Какие документы заменяет универсальный передаточный документ?

Использование универсального передаточного бланка помогает существенно упростить систему документооборота внутри любой организации. Подобная официальная бумага содержит в себе все необходимые данные для счет-фактур и первички. Использование этого бланка допускается вместо акта выполненных работ, но с учетом некоторых нюансов, которые нужно разобрать отдельно.

Что такое Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ был разработан ФСН. Он представляет собой некий гибрид счета-фактуры и учетной первичной формы.

По идее его использование должно помочь сократить оборот документов внутри организаций при оформлении сделок по различным операциям.

Это объясняется тем, что такая бумага сочетает в себе формы налогового учета и бухучета, что позволяет ей заменять сразу оба документа.

Важно: формат этой официальной бумаги был подготовлен и принят ФНС 21.10.2013. При этом использование документа имеет не обязательный, а рекомендательный характер.

Может ли УПД заменять акт выполненных работ или нет

Сформированный налоговыми органами формуляр, имеющий все обязательные признаки как первичных, так и расчетных документов может использоваться в качестве замены протокола о выполненных работах в том числе и с соответствующим счетом-фактурой.

Как оформить УПД вместо акта выполненных работ

Процесс оформления этого документа может предполагать как использование рекомендованного формата, так и добавление в бланк отдельных необходимых для проведения определенных сделок строк. При этом не допускается удаление обязательны граф по Приложению 4 к Письму. Указывая информацию в графе «Статус», следует придерживаться такого порядка:

• Код «1» нужно указывать только в том случае, если бланк будет использоваться одновременно в роли счет-фактуры и акта. Это означает, что потребуется указание информации как в разделе счета-фактуры, так и в дополнительном первичном разделе;
• Код «2» используется в случае применения универсального протокола лишь как акта. В этом случае допускается не заполнение строк, касающихся НДС.

В основном разделе УПД вписываются строчки из счет-фактуры. Формат такого бланка был утвержден Постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года. В эту часть документа лицо, выступающее в роли налогоплательщика, не имеет права вносить какие-либо изменения.

В дополнительном разделе в обязательном порядке указываются реквизиты, которые предусмотрены ФЗ № 402 для первички. В этот раздел при необходимости допускается добавление дополнительных строк исходя из специфических особенностей хозяйственной деятельности коммерческой структуры.

Когда можно использовать УПД вместо акта выполненных работ

Существует две ситуации, когда допускается использование организацией бланков УПД вместо АВР:

• в качестве замены бланков АВР и СФ;
• в качестве замены только АВР.

Первый случай предполагает заполнение единого передаточного протокола, заменяющего собой как счет-фактуру, так и АВР. Он должен заполняться с учетом рекомендаций, указанных в письме ФСН, где был утвержден формат этой официальной бумаги.

Применяемый в подобном виде УПД приобретает статус «1», проставляющийся в отдельном свободном поле. Ввиду того, что такой формуляр может совмещать в себе АФР и СФ, потребуется заполнить все строки, требующиеся для того, чтоб эта бумага была признана одновременно первичным и расчетным документом.

Второй вариант предполагает замену только АВР с отдельным формированием СФ. В этом случае УПД применяется только в роли первичной документации, поэтому ему присваивается статус «2», который также потребуется указать в соответствующем поле.

Важно: в случае верного составления передаточного протокола его можно будет использовать для проведения процедуры возврата НДС.

Является ли УПД актом выполненных работ: юридическое обоснование (правомерность)

Для обеспечения правомерности применения этого акта вместо АВР важно внести соответствующий бланк в график документооборота коммерческой организации. Для этого руководителем организации утверждается ее учетная политика.

Также потребуется согласовать документооборот с компаниями, выступающими в качестве контрагентов организации. Информация об использовании таких протоколов указывается в договорах, заключаемым с партнерами компании.

Скачать: Образец заполнения УПД вместо АВР (pdf)

Универсальный передаточный документ: полезен ли он налогоплательщику?

Еще в октябре прошлого года ФНС России разработала и представила на публику универсальный передаточный документ (далее – УПД) (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры», далее – письмо о применении УПД). 

Его форма содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. Таким образом, организация может применять его либо для расчетов с бюджетом по НДС и подтверждать расходы, либо только как первичный учетный документ. 

Казалось бы, его использование способно снизить документооборот в разы, но не все организации и ИП спешат применять УПД.

И дело здесь может быть как в финансовых вопросах, ведь внесение нового бланка в автоматизированные системы документооборота требует и времени, и денег, так и в налоговых – существует опасение, что могут возникнуть сложности при подтверждении расходов и заявлении вычета по НДС.

Попытаемся разобраться, напрасны ли опасения налогоплательщиков.

Что представляет собой УПД, и для чего он нужен 

• БЛАНК
• Бланк счета-фактуры
• Другие бланки

Название этого документа говорит само за себя – он объединяет в себе сразу две важные бумаги: счет-фактуру и первичный учетный документ, оформляющий ту или иную операцию.Однако в основу УПД положена все же форма счета-фактуры, которая дополнена необходимыми реквизитами. Это сделано потому, что данную форму налогоплательщик не имеет право разработать сам (п.

8 ст. 169 НК РФ) в отличие от форм накладных или актов приемки-передачи выполненных работ. Напомним, что с 2013 года организации и ИП получили право составлять свои формы первичных документов, а обязанность использовать унифицированные была отменена (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; далее – закон о бухучете).

 

Стоит отметить, что форма УПД, предложенная ФНС России, носит рекомендательный характер. Налогоплательщик, как и раньше, может продолжать использовать:

И, наоборот, применение УПД не лишает возможности:

• учитывать оформленный факт в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на вычет по НДС;
• подтверждать затраты в целях налога на прибыль и других налогов.

Однако если с подтверждением расходов все просто: ст. 252 НК РФ не содержит конкретного перечня документов их подтверждающих, то есть УПД гармонично вписывается в налоговый учет, то насчет вычетов по НДС многие налогоплательщики боятся, что могут возникнуть проблемы.

В п. 1 ст. 169 НК РФ прямо прописано, что именно счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия НДС к вычету.

В то же время есть разъяснения контролирующих органов, согласно которым указание в этом документе дополнительных реквизитов (сведений) не является основанием для отказа в вычете (например, письмо Минфина России от 9 февраля 2012 № 03-07-15/17, письмо о применении УПД).

Кроме того, начиная с 2013 года любой хозяйствующий субъект может объединить информацию ранее обязательных форм по передаче материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами счетов-фактур.

1. Также и сама форма предусматривает использование УПД в качестве счета-фактуры – для этого нужно поставить соответствующую отметку в поле «Статус».
2. Таким образом, УПД можно рассматривать как счет-фактуру с дополнительными реквизитами, и соответственно, налогоплательщикам не стоит бояться заявлять вычеты на его основании.
3. Заполняем форму УПД
4. Форма УПД, вместе с порядком и рекомендациями по ее заполнению была разработана ФНС России и предложена к использованию в письме о его применении.
5. Первая часть это документа практически идентична форме счета-фактуры, лишь с той разницей, что в УПД есть реквизит «Статус», две новые графы «№ п/п» и «Код товара/работ, услуг», а также поле, в котором нужно прописать на скольких листах он составлен.
6. Реквизит «Статус» выбирается налогоплательщиком из двух вариантов:

• 1 – счет-фактура и передаточный документ (акт);
• 2 – передаточный документ (акт). 

• БЛАНКИ
• Бланк УПД
• Образец заполнения УПД
• Другие бланки

Указанный реквизит является основополагающим, так как он определяет цель, для которой оформляется УПД. Иными словами, если налогоплательщик хочет не просто оформить факт хозяйственной жизни, но и принять к вычету НДС на основании УПД, то он в качестве статуса должен выбрать «1».

Если УПД будет использован исключительно как первичный документ в целях бухгалтерского и налогового учета, например, такой вариант подходит для упрощенцев и ИП, то в качестве статуса проставляется «2».

В последнем случае можно не заполнять (ставить прочерки) в показателях, установленных в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры. 

Что касается двух новых граф, то законодательство не устанавливает эти реквизиты в качестве обязательных. По мнению ФНС России, выраженному в письме о применении УПД, порядковый номер может заполняться для удобства поиска и визуального выделения позиций, а в графе «Код товара/ работ, услуг» может указываться:

• артикул в отношении товаров;
• код деятельности по ОКВЭД и ОКУН в отношении работ и услуг.

Что касается обязательных реквизитов, то особых изменений в них не произошло.

Теперь, учитывая, что документ можно использовать для разных фактов хозяйственной деятельности, в строке 2 «Продавец» и в строке 6 «Покупатель» указываются участники различных гражданских правоотношений.

Например, в случае передачи имущественных прав – лицензиара и лицензиата, правообладателя и пользователя, а при передаче выполненных работ – подрядчика (субподрядчика) и заказчика (генподрядчика).

Остальные реквизиты, которые соответствуют информации, содержащейся в счете-фактуре, заполняются в соответствии с требованиями Приложения № 1 к Постановлению № 1137.

Вторая же часть УПД состоит из 12 строк (строки 8-19).

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывается информация, которая позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки. То есть прописываются реквизиты договора, соглашения, поручения и т. п. Обязательный реквизит.

В строке 9 «Данные о транспортировке и грузе» следует прописывать реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок и прочие уточняющие сведения о перевозке. Также эта строка может содержать информацию о грузе: количестве, массе нетто/брутто, комплектации и т.д.

В строках 10 и 15 вписываются должности, ФИО и подписи лиц, соответственно передавших и получивших товары (работы, услуги, имущественные права).

Если передает товар то же лицо, которое является уполномоченными за подписание счета-фактуры, то в строке 10 подпись можно не ставить, а только указать ФИО и должность.

Оба реквизита являются обязательными.

В строках 11 и 16 заполняются даты соответственно отгрузки (передачи) и получения товаров (работ, услуг, имущественных прав). Дата в строке 16 не может быть раньше даты в строке 11, а та в свою очередь может быть или равной, или позднее даты составления УПД.

Оба показателя обязательными не являются, однако налоговики рекомендуют заполнять их даже в случае совпадения с датой составления документа.

Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений.

Строка 12 предназначена для того, чтобы вносить иные сведения об отгрузке. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В свою очередь в строке 17 «Иные сведения о получении/приемке» указывается информация о наличии/отсутствии претензий или также данные о документах, оформленных покупателем и являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.

В строках 13 и 18 отражается информация о лицах, ответственных за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Оба реквизита являются обязательными.

Обратите внимание, что такими лицами могут быть и ответственные за передачу (получение) груза (строки 10 и 15), а также руководитель организации или главный бухгалтер.

В случае если именно эти лица являются ответственными за правильность оформления сделки, то в строках 13 и 18 указываются их должности и ФИО без проставления подписей.

Поскольку форма УПД может быть дополнена и другими строками, то в случае необходимости (например, если в организации за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц) нужно будет ввести дополнительную строку 13а или 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.

Строки 14 и 19 могут использоваться для внесения наименований и иных реквизитов, определяющих экономических субъектов, составивших УПД со стороны продавца и покупателя.

Здесь могут быть указаны сведения о лице, ведущем бухучет на основании договора или информация о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар (работы, услуги), приобретенные у продавца от своего имени.

Оба реквизита являются обязательными, однако если на документе будут проставлены печати, имеющие в своем составе полное наименование сторон сделки, то эти строки можно не заполнять.

Что касается самой печати, то она может и не проставляться, но только если заполнены все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

3 причины использовать УПД

С точки зрения налогового документооборота использовать УПД, безусловно, выгодно. Во-первых, снижается количество документов, которыми обмениваются контрагенты. Во-вторых, уменьшается объем бумаг, предоставляемых в налоговые органы. Следовательно, происходит экономия финансов налогоплательщика на обмен (передачу), хранение и учет этих первичных документов.

Кроме того, снижаются и трудозатраты, ведь сокращается время, потраченное на заполнение документов, поскольку указать реквизиты один раз в УПД легче, чем два раза: и в счет-фактуре, и в первичном учетном документе.

Да, ко всему новому достаточно сложно привыкнуть, но форма УПД не ноу-хау – практически все реквизиты знакомы налогоплательщику не понаслышке. Тем более в письме о применении УПД ФНС России разъяснила порядок их заполнения. Таким образом, проблем с привыканием быть не должно.

И как уже говорилось, не нужно бояться, что УПД не примут для подтверждения расходов или вычетов по НДС. Если все заполнено правильно и все реквизиты на месте, то проблем с налоговыми органами не возникнет. В подтверждение этому есть письма контролирующих органов.

Так, в письме ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987@ прямо сказано, что УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, ЕСХН и УСН.

Обратите внимание, что это письмо обязательно для применения налоговыми органами, так как размещено на сайте www.nalog.ru в соответствующем разделе (письмо ФНС РФ от 23 сентября 2011 г.

№ ЕД-4-3/15678@ «О разъяснениях ФНС России»).

А что касается НДС, то в письме об УПД прямо прописано, что если в реквизите «Статус» проставлено значение «1» и все необходимые для счета-фактуры реквизиты заполнены правильно, то проблем с вычетом по НДС возникнуть не должно.

МНЕНИЕ

Анна Лозовая, ведущий советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России: «В настоящее время Минфин России разработал законопроект, который вносит изменения в гл. 21 НК РФ. В нем устанавливается возможность дополнять счета-фактуры реквизитами, свойственными первичным учетным документам, но при условии, что первичная форма счета-фактуры будет присутствовать. Сейчас этот проект находится на согласовании, и планируется, что в сентябре этого года он уже будет внесен в Госдуму. Сейчас же налогоплательщикам, подтверждая вычеты по НДС при использовании УПД, приходится руководствоваться только разъяснениями ФНС России, которые были доведены до всех территориальных налоговых органов».

1. Таким образом, если налогоплательщик правильно заполнит УПД, то он не только избежит претензий налоговых органов, но и сэкономит на учете, хранении и передаче первичных документов.
2. Документы по теме:
3. Новости по теме:
4. ФНС России разработан проект формы универсального корректировочного документа – ИА «ГАРАНТ», 6 марта 2014 г.
5. Материалы по теме: ФНС России предложила использовать единый отгрузочный документ 
6. Правовые консультации по теме: 

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Компании на ОСНО для налогового учета НДС применяют счет-фактуру (СЧФ).

Универсальный передаточный документ (УПД) применяется значительно реже, несмотря на способность заменять собой несколько документов: СЧФ и первичную документацию БУ.

Что мешает повсеместно применять УПД? Можно ли применять одновременно оба документа и в каких случаях? В каких случаях предпочтительно использовать счет-фактуру? Разберемся.

В каком порядке заполняется форма универсального передаточного документа?

Упд и счф

Счет-фактура – документ НУ. Он подтверждает отпуск товара покупателю, оказание ему услуг, производство работ по операциям, облагаемым НДС, больше нигде не применяется. Реквизиты СЧФ содержат сведения:

• о предмете сделки;
• о стране его происхождения;
• о сумме;
• о количественных характеристиках хозяйственной операции;
• о ставке налога;
• об акцизе;
• о соответствующей группе товаров;
• позволяющие идентифицировать налогоплательщиков.

Кто и в каких случаях выставляет счета-фактуры?

Информация, содержащаяся в СЧФ, применяется для расчетов по НДС и контроля этих операций. К СЧФ при оформлении отпуска товара прилагается документ БУ: товарная накладная, акт приема-передачи и пр.

Универсальный передаточный документ (УПД) — бланк, созданный на базе СЧФ. Все сведения из СЧФ отражаются в УПД. Для удобства «зона счета-фактуры» выделена темным контуром.

Помимо этого, в УПД присутствуют сведения на отпуск ТМЦ (акта, товарной накладной, частично — ТТН, документа на отпуск материалов ф. М-11 и пр.), т.е.

информация, когда произведена отгрузка, кто из должностных лиц взял за нее ответственность и скрепил своей подписью, на основании какого договора произведена отгрузка.

Как отразить УПД в книге покупок, книге продаж, журнале учета счетов-фактур?

УПД может использоваться как в БУ, так и в НУ. Характер использования помечается цифрой (1 или 2) – в левой части бланка, вверху:

1. При статусе 1 УПД исполняет роль одновременно счета-фактуры и документа, подтверждающего передачу.
2. При статусе 2 УПД заполняется только как документ БУ.

Очевидно, что СЧФ может быть заменен УПД с одновременным сокращением документооборота. Однако полного замещения в практике учета не происходит. Этому есть объективные причины.

Упд или счф?

Письмом №ММВ-20-3/96 от 21-10-13 г. налоговая служба рекомендует применять УПД в учете, а применение счетов-фактур закреплено в НК РФ как обязательное. При выборе документа, фиксирующего суммы по НДС, налогоплательщики зачастую отказываются от УПД именно по той причине.

Есть и более веские поводы, указывающие, что счет-фактуру заменять УПД нецелесообразно:

1. Ограничения по формату УПД. Согласно законодательству УПД в бумажном виде может использоваться комплексно в НУ и БУ либо только как документ БУ. Исключительно как счет-фактуру его использовать можно только электронно (согласно Пр. №ММВ-7-15/155 от 24-03-16 г.).
2. Авансовые платежи. В письме №ММВ-20-3/96 зафиксированы случаи, при которых используется УПД (отгрузка товаров, передача имущественных прав, оказание услуг). Авансовые платежи в списке не упомянуты. На аванс выставляется только счет-фактура (ст. 168-3 НК РФ).
3. Корректировки. Изменения стоимости, количества ТМЦ, имущественных прав ведут к необходимости использования корректировочного счета-фактуры. В БУ обычно составляется и подписывается акт или подобный ему документ, отражающий разницу первоначальных и измененных показателей, согласие сторон на изменение условий отгрузки (т.н. кредит-нота и аналогичные ей). При использовании корректировочного УПД все эти сведения (корректировки по НДС, корректировки на разницу показателей) придется отражать в одном документе. Учитывая, что на практике ситуации хозяйственной жизни имеют множество нюансов, это может вызывать затруднения и замедлять оформление документов. Оформить два разных документа, внести в них корректировки и зарегистрировать намного проще.
4. Исправления. При необходимости исправить данные счета-фактуры выписывают новый экземпляр (Правила заполнения СЧФ, п. 7, Пост. Прав. №1137), при этом номер и дату документа менять нельзя. Исправления в бухгалтерских документах вносить проще, например, цифровую информацию просто зачеркивают, помечают дату исправления, и рядом с записью ставит подпись ответственное лицо. Как и в предыдущем случае, здесь проще использовать СЧФ и первичные документы БУ по сделке порознь.

Кроме того, структура бухгалтерской службы на некоторых предприятиях (сельскохозяйственных, производственных) предполагает использование нескольких экземпляров первичных бухгалтерских документов, например, в складском учете и сводных отчетах ответственных лиц подразделений используется одна и та же накладная. Применение УПД в этом случае не имеет смысла.

Вопрос: Возможно ли при возврате товара выставить корректировочный счет-фактуру, если при его продаже выставлялся УПД, и наоборот — выставлять УКД вместо счета-фактуры и накладной?
Посмотреть ответ

Универсальный передаточный документ, с этой точки зрения, рекомендуется применять в малом и среднем бизнесе, при наличии ограниченного числа хозяйственных операций и небольшого штата учетных работников.

Важно! Применение УПД, как и применение счетов-фактур, необходимо отразить в учетной политике организации. Целесообразно утвердить локальным нормативным актом используемую форму УПД (корректировочного УПД). При переходе на УПД в середине года следует вводить дополнения к учетной политике до начала налогового периода.

Можно ли использовать два документа одновременно?

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании Упд и счф. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е.

все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ + накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1».

Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ + первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Какие документы заменяет УПД в логистике

Универсальный передаточный документ был включён в оборот в 2013 году. Он был создан, чтобы снизить количество документов, справок и заключений в рамках одной сделки. Какие документы заменяет упд и когда он применяется в логистике?

Что такое УПД

УПД — это универсальный передаточный документ, который содержит в себе практически всю официальную информацию о транспортировке груза.

Его используют и юридические лица, и ИП, и бизнесмены на упрощенном режиме налогообложения в самых разных целях и стадиях сделки.

Документ действительно универсальный: его принимает налоговая служба, служба доставки, а также покупатель, получивший товар или услугу.

После того, как УПД был введён в оборот, его форма была добавлена во все бухгалтерские системы. Заполнить можно как в электронном виде, так и в бумажном варианте. Использовать УПД намного удобнее, чем готовить целый пакет документов с дублирующейся информацией.

Какую информацию указывают в УПД

В зависимости от того, какие документы заменяет УПД в каждом случае, в нём могут быть заполнены не все поля. Стандартными считаются следующие данные:

1. 1 Участники сделки: информация о продавце (или лице, оказывающем услугу) и покупателе (наименование, адрес и ИНН).
2. 2 Номер платежного документа, валюта сделки.
3. 3 Информация о товаре (услугах): код, наименование, единица измерения, количество, цена за штуку и общая сумма, налоговая ставка, стоимость всех товаров и услуг с налогом и без него, страна происхождения и номер таможенной декларации.
4. 4 Информация о доставке. Сюда входит имя (название) и адрес грузоотправителя и грузополучателя, номер договора на доставку, дата отгрузки и получения.

Кроме этого, на УПД обязательно должны быть следующие подписи:

• Со стороны продавца: руководителя (или его уполномоченного лица) и бухгалтера; лица, сдавшего товар грузоперевозчику; лица, ответственного за верность введённых данных.
• Со стороны покупателя: лица, принявшего товар; лица, ответственного за верность данных.

Если за всё отвечает один человек (например, сам руководитель занимался отправкой товара), то дублирующие подписи не нужны: только должность и инициалы. Часть информации о продавце и поставщике может отсутствовать, если есть соответствующие печати. И наоборот: если все реквизиты заполнены верно, то никаких печатей ни одна сторона не обязана ставить.

При этом обязательными полями для УПД являются только реквизиты сторон (продавца, покупателя и грузоперевозчика). Все остальные поля не обязательны для заполнения и могут отсутствовать: все зависит от типа сделки.

С какими документами совпадают данные из упд

Благодаря большому количеству указанной информации УПД может заменить множество документов. Для этого он и был разработан. Чем подробнее заполнены поля, тем меньше других документов потребуется оформить. Какие документы заменяет УПД:

• Счет-фактуру;
• Товарно-транспортную накладную на грузоперевозку и доставку;
• Накладную на продажу товара;
• Акт приема-передачи товара или услуги.

В логистике УПД в первую очередь заменяет товарно-транспортную накладную. Однако и другие данные о товаре транспортировщику тоже могут понадобиться: например, при передаче документов в бухгалтерию.

В каких случаях используется универсальный передаточный документ

Благодаря количеству указанных данных УПД можно использовать на разных этапах сделки:

• Отгрузка товара грузоперевозчику;
• Приём доставленного товара;
• Передача товара (или осуществлении услуги) покупателю;
• Передача данных об оказанных услугах, проведённых сделках и полученных доходах в налоговую службу.

Грузоперевозчик может воспользоваться документом несколько раз:

1. 1 При получении товара на доставку;
2. 2 При подтверждении акта передачи товара покупателю;
3. 3 Для сверки состава переданного и полученного товара;
4. 4 Для передачи информации о сделке в бухгалтерию и налоговую службу.

Важно! УПД не обязателен для использования. Если всем участникам сделки (продавец, грузоперевозчик, покупатель) удобнее привычные накладные и счета, то можно воспользоваться традиционным пакетом документов. Зачастую фирма с одним клиентом использует счета, а с другим — оформляет универсальный передаточный документ.

И все же есть случаи, когда универсального передаточного документа недостаточно. Например, при передаче аванса необходимо оформлять обычный счет-фактуру. На остальных стадиях этой сделки можно использовать УПД.

В целом логистическая практика показывает, что универсальные документы заменяют большое количество ненужных бумаг, чем существенно упрощают документооборот для всех участников.

Александр Храпунов, ТЭК Оператор

Один документ вместо стопки бумаг: что такое УПД и как правильно его заполнить

26 января 2022Финансы и законы

УПД (универсальный передаточный документ) — это неотъемлемая часть маркировки товара. Если вы продаёте маркированный товар, вы обязаны выставлять электронный УПД — он заменит сразу несколько бухгалтерских документов. Мы разобрались, какие документы заменяет УПД, обязательно ли на него переходить и как его заполнять.

Универсальный передаточный документ (УПД) можно оформлять вместо счёта-фактуры, накладной и акта. Так, если вы продаёте товары, работая на общем режиме налогообложения, то можете вместо накладных и счетов-фактур оформить только один документ — УПД.

Обратите внимание, что УПД не заменяет товарно-транспортную накладную.

Это может быть поставка товаров, передача имущественных прав, передача результата выполненных работ, оказание услуг — подробнее в полном перечне операций по применению УПД.

Согласно письму ФНС, в одном УПД можно указать всю отгрузку покупателю: и товары, и работы (услуги).

В общем случае — необязательно. Можно по-прежнему выписывать обычные накладные, счета-фактуры, акты (передаточные акты, акты о выполненных работах или оказанных услугах).

Но если вы продаёте маркированный товар, то обязаны выставлять электронный УПД.

Работать с маркированной продукцией поможет сервис Электронный документооборот:

получайте обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;

формируйте закрывающие документы с кодами маркировки и отправляйте партнёрам;

автоматически передавайте коды маркировки в Честный ЗНАК.

Перейти на УПД могут любые компании и ИП, в том числе те, кто не платит НДС. Для этого нужно:

закрепить в учётной политике, что вы применяете УПД. Необязательно ждать определённой даты, можно внести изменения в учётную политику в любой момент;

 утвердить свою форму УПД (можно использовать форму, рекомендованную ФНС);

сообщить о переходе на УПД контрагентам. В договоры с новыми контрагентами нужно включить условия об оформлении УПД. А если с контрагентом уже заключён договор и в нём указано о составлении накладных и счетов-фактур, то нужно подписать дополнительное соглашение об оформлении УПД вместо этих документов.

Оформить УПД можно по форме, которую рекомендует ФНС. Но жёстких требований к форме УПД не предусмотрено, поэтому можно сделать свою форму, например, отталкиваясь от бланка счёта-фактуры. Форма может быть электронной или бумажной.

ФНС не утверждала форму УПД, а только рекомендовала её в 2013 году. В 2021 году были внесены поправки в законодательство, поэтому теперь в эту рекомендованную форму нужно включить несколько новых граф. Здесь можно скачать форму УПД в обновлённом виде.

В июле 2021 года появилась система отслеживания товаров. Из-за этого обновили формы счетов-фактур. Поскольку в УПД входит счёт-фактура, то и форма УПД немного изменилась. Например, появилась обязательная строка 5а, которая называется «Документ об отгрузке № п/п». Ещё добавили строку 8 «Идентификационный номер контракта». Если в вашем УПД до сих пор нет этих строк, обновите форму.

Новую строку 8 «Идентификационный номер контракта» нужно заполнять, только если работаете с гособоронзаказом либо если сделку напрямую финансируют из бюджета (подробнее об этом здесь и здесь). Если это другая сделка, то поставьте в строке 8 прочерк. Убрать строку 8 нельзя, даже если вы не заключаете подобные контракты.

Важно выбрать статус УПД, то есть указать цифры «1» или «2» в левом верхнем углу документа:

УПД 1 — если он используется и как счёт-фактура, и как накладная;

УПД 2 — если он используется только в качестве накладной или акта. Тогда отдельно нужно оформлять счёт-фактуру.

Требования к заполнению УПД указаны в письме ФНС. Заполнять документ нужно именно так, как считает правильным налоговая.

Образец заполненного УПД 1: скачать УПД можно здесь.

Нужно обратить внимание на следующие графы:

В разделе со счётом-фактурой:

• в строке 1 нужно указать номер и дату составления УПД. Дата должна быть не позже 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг;
• строки 3 и 4 о грузоотправителе и грузополучателе нужно заполнять только при продаже товаров. При выполнении работ или оказании услуг поставьте прочерки. Если вы одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 укажите «он же». Если покупатель и грузополучатель — одно лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя;
• в строке 5 нужно заполнить номер платёжного поручения, если оплачен аванс. Если предоплаты не было, то поставьте прочерк;
• в строке 8 нужно указать идентификатор государственного контракта. Если это не госконтракт или по каким-то причинам нет идентификатора, то поставьте прочерк.

В разделе с таблицей:

• в графе «Код товара, работ, услуг» нужно указать: артикул (если это товар), код по ОКВЭД (если это работы) или код по ОКУН (если это услуги);
• в графе «Код вида товара» нужно указывать код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательно заполните этот пункт, если товары идут на экспорт из России в государства ЕАЭС — Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию. Если это не тот случай, то поставьте прочерк;
• в графах «Количество» и «Цена за единицу измерения (при возможности её указания) без НДС» можно поставить прочерки, если эти сведения невозможно заполнить;
• в графе «Сумма акциза» нужно указать «без акциза», если не продаёте подакцизные товары;
• в графе «Ставка НДС» нужно указать «без НДС», если вы освобождены от уплаты НДС или счёт-фактуру выставила компания, которая не работает с НДС. В такой же ситуации нужно указать «без НДС» в графе «Сумма НДС в рублях и копейках без округления»;
• графы «Страна происхождения» и «Регистрационный номер таможенной декларации» нужно заполнять при реализации импортных товаров.

УПД со статусом 2 нужно оформить аналогичным образом. Но можно не заполнять:

строку 5 «К платёжно-расчётному документу»;

строку 5а «Документ об отгрузке»;

графу 6 «В том числе сумма акциза»;

графы 10 и 10а «Страна происхождения товара»;

графу 11 «Регистрационный номер таможенной декларации».

Со стороны продавца в УПД должны быть следующие подписи:

В подразделе со счётом-фактурой:

• если продавец — компания, то подпись руководителя и главного бухгалтера или их уполномоченных лиц;
• если продавец — ИП, то его подпись. Ещё нужно указать реквизиты свидетельства о регистрации ИП. А если УПД подписывает представитель ИП, то он должен поставить подпись в поле для дополнительной подписи.

В поле 10 нужно поставить подпись лица, передавшего товар, работы, услуги. Если сотрудник отгрузил товар и он же оформлял счёт-фактуру, то в этом поле можно не ставить подпись, а указать только должность и ФИО.

В поле 13 подпись должен поставить ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни. Это может быть генеральный директор, главный бухгалтер и др.

Со стороны покупателя должны быть следующие подписи:

• В поле 15: подпись лица, которое приняло товар, работы, услуги;
• В поле 18: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Если этот работник уже поставил подпись в поле 15, то он может не расписываться снова, нужно просто указать его должность и ФИО.

Подпишитесь на нас в Telegram

2021 ПАО Сбербанк. 117 997, Россия, Москва, ул. Вавилова, д. 19SberBusinessLive@sberbank.ru0321 — Бесплатно с мобильных телефонов в России для клиента Билайн, Мегафон, МТС, СберМобайл, Tele 2, Yota8 800 5555 777 — Бесплатно с городских телефонов на территории России+7 495 6655 777 — Звонки из-за рубежа (оплата согласно тарифу)Генеральная лицензия на осуществление банковских операций от 11 августа 2015 года. Регистрационный номер — 1481.Политика конфиденциальности

Накладная или УПД

Плательщики НДС применяют универсальный передаточный документ вместо товарной накладной с целью сокращения количества бухгалтерских бумаг и упрощения оформления хозяйственных операций.

Использование УПД рекомендовано ФНС России (письмо ФНС РФ от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96). Документ должен содержать все необходимые реквизиты «первички», установленные законом «О бухгалтерском учете».

Форма документа утверждается руководителем организации и закрепляется в учетной политике.

Назначение УПД

Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, объединенный с первичным документом. На его основании можно принимать НДС к вычету. УПД отвечает всем требованиям законодательства к первичной документации, поэтому покупатель имеет право признать расходы на его основании.

Кроме счета-фактуры УПД может заменить собой ряд передаточных документов:

Использовать универсальную форму могут все организации и индивидуальные предприниматели (даже те, которые не платят НДС). Нумерация УПД осуществляется в единой хронологии со счетами-фактурами.

Когда УПД заменяет накладную?

Заменить накладную УПД можно в следующих случаях:

• при отгрузке товаров (в том числе – на экспорт);
• при передаче имущественных прав;
• при передаче результатов выполненных работ или оказанных услуг (оформляя универсальный передаточный документ на услуги, рекомендуется приложить подробный отчет по ним).

Иногда возникают ситуации, когда по одному договору вперемешку оформлены УПД и накладные. Переживать по этому поводу не стоит, так как на учет НДС и расходов это никак не повлияет.

Но во избежание хаоса в документообороте необходимо закрепит такой способ оформления отгрузок в учетной политике по НДС и в договорах с контрагентами.

Тогда у представителей ФНС не будет оснований предъявлять претензии в отношении того, почему в рамках одного договора оформлены разные первичные документы.

Когда использовать УПД вместо накладной нельзя?

• При получении аванса.
• При начислении НДС с полученного аванса.
• Если покупатель принимает к вычету НДС с выплаченного аванса.
• Если продавец принимает к вычету НДС с полученного аванса.
• При корректировке показателей в случае изменения стоимости отгруженных товаров.
• При исправлении ошибок в документах.

Что лучше – накладная или УПД?

Использование в организации универсальных передаточных документов имеет ряд преимуществ:

• упрощение документооборота;
• сокращение архива бухгалтерских бумаг;
• оформление документов в едином стиле;
• сокращение ошибок при составлении документов;
• экономия времени на подготовку документов, снижение расходов на бумагу.

УПД очень удобен в использовании, так как при оформлении различных операций он заполняется по единому образцу. Ответственным лицам не придется думать над тем, как надо заполнять накладную по форме ТОРГ-12 или М-15. Образец заполнения УПД на услуги можно взять за основу.

Можно сделать выводы о том, что применение УПД более выгодно по сравнению с использованием обычных накладных. Необходимость УПД назревала давно, и за ним будущее. Но иногда все же возникают ситуации, когда без оформления счетов-фактур не обойтись.

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты УПД совпадают с реквизитами первичных документов, перечисленными в п. 5-6 ст. 169 НК РФ и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Наряду с реквизитами счета-фактуры, обязательными реквизитами УПД являются:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование юридического или физического лица;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального или денежного измерения;
• должность ответственного лица, совершившего сделку;
• ФИО и подписи ответственных лиц.

Предприниматели имеют право добавлять дополнительные реквизиты в УПД так же, как в счет-фактуру. Ранее специалисты ФНС заявляли о том, что дополнительные реквизиты надо приводить за пределами рамки, которая отделяет счет-фактуру от «первички», но сейчас налоговая не запрещает добавлять информацию внутри нее (основание – письмо ФНС от 17.08.2016 г. № СД-4-3/15094).

У лиц, ответственных за оформление документа, может возникнуть вопрос: обязательно ли заполнять код товара в УПД? Данную графу заполняют, если организация или ИП осуществляли отгрузку товаров в страны-члены ЕАЭС. При отсутствии необходимых сведений в графе ставится прочерк.

Как же заполнить код товара, работ, услуг в УПД? Код товара указывается в соответствии с внешнеэкономической Единой товарной номенклатурой ЕАЭС (ТНВЭД).

Статус УПД

При заполнении бланка в левой верхней части надо выбрать один из двух статусов. Именно статус документа определяет перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в нем.

Универсальный передаточный документ со статусом «1» должен содержать все реквизиты первичного документа и счета-фактуры. В данном случае УПД будет выполнять функцию двух документов одновременно. Данный статус указывают, если в документе будет отражен факт хозяйственной деятельности, как в целях бухучета, так и для обложения НДС и налогом на прибыль.

УПД со статусом «2» выступает только как первичный документ и содержит показатели товарной накладной (акта). Функцию счета-фактуры он не выполняет, поэтому его надо выписывать отдельно. В форме со статусом «2» заполняют только те реквизиты, которые должен содержать передаточный акт, который она заменяет. Часть полей можно оставить пустыми.

Использование УПД при оказании услуг

Можно ли выставлять УПД на услуги? Да, на практике это встречается часто. Иногда даже возникают ситуации, когда универсальный передаточный документ выставляют на поставку товара, сопровождающуюся оказанием услуг. Сотрудники ФНС обращают внимание предпринимателей на такие моменты (письмо ФНС РФ от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910):

• к моменту передачи товара и оформления универсальной формы услуга должна быть оказана и потреблена заказчиком;
• УПД подписывают лица, уполномоченные на подписание как счетов-фактур, так и «первички».

УПД на услуги оформляется в двух вариантах:

• как счет-фактура и «первичка» (указывается статус «1»);
• только как первичный документ (указывается статус «2»).

В первом случае строки 1-7 и графы 1-11 следует заполнять как в обычном счете-фактуре (в том числе и графу «Код товара» в УПД). Для заполнения строк № 2 и № 6 предусмотрены некоторые особенности в зависимости от содержания сделки.

Если были оказаны «простые» услуги — в этих строках указывают исполнителя и заказчика.

Если же оказывались услуги по транспортной экспедиции — тогда в соответствующих полях указывают экспедитора и клиента, при оказании услуг по агентскому договору сторонами выступают агент и принципал.

Если УПД заменяет собой только накладную (или акт) — часть полей можно оставить пустыми. Обязательному заполнению подлежат:

• графа 1;
• графа 2, 2а;
• графа 3;
• графа 9;
• строки 1, 1а;
• строки 2 и 6;
• строка 7.

В дополнение к УПД в этом случае составляют счет-фактуру. Пример заполнения УПД вы найдете здесь.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.