Содержание:
1. Общие сведения о закупках в 1С ERP
2. Работа со сценариями закупок в 1С 8.3
- 3. Заполнение документа План закупок
- Система 1С ERP Управление холдингом представляет собой единую комплексную систему учета и управления.
-
1. Общие сведения о закупках в 1С ERP
Работа с процессом планирования и проведения закупочных процедур вынесена в раздел «Корпоративные закупки».
Установка лимитов осуществляется документом «Оперативный план», описание порядка заполнения которого приведено в ранее опубликованной статье «Организация оперативного планирования в 1С: Управление холдингом 3.0».
Регистрация потребностей осуществляется документом План закупок. План вводится по номенклатурным позициям (номенклатуре) или товарным категориям по каждой организационной единице с детализацией до статьи бюджета. Далее в статье будет рассмотрен процесс настройки и заполнения документа План закупок.
2. Работа со сценариями закупок в 1С 8.3
Структура документа зависит от выбранного сценария. При создании нового сценария необходимо заполнить следующую информацию:
Закладка «Основное»
Указать наименование (1) и, при необходимости, можно ввести описание плана (2). В поле «Периодичность» (3) доступны следующие значения для выбора: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год.
Выставленный флажок по отображению периода (4) влияет на отображение периода в колонках документа. Флажки в «Планирование закупок» (5) позволяют настроить вариант планирования – только по количеству или по количеству и сумме (в этом случае необходимо указать валюту планирования).
Для планирования по назначениям необходимо также установить соответствующий флажок (6).
Закладка «Настройки создания»
Сценарий с параметром «Регистрируют потребности» (1) для подсистемы Корпоративные закупки является основным. Только по нему регистрируются потребности для планирования проведения закупочных процедур. После проведения и утверждения плана с данным параметром выполняется запись в регистр Потребности в номенклатуре.
Сценарий, который формирует потребности, используется как вспомогательный, например, для моделирования данных. Данные этого сценария можно скопировать на сценарий, который регистрирует потребность.
- Сценарий «Не используются» будет работать как обычный сценарий товарного планирования ERP.
-
- Далее необходимо настроить вид плана (2).
-
При создании вида плана указываются: Наименование (1), способ планирования: скользящее и суммирующее (2). При скользящем способе предусмотрено замещение пересекаемых планов в одном периоде.
Для данного способа планирования на форме настройки вида плана устанавливается параметр Замещающий.
Для способа планирования, при котором данные добавляются к уже существующим планам, устанавливается параметр Суммирующий.
Количество периодов по умолчанию (3) указывается вручную. План можно детализировать по подразделению и назначению, установив соответствующие флажки (4).
К одному сценарию может быть создано несколько видов плана.
3. Заполнение документа План закупок
При создании Плана закупок необходимо выбрать из списка ранее созданный сценарий или создать новый. Если к сценарию заведен только один вид плана, он проставится автоматически. Периодичность и валюта заполняются из сценария и не могут быть изменены на форме документа.
Далее в плане закупок заполняются организационная единица, ответственный (автоматически автором документа, может быть изменен на другого пользователя), ЦФО, проект (если необходимо), место поставки, приоритет, статья бюджета закупок, подразделение и направление (если были установлены соответствующие флажки в виде плана).
В табличной части плана на закладке «Товары» регистрируются потребности номенклатуры с указанием количества и суммы. Также имеется возможность планировать по товарным категориям. В этом случае ввод количества недоступен, данные регистрируются только по сумме.
-
- На закладке «Контроль» отображается информация по контролю лимита (если в статье закупок установлен признак «Контролируется»).
-
- По гиперссылке «Подробнее» открывается детальный отчет в 1С по контролю лимита бюджета.
-
- Специалист компании ООО «Кодерлайн»
- Анкабаева Анна Олеговна
В аэропортах «базэл аэро» автоматизировали бюджетирование и закупки на базе «1c:erp»
Компания «ГЭНДАЛЬФ» завершила проект автоматизации процессов финансового контроля и закупочной деятельности аэропортов «Базэл Аэро». В рамках проекта создана система управления бюджетированием и закупочными процедурами четырех аэропортов в городах Сочи, Краснодар, Анапа и Геленджик. Система создана на основе решения «1С:ERP.Управление предприятием 2».
Компания «Базэл Аэро» управляет аэропортами Сочи, Краснодар, Анапа и Геленджик, обслуживающие около 9%. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы.
Зачем использовать «1С:ERP» для процессов бюджетирования и закупок
В результате процесс закупки стал прозрачным для инициаторов, центры финансовой ответственности получили возможность оперативно управлять своим бюджетом, контролировать статус исполнения закупок. Внедренная система была интегрирована с имеющимися учетными системами компании, такими как «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Документооборот» (1С:ДО).
В декабре 2017 завершен проект автоматизации бюджетирования, финансового контроля и закупочной деятельности аэропортов на базе программы «1С:ERP. Управление предприятием 2» (1С:ERP).
Подрядчиком в реализации проекта выступила компания «ГЭНДАЛЬФ», которая привлекалась аэропортовым холдингом «Базэл Аэро» перед Олимпиадой 2014 для создания комплексной системы управления четырьмя аэропортами на основе решений «1С».
Проект автоматизации на базе программы «1С:ERP. Управление предприятием 2» изменил процесс составления бюджетов и закупочные процедуры, которые ранее велись в программе Microsoft Excel.
Бюджет и закупки в Excel — сложно и ненадежно
При формировании бюджета Microsoft Excel не обеспечивал высокого уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.
При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур.
Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т.д.) и процессом закупочной процедуры.
Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции.
Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходили вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в ФЭО.
Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).
Что изменилось с переводом бюджетирования и контроля закупок в «1C:ERP»
Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в «1С:ERP. Управление предприятием». Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета.
В системе разработан «Бизнес-процесс «Закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники «Бизнес-процесса» получают задачи на свой рабочий стол.
В «Бизнес-процессе» виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки.
От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры.
Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по «Бизнес-процессу» передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в ФЭО для присвоения соответствия статье бюджета.
На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты.
Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик — аэропорт, центр финансовой ответственности, центр затрат, статья, номенклатура.
Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д.
По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами).
Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.
Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе ЦФО и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, т.е. сравнить заявку и заказ.
Интеграция «1C:ERP» с другими системами
Внедренная информационная система успешно интегрирована с имеющимися в компании учетными программами «1С:Управление производственным предприятием» (УПП), «1С:Документооборот» (1С:ДО) и СМАРТ. Синхронизированы справочники — элементы справочников НСИ вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные.
Синхронизированы документы — документы, введенные в одной из систем автоматически предаются в остальные. Синхронизированы данные — необходимые для отчетов данные передаются между системами. Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в 1С:ERP, где создается карточка договора.
Далее договор согласуется в 1С:ДО, передается в 1С:УПП и приходит обратно в 1С:ERP в статусе «Действует».
Если раньше закупочная деятельность «Базэл Аэро» контролировалась постфактум, то сейчас подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа.
Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей дельности и оперативного принятия решений.
Это открывает новые перспективы для работы с прежде внедренной в «Базэл Аэро» KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.
По словам Артема Базнамина, начальника управления финансовой отчетности «Базэл Аэро», нововведения оправдали ожидания:
«Мы получили гибкую систему бюджетирования, которая без труда интегрируется с другими учетными программами для анализа «план-факт-прогноз». Стали формировать бюджеты PL, CF, CAPEX, БДДС.
Согласовываем, при необходимости корректируем и контролируем выполнение бюджетов в 1С:ERP и 1С:ДО, будучи уверенными в точности учета и надежности хранения информации.
Мы сделали прозрачным закупочный процесс и работаем над его дальнейшей оптимизацией».
Управляйте предприятием рационально:
- до 7% снижение затрат
- 16 месяцев — окупаемость проекта
- на 10% сокращение расходов по ГСМ
- на 76% быстрее подготовка отчетности
- величина ROI — 2.15 за 3 года
Заказать внедрение «1C:ERP»
Управление закупками
- Главная Описание Функциональная модель Мониторинг и анализ Финансы Бюджетирование Регламентированный учет Персонал Производство Затраты Организация ремонтов Продажи Взаимоотношения с клиентами Закупки Склад и запасы Интеграция с «1С:Документооборот 8 КОРП» Технологические преимущества
- Подсистема Управления закупками обеспечивает менеджеров по снабжению информацией, необходимой для принятия решения о пополнении запасов товарно-материальных ценностей, для снижения затрат на закупки и четкой организации взаимодействия с поставщиками.
- Функционал подсистемы состоит из:
Основные новшества решения и развитие функционала:
- оформления заказов поставщикам и контроль их исполнения;
- оперативного планирования закупок на основании планов продаж, планов производства и неисполненных заказов покупателей;
- регистрации и анализа выполнения дополнительных условий по договорам с фиксированными номенклатурными позициями, объемами и сроками поставок;
- оформлении неотфактурованных поставок с использованием складских ордеров;
- поддержки различных схем приема товаров от поставщиков, в том числе прием на реализацию и получение давальческого сырья и материалов;
- сквозного анализа и установки взаимосвязей между заказами клиентов и заказами поставщикам;
- анализа потребностей склада и производства в товарах, готовой продукции и материалах;
- планирования закупок с учетом прогнозируемого уровня складских запасов и зарезервированных ТМЦ на складах;
- анализа последствий, к которым может привести невыполнение заказов поставщиками (к срыву какого клиентского заказа может привести недопоставка товаров или материалов);
- составления графиков поставок и графиков платежей;
- подбора оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, предлагаемым условиям доставки, территориальному или прочим произвольным признакам и автоматическое формирование заказов для них.
- Бизнес-процессы сложных закупок.
- Управление закупочной деятельностью.
- Контроль условий поставок.
- Расширенный анализ и выбор поставщиков по ценам и условиям.
- Контроль и анализ обеспечения потребностей в номенклатуре.
- Формирование полной стоимости приобретения товарно-материальных ценностей.
Для управления закупками используются различные возможности:
- различные условия закупок,
- подбор поставщиков товаров,
- различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения,
- поддержка различных схем приема товаров от поставщика,
- корректировка и закрытие заказов поставщикам,
- оформление поставки товаров,
- составление графиков поставок и графиков платежей,
- мониторинг цен поставщиков,
- корректировка поступлений и возвраты поставщикам.
Процесс оформления закупок можно изобразить в виде следующей схемы:
В данной схеме отображены все этапы оформления закупок – начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т.д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.
Регистрация информации по поставщикам
Отражение поступивших от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т.д.) в большинстве случае требует указания номенклатуры.
Бывают ситуации, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, содержащихся в информационной базе.
Для разрешения данной ситуации используется возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая содержится в информационной базе.
По каждому поставщику можно сохранить действующие цены (прайс-лист поставщика):
- прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком,
- есть возможность регистрировать цены в соответствии с разными условиями.
- Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы.
- Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку.
- Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.
Условия закупок
Для регистрации условий закупок используется Соглашение об условиях закупок, которое позволяет:
- определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров),
- указать поставщика,
- указать вариант приемки товаров (выписка финансовых документов и регистрация приемки товаров на склад разделены),
- установить срок поставки товаров – используется для расчета предполагаемой даты поставки,
- определить склад поставки товаров от поставщика и др.
В рамках соглашения с поставщиком можно оформить договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком создается на основании данных соглашения.
Управление соглашением об условиях закупок производится при помощи статусов вручную.
Варианты приемки товаров от поставщика
Операция приема товаров от поставщика может оформляться различными способами:
- оформление разовых поставок без оформления соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки. Фактический прием товаров от поставщика производится на основании данных накладной,
- оформление поставок по нескольким документам. Накладная оформляется по результату фактического приема товаров от поставщика. Фактический прием товаров на склад производится в соответствии с соглашением поставщика, если по нему оформлены заказы или приходные накладные,
- оформление поставок на регулярной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые устанавливаются в соглашении с поставщиком и могут уточняться в заказе поставщику. Фактическое поступление товаров на склад выполняется в соответствии с соглашением поставщика. Документы поставки (заказ, накладная) могут быть отражены после фактического приема товаров на склад.
Варианты приемки товаров от поставщика изображены на схеме:
Оформление заказов поставщикам
Для фиксации предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты используются Заказы поставщикам. Заказ поставщику – документ, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Заказы поставщикам могут создаваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).
Также заказ поставщику может быть создан на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При создании заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).
Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков выполняется в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно установить желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно подготовить график поставок товаров.
Контроль выполнения обязательств поставщиком происходит при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа устанавливаются вручную.
Состояние – информация о заказе, которая определяется автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).
Оформление поставок товаров от поставщика
При оформлении поставок товаров от поставщика можно отразить различные операции:
- Закупка товаров у поставщика,
- Прием товаров на комиссию,
- Закупка товаров через подотчетное лицо,
- Закупка импортных товаров,
- Ввоз товаров из стран ЕАЭС.
- Операции поступления товаров от поставщика учитываются документом Поступление товаров и услуг.
- Поставка товаров может оформляться в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.
Отражать поступления товаров на склад можно одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки возможно выбирать склады.
Оплата на поставку товаров может осуществляться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:
- есть возможность зачета аванса, перечисленного поставщику,
- оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.
Если на складе применяется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.
Регистрация расхождения при поступлении товаров
Доступна возможность в момент поступления товаров отразить расхождения между фактически принятым товаров и товаром, указанным в первичных сопроводительных документах.
После отражения расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией или на прочие расходы. Образовавшиеся излишки товаров можно отнести на прочие доходы.
- Информация о фактически принятом товаре указывается на закладке Товары по факту.
- Список товаров в соответствии с накладной поставщика указывается на закладке Товары по данным поставщика.
- Список расхождений отражается на закладке Расхождения.
Корректировка и возврат товаров поставщику
После оформления документов поставки может появиться потребность их корректировки. Например, товары могут поступить фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик выставит документы с другой ценой за единицу.
Для поддержки корректного ведения регламентированного учета используется документ Корректировка поступления, который позволяет отразить следующие операции:
- Исправление ошибок — регистрация полученного счета–фактуры,
- Корректировка по согласованию сторон – регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.
В корректировке поступления указывается информация о товарах по данным новых документов поставщика.
В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:
- возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации,
- принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком,
- учесть изменение цен как прочий доход.
Для учета операции возврата поступивших товаров используется документ Возврат товаров поставщику. Он изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар.
Возврат товаров поставщику может быть создан на основе данных о поступлении товаров и услуг.
Закупка импортных товаров
Используются различные варианты поставки импортных товаров:
- поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления,
- поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления,
- поставка товаров из стран ЕАЭС.
- Поддерживается автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения.
- Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.
Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, отражаются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т.д.
При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, отражается не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров реализована возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров используется возможность контроля указания номеров ГТД.
Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Доступна также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.
Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплатить как напрямую, так и через таможенного брокера.
При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС поддерживается отражение следующих операций:
- Регистрация заявления на оплату налогов в ФНС,
- Поставка товаров из стран ЕАЭС,
- Подтверждение факта оплаты от ФНС,
- Оплата налогов на расчетный счет ФНС,
- Оплата поставщику.
Прием товаров на комиссию
Для поддержки процесса приема товаров на комиссию программа 1С:ERP Управление предприятием 2 предоставляют следующие возможности:
- хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами,
- поддержание актуальной информации о комитентах,
- планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту,
- регистрация заключенных с комитентами договоров,
- оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет,
- расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению,
- оформление продажи и списания комиссионных товаров,
- регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.
- Операция приема товаров на комиссию регистрируется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет указать размер комиссионного вознаграждения.
- Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты:
- по договору,
- по отчетам по комиссии.
- Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию применяют тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи.
- 1C:ERP 2 позволяет подготовить отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.
- Отчет комитенту создается на основе данных о проданных или списанных товарах.
- Списание комиссионных товаров отражается автоматически в момент проведения операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.
Доставка товаров от поставщика
Используя программу 1С:ERP Управление предприятием 2, доставку товаров от поставщика можно планировать несколькими способами:
- Без привлечения «нашей» транспортной службы – доставка может осуществляться поставщиком или перевозчиком. В этом случае задания на перевозку товаров не создаются, информация о перевозчике или поставщике приводится справочно,
- С участием «нашей» транспортной службы – товар можно забрать со склада поставщика или перевозчика и отвезти на наш склад.
Информация о доставке товаров указывается в документах поставки (Поступление товаров и услуг, Заказ поставщику), которые выступают основаниями для создания заданий на доставку товаров.
Подготовка и работа с заданиями на доставку товаров производится в рабочем месте Доставка. Оно помогает оформить операцию по доставке товаров на наш склад.
При формировании операции по доставке товаров на наш склад используются следующие возможности:
- указание параметров перевозки (транспорт, водитель, время рейса),
- заполнение данных по маршрутам рейса. Маршрут рейса создается на основании данных распоряжения (Заказ поставщику, Поступление товаров и услуг).
- Пункты маршрута могут быть сгруппированы по времени, если они имеют один и тот же адрес или разъединены по времени, если по одному адресу необходимо оформить доставку по нескольким распоряжениям.
- Предыдущий Дальше
Управление закупками | 1С:ERP Управление предприятием
Для управления закупками предусмотрены различные возможности:
- подбор поставщиков товаров;
- различные условия закупок;
- поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
- различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
- корректировка и закрытие заказов поставщикам;
- мониторинг цен поставщиков;
- оформление поставки товаров;
- составление графиков поставок и графиков платежей;
- корректировка поступлений и возвраты поставщикам.
Процесс оформления закупок
В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.
Регистрация информации по поставщикам
Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры.
Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе.
Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.
Указание номенклатуры в заказе поставщику
По каждому поставщику можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):
- прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
- предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.
Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.
Условия закупок
Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения — Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:
- указать поставщика;
- определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
- указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
- указать склад поставки товаров от поставщика и др.
В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.
Управление соглашением об условиях закупок
Оформление заказов поставщикам
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).
Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).
Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.
Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).
Состояние — информация о заказе
Оформление поставок товаров от поставщика
При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:
- Закупка товаров у поставщика;
- Закупка товаров через подотчетное лицо;
- Прием товаров на комиссию;
- Закупка импортных товаров;
- Ввоз товаров из стран ЕАЭС.
Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.
Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.
Приобретение товаров и услуг
Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.
Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:
- предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
- оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.
Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.
Корректировка и возврат товаров поставщику
После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.
Для обеспечения корректного ведения регламентированного учета предусмотрен документ Корректировка приобретения, использование которого позволяет оформить следующие операции:
- исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
- корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.
В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.
В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:
- возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
- принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
- учесть изменение цен как прочий доход.
Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.
Закупка импортных товаров
Доступны различные варианты отражения поставки импортных товаров:
- поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
- поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
- поставка товаров из стран ЕАЭС.
Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.
Поставка импортных товаров
Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.
При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.
Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.
При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение следующих операций:
- поставка товаров из стран ЕАЭС;
- регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
- оплата налогов на расчетный счет ФНС;
- подтверждение факта оплаты от ФНС;
- оплата поставщику.
Для отражения процесса приема товаров на комиссию прикладным решением предоставляются следующие возможности:
- поддержание актуальной информации о комитентах;
- хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
- регистрация заключенных с комитентами договоров;
- планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
- оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
- оформление продажи и списания комиссионных товаров;
- расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
- регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.
Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.
Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.
Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.
Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.
Отчет комитенту (принципалу) о продажах
Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.