за ним рабочий день.
В таком случае контракт может быть подписан не на одиннадцатый, а на более поздний срок.
Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ — Компания «АПИ»
Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).
Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).
Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).
Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:
| Номер статьи Перечня N 236 | Документы | Срок хранения |
| 217 | Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок | Постоянно |
| 226 | Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта | До ликвидации организации |
| 224 | Государственные и муниципальные контракты |
|
| 12 | Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка) | Пять лет |
| 218 | Планы-графики |
Три года. Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237) |
| 219 | Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) | |
| 220 | Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы) | |
| 221 | Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы) | |
| 222 | Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы) | |
| 227 | Журналы регистрации заявок на участие в закупке | |
| 228 | Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками | |
| 229 | Переписка по осуществлению закупок |
Важно!